Wer zum Beispiel ein Unternehmen betreibt oder freiberuflich tätig ist, kann im Rahmen einer Außenprüfung durch sein Finanzamt geprüft werden. Ihr Finanzamt prüft hierbei sowohl zu Ihren Ungunsten als auch zu Ihren Gunsten, ob in der Vergangenheit steuerlich alles richtig gelaufen ist.
Die Rechtsgrundlagen finden sich in den §§ 193 ff der Abgabenordnung.
Bevor Ihr Finanzamt eine Außenprüfung durchführt, muss es prüfen, ob und inwieweit eine Außenprüfung bei Ihnen zulässig ist. Eine Außenprüfung ist zum Beispiel zulässig, wenn
Eine Lohnsteuer-Außenprüfung kann bei Ihnen stattfinden, wenn Sie Arbeitgeberin oder Arbeitgeber sind. Kurz gesagt, Sie beschäftigen Arbeiternehmerinnen und/oder Arbeitnehmer in Ihrem Unternehmen.
Wenn Sie für Ihre Angestellten Lohnsteuer einbehalten und an das Finanzamt abführen müssen, dann kann es sein, dass Ihr Finanzamt zu einer Lohnsteuer-Außenprüfung vorbeikommt. Hierbei werden dann insbesondere die Sachverhalte geprüft, die für die Lohnsteuer relevant sind.
In Berlin werden Lohnsteuer-Außenprüfungen von den Finanzämtern für Körperschaften durchgeführt.
Eine Umsatzsteuer-Sonderprüfung kann bei Ihnen stattfinden, wenn Sie Unternehmerin oder Unternehmer sind.
Im Rahmen einer Umsatzsteuer-Sonderprüfung werden meist nicht ganze Jahre, sondern einzelne Voranmeldungszeiträume geprüft. Hierbei werden die Sachverhalte rund um die Umsatzsteuer und Vorsteuer geprüft.
In Berlin werden Umsatzsteuer-Sonderprüfungen von den Finanzämtern für Körperschaften durchgeführt.
Hierbei prüft eine Prüferin oder ein Prüfer Ihren Betrieb umfassend im Hinblick auf alle steuerlichen Sachverhalte. Meist werden sämtliche Steuerarten für drei aufeinanderfolgende Jahre geprüft.
In der Regel prüft das Finanzamt, das Ihre Steuererklärung bearbeitet.
Eine Außenprüfung muss rechtzeitig vor der Prüfung durch eine schriftliche oder elektronische Prüfungsanordnung angekündigt werden. In der Prüfungsanordnung finden Sie folgende Informationen:
Zusammen mit der Prüfungsanordnung oder in einem gesonderten Schreiben wird Ihnen auch der Beginn der Prüfung und der Name der Betriebsprüferin oder des Betriebsprüfers genannt.
Örtlich erfolgt die Prüfung entweder bei Ihnen im Betrieb, bei Ihrer Steuerberatung oder auch in Ihrem Finanzamt. Während einer Prüfung müssten Sie und bzw. oder Ihre Steuerberatung zum Beispiel
Werden im Rahmen der Prüfung Feststellungen getroffen, die zu einer erheblichen Änderung der bisher festgesetzten Steuer führen, wird die Prüferin oder der Prüfer Sie regelmäßig schon während der Prüfung hierüber informieren.
Im Rahmen der Prüfung werden Sie regelmäßig über den aktuellen Stand der Prüferin bzw. des Prüfers informiert. Bei Fragen und Unklarheiten Ihrerseits können auch Sie jederzeit das Gespräch suchen.
Auf eine Ankündigung der Außenprüfung durch eine Prüfungsanordnung kann in Ausnahmefällen verzichtet werden. Dies ist der Fall, wenn durch eine Ankündigung der Prüfungszweck gefährdet würde.
Örtlich erfolgt die Prüfung entweder bei Ihnen im Betrieb, bei Ihrer Steuerberatung oder auch in Ihrem Finanzamt.
Im Rahmen der Prüfung werden Sie regelmäßig über den aktuellen Stand der Prüferin bzw. des Prüfers informiert. Bei Fragen und Unklarheiten Ihrerseits können auch Sie jederzeit das Gespräch suchen.
Werden im Rahmen der Prüfung Feststellungen getroffen, die zu einer erheblichen Änderung der bisher festgesetzten Steuer führen, wird die Prüferin oder der Prüfer Sie regelmäßig schon während der Prüfung hierüber informieren.
Nach Abschluss der Außenprüfung findet eine sogenannte Schlussbesprechung statt. Hier werden die Feststellungen der Prüferin oder des Prüfers, die rechtliche Beurteilung und die steuerliche Auswirkung abschließend erörtert und letzte offene Fragen geklärt.
Sie können auf die Durchführung der Schlussbesprechung verzichten. Dies bietet sich beispielsweise an, wenn Sie die Feststellungen im Wesentlichen bereits kennen und Sie keine offenen Fragen mehr haben.
Die Prüferin oder der Prüfer fertigt nach Abschluss der Prüfung einen schriftlichen Bericht an, den sogenannten Prüfungsbericht. Hier werden die wesentlichen Eckpunkte zu der Prüfung und insbesondere die getroffenen Feststellungen sowie deren rechtliche Beurteilung und steuerliche Auswirkung festgehalten.
Hat die Außenprüfung zu keiner Änderung geführt, so erhalten Sie hierüber eine entsprechende schriftliche Mitteilung.
Bei dem Prüfungsbericht handelt es sich nicht um einen Verwaltungsakt. Durch den Bericht an sich wird noch keine Nachzahlung oder Erstattung festgesetzt. Daher können Sie gegen den Prüfungsbericht auch keinen Einspruch einlegen, aber zu diesem Zeitpunkt ggf. bereits Einwendungen vorbringen.
Der Prüfungsbericht wird nicht nur Ihnen, sondern auch der zuständigen Festsetzungs- und Erhebungsstelle in Ihrem Finanzamt zugeleitet. Diese wertet den Bericht aus und setzt die getroffenen Feststellungen in den betroffenen Steuerbescheiden um.
Wurde im Prüfungsbericht zum Beispiel vermerkt, dass Sie für das Jahr 2019 zu wenig Umsatzsteuer gezahlt haben, erhalten Sie einen geänderten Umsatzsteuerbescheid 2019, in dem die bisher fehlende Umsatzsteuer enthalten ist. Sie müssten dann „nachzahlen“.
Wenn Sie mit den Feststellungen aus der Außenprüfung nicht einverstanden sind, dann können Sie gegen die aufgrund der Außenprüfung geänderten Bescheide Einspruch einlegen.
Gesetzlich geregelt gibt es im Steuerrecht drei Formen von Nachschauen:
Im Unterschied zur Außenprüfung kommt die Prüferin oder der Prüfer bei einer Nachschau ohne vorherige Ankündigung bei Ihnen vorbei. Die Nachschau beschränkt sich jedoch in der Regel auf Ihre üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten und Ihre Geschäftsräume und -grundstücke. Werden bei einer Nachschau Sachverhalte festgestellt, die Anlass zu einer weiteren Prüfung geben, kann die Nachschau in eine Außenprüfung übergeleitet werden. Hierüber werden Sie gesondert informiert.
Wie die Bezeichnungen schon sagen, geht es inhaltlich bei einer Umsatzsteuer-Nachschau um umsatzsteuerliche Sachverhalte und bei einer Lohnsteuer-Nachschau um lohnsteuerliche Sachverhalte. Bei einer Kassen-Nachschau wird überprüft, ob die Einnahmen und Ausgaben ordnungsgemäß aufgezeichnet und verbucht worden sind.
Im Rahmen einer Nachschau sind Sie verpflichtet, die für die Prüfung notwendigen Unterlagen und Nachweise zur Verfügung zu stellen.