Allgemeine Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur Projektförderung (kurz: ANBest-P)

Anlage 2 AV § 44 Landeshaushaltsordnung (kurz: LHO)

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Fin 320 A – Allgemeine Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur Projektförderung (07/2025)

Diese Nebenbestimmungen enthalten Bedingungen und Auflagen i. S. des § 36 des Verwaltungs­verfahrens­gesetzes sowie not­wendige Erläuterungen. Sie sind Bestandteil des Zu­wendungs­bescheids, soweit in ihm nicht aus­drücklich etwas anderes bestimmt ist.

Inhalt

• Nr. 1 Anforderung und Verwendung der Zuwendung
• Nr. 2 Nachträgliche Ermäßigung der Ausgaben oder Änderung der Finanzierung
• Nr. 3 Vergabe von Aufträgen
• Nr. 4 Zur Erfüllung des Zuwendungs­zwecks beschaffte Gegen­stände
• Nr. 5 Mitteilungspflichten des Zuwendungs­empfängers
• Nr. 6 Nachweis der Verwendung
• Nr. 7 Prüfung der Verwendung
• Nr. 8 Erstattung der Zuwendung, Verzinsung

1 Anforderung und Verwendung der Zuwendung

• 1.1 Die Zuwendung ist wirtschaftlich und sparsam zu verwenden.
• 1.2 Alle mit dem Zuwendungszweck zusammenhängenden Einnahmen (insbesondere Zuwendungen, Leistungen Dritter) und der Eigenanteil des Zuwendungsempfängers sind als Deckungsmittel für alle mit dem Zuwendungszweck zusammenhängenden Ausgaben einzusetzen. Der Finanzierungsplan ist hinsichtlich des Gesamtergebnisses, der Stellenplan (vorgesehene Beschäftigung von Personal) auch hinsichtlich der einzelnen Stellen, verbindlich. Die Gesamtsumme aller Einzelansätze der Position Personal- oder der Position Sachausgaben eines Projekts darf um bis zu 30 v. H. überschritten werden, soweit die Überschreitung durch entsprechende Einsparungen bei anderen Ausgaben ausgeglichen werden kann. Beruht die Überschreitung eines Einzelansatzes auf behördlichen Bedingungen oder Auflagen, sind innerhalb des Gesamtergebnisses des Finanzierungsplans auch weitergehende Abweichungen zulässig. Die Sätze 2 bis 4 finden bei Festbetragsfinanzierung keine Anwendung.
• 1.3 Dürfen aus der Zuwendung auch Personalausgaben oder sächliche Verwaltungsausgaben geleistet werden und werden die Gesamtausgaben des Zuwendungsempfängers überwiegend aus Zuwendungen der öffentlichen Hand bestritten, darf der Zuwendungsempfänger seine Beschäftigten finanziell nicht besser stellen als vergleichbare Dienstkräfte im unmittelbaren Landesdienst Berlins, insbesondere dürfen höhere Vergütungen oder Löhne als nach den für das Land Berlin jeweils geltenden Tarifverträgen sowie sonstige über- und außertarifliche Leistungen nicht gewährt werden.
• 1.4 Die Zuwendung darf nur insoweit und nicht eher angefordert werden, als sie innerhalb von drei Monaten nach der Auszahlung für fällige Zahlungen benötigt wird. Bei der Anforderung des letzten Teilbetrags ist ausdrücklich zu bestätigen, dass die Mittel bis zum Ablauf des Bewilligungszeitraums für fällige Zahlungen benötigt werden. Im Übrigen dürfen die Zuwendungen wie folgt in Anspruch genommen werden:
• 1.4.1 bei Anteil- oder Festbetrags­finanzierung jeweils anteilig mit etwaigen Zuwendungen anderer Zuwendungs­geber und den vorgesehenen eigenen und sonstigen Mitteln des Zuwendungs­empfängers,
• 1.4.2 bei Fehlbedarfs­finanzierung, wenn die vor­gesehenen eigenen und sonstigen Mittel des Zuwendungs­empfängers ver­braucht sind.
• 1.5 Zahlungen vor Empfang der Gegen­leistung dürfen nur vereinbart oder bewirkt werden, soweit dies allgemein üblich oder durch besondere Umstände gerecht­fertigt ist.
• 1.6 Die Bewilligungsbehörde behält sich vor, den Zuwendungsbescheid mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen, wenn sich herausstellt, dass der Zuwendungszweck nicht zu erreichen ist.
• 1.7 Ansprüche aus dem Zuwendungs­bescheid dürfen weder abgetreten noch verpfändet werden.

2 Nachträgliche Ermäßigung der Ausgaben oder Änderung der Finanzierung

Ermäßigen sich nach der Bewilligung die in dem Finanzierungs­plan ver­anschlagten Gesamt­ausgaben für den Zu­wendungs­zweck, so ermäßigt sich die Zuwendung

• 2.1 bei Anteilfinanzierung anteilig mit etwaigen Zu­wendungen anderer Zuwendungs­geber und den vor­gesehenen eigenen und sonstigen Mitteln des Zuwendungs­empfängers,
• 2.2 bei Fehlbedarfsfinanzierung und Voll­finanzierung um den vollen in Betracht kommenden Betrag.
• 2.3 Erhöhen sich nach der Bewilligung die in dem Finanzierungs­plan ver­anschlagten Gesamt­ausgaben für den Zuwendungs­zweck und erhöhen sich die Deckungs­mittel (einschließlich Investitions­zulagen) oder treten neue Deckungs­mittel in gleicher Höhe hinzu, so ermäßigt sich die Zuwendung nicht. Erhöhen sich die ver­anschlagten Gesamt­ausgaben nicht, so ermäßigt sich die Zu­wendung ent­sprechend der höheren bzw. neuen Deckungs­mittel

3 Vergabe von Aufträgen

• 3.1 Bei einem geschätzten Auftragswert von bis zu 500 Euro (ohne Umsatz­steuer) kann ein Direkt­auftrag unter Berück­sichtigung der Grund­sätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsam­keit ohne form­losen Preis­vergleich vergeben werden. Das Ergebnis ist akten­kundig zu machen.
• 3.2 Bei einem geschätzten Auftragswert von über 500 Euro bis zu 5.000 Euro (ohne Umsatz­steuer) kann ein Direkt­auftrag unter Berück­sichtigung der Grund­sätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsam­keit mit formlosen Preis­vergleich vergeben werden. Das Ergebnis des formlosen Preis­ver­gleichs ist akten­kundig zu machen.
• 3.3 Bei einem geschätzten Auftragswert von über 5.000 Euro bis zu 100.000 Euro (ohne Umsatzsteuer) sind mindestens drei Unter­nehmen zur Angebots­abgabe aufzufordern. Abweichungen hiervon sind zu begründen. Verfahren, Auswahl­gründe und Ergebnisse sind akten­kundig zu machen.
  Aufträge sind nur an fach­kundige und leistungs­fähige (geeignete) Unter­nehmen zu vergeben, die nicht in ent­sprechender Anwendung der §§ 123, 124 des Gesetzes gegen Wett­bewerbs­beschrän­kungen (GWB) vom Wett­bewerb aus­geschlossen worden sind. Die wett­bewerb­lichen Grund­sätze von Transparenz, Wirtschaft­lichkeit, Verhältnis­mäßigkeit und Gleich­behand­lung sind zu wahren.
  Es ist darauf zu achten, dass der Bieter­kreis regel­mäßig ge­wechselt und dadurch anderen Bewerbern die Möglich­keit zur Angebots­abgabe ein­geräumt wird.
  Die Gründe für eine wiederholte Angebots­einholung bei denselben Bietern sind akten­kundig zu machen.
• 3.4 Bei einem geschätzten Auftragswert von mehr als 100.000 Euro (ohne Umsatzsteuer) ist
• 3.4.1 bei Bauleistungen die Vergabe- und Vertrags­ordnung für Bau­leistungen Teil A, Abschnitt 1 (VOB/A) anzu­wenden.
  Die Pflicht zur Anwendung der VOB/A – Abschnitt 1 – besteht nicht für § 5 (Aufteilung nach Losen).
  Die Pflicht zur Anwendung von § 11 Abs. 1 (elektronische Kommuni­kation) VOB/A – Abschnitt 1 – besteht erst ab einem geschätzten Auftrags­wert von 200.000 Euro (ohne Umsatzsteuer).
  Bei der Vergabe von Bau­leistungen (aus­genommen Architekten- und Ingenieur­leistungen) kann abweichend von § 3a Abs. 2 Nr. 1 VOB/A – Abschnitt 1 – bei einem geschätzten Auftrags­wert von bis 500.000 Euro (ohne Umsatzsteuer) eine Beschränkte Aus­schreibung ohne Teilnahme­wett­bewerb durch­geführt werden. Für Bau­maßnahmen ist ein Bau­tage­buch zu führen. Beginn und Ende der Bau­maßnahme sind der im Zu­wendungs­bescheid bezeichneten Senats­verwaltung mitzuteilen.
• 3.4.2 bei Liefer- und Dienst­leistungs­aufträgen (aus­genommen frei­berufliche Leistungen) die Verfahrens­ordnung für die Vergabe öffent­licher Liefer- und Dienst­leistungs­aufträge unterhalb der EU-Schwellen­werte (Unter­schwellen­vergabe­ordnung – UVgO) anzu­wenden.
  Die Pflicht zur Anwendung der UVgO besteht nicht für die Vorschriften § 22 (Aufteilung nach Losen) und § 28 Abs. 1 S. 3 (Veröffentlichung von Auftrags­bekannt­machungen).
  Die Pflicht zur Anwendung von § 38 Abs. 2 bis 4 (Form und Übermittlung der Teilnahmeanträge und Angebote) UVgO besteht erst ab einem geschätzten Auftragswert von 200.000 Euro (ohne Umsatzsteuer).
• 3.5 Freiberufliche Leistungen sind im Rahmen von § 50 UVgO zu vergeben. Darüber hinaus sind §§ 2 bis 6 UVgO zwingend an­zu­wenden. Die übrigen Normen der UVgO gelten nicht.
• 3.6 Verpflichtungen des Zuwendungs­empfängers gemäß §§ 98 ff. Gesetz gegen Wett­bewerbs­be­schränkungen (GWB) bei der Vergabe öffentlicher Aufträge sowie Konzessionen, deren geschätzter Auftrags­wert ohne Umsatz­steuer die durch § 106 GWB in Bezug genommenen Schwellen­werte erreicht oder über­schreitet, richten sich nach Teil 4 des GWB.
• 3.7 Vergabeverfahren im Rahmen der Daseins­vorsorge gemäß SGB richten sich nach den ent­sprechenden Bestimmungen des SGB.
• 3.8 Der Zuwendungs­empfänger ist verpflichtet, un­ver­züglich die zuständige Kartell­behörde zu unter­richten, wenn sich Anhalts­punkte für wett­bewerbs­be­schränkende Ab­sprachen unter den Bietern ergeben. Beim Nach­weis wett­bewerbs­be­schränkender Absprachen sind, ins­besondere bei aus­ge­schriebenen Bau­leistungen, zivil­rechtliche An­sprüche zu verfolgen und ggf. Straf­anzeige zu erstatten.

4 Zur Erfüllung des Zuwendungszwecks beschaffte Gegenstände

• 4.1 Gegenstände, die zur Erfüllung des Zuwendungs­zwecks erworben oder her­gestellt werden, sind für den Zuwendungs­zweck zu ver­wenden und sorgfältig zu behandeln. Der Zuwendungs­empfänger darf über sie vor Ablauf der im Zuwendungs­bescheid fest­gelegten zeitlichen Bindung nicht verfügen.
• 4.2 Der Zuwendungs­empfänger hat die zur Erfüllung des Zuwendungs­zwecks beschafften Gegen­stände, deren An­schaffungs- oder Herstellungs­wert 410 Euro (ohne Umsatz­steuer) über­steigt, zu inventari­sieren. Soweit aus beson­deren Gründen Berlin Eigen­tümer ist oder wird, sind die Gegen­stände in dem Inventar besonders zu kenn­zeichnen.

5 Mitteilungspflichten des Zuwendungsempfängers

Der Zuwendungs­empfänger ist verpflichtet, un­ver­züglich der Bewilligungs­behörde anzu­zeigen, wenn

• 5.1 sich Tatsachen ergeben, die nach Nr. 2 zu einer Ermäßigung der Zu­wendung führen,
• 5.2 der Verwendungs­zweck oder sonstige für die Bewilligung der Zuwendung maßgebliche Um­stände sich ändern oder wegfallen,
• 5.3 sich Anhaltspunkte ergeben, dass der Zu­wendungs­zweck nicht oder mit der bewilligten Zu­wendung nicht zu erreichen ist,
• 5.4 die ausgezahlten Beträge nicht innerhalb von drei Monaten nach Aus­zahlung ver­braucht werden können,
• 5.5 zu inventarisierende Gegen­stände innerhalb der zeit­lichen Bindung nicht mehr entsprechend dem Zuwendungs­zweck ver­wendet oder nicht mehr benötigt werden,
• 5.6 ein Insolvenz­verfahren über sein Ver­mögen be­antragt oder eröffnet wird.

6 Nachweis der Verwendung

• 6.1 Die Verwendung der Zuwendung ist innerhalb von sechs Monaten nach Erfüllung des Zuwendungs­zwecks, spätestens jedoch mit Ablauf des sechsten auf den Bewilligungs­zeitraum folgenden Monats der Bewilligungs­behörde nachzuweisen (Ver­wendungs­nachweis). Ist der Zuwendungs­zweck nicht bis zum Ablauf des Haus­halts­jahres erfüllt, ist binnen vier Monaten nach Ablauf des Haus­halts­jahres über die in diesem Jahr er­haltenen Beträge ein Zwischen­nachweis zu führen. Sach­berichte als Teil eines Zwischen­nach­weises gem. Nr. 6.3 dürfen mit dem nächst fälligen Sach­bericht ver­bunden werden, wenn der Berichts­zeitraum für ein Haus­halts­jahr drei Monate nicht über­schreitet.
• 6.2 Der Verwendungs­nachweis besteht aus einem Sach­bericht und einem zahlen­mäßigen Nach­weis.
• 6.2.1 In dem Sach­bericht sind die Ver­wendung der Zu­wendung sowie das erzielte Ergebnis im Einzelnen darzu­stellen und den vor­gegebenen Zielen gegenüber zu stellen. Im Sach­bericht ist auf die wichtigsten Positionen des zahlen­mäßigen Nach­weises einzu­gehen. Ferner ist die Notwendig­keit und Angemessen­heit der ge­leisteten Arbeit zu erläutern.
• 6.2.2 In dem zahlen­mäßigen Nachweis sind die Ein­nahmen und Aus­gaben in zeitlicher Folge von­einander getrennt ent­sprechend der Gliederung des Finanzierungs­plans auszu­weisen. Der Nachweis muss alle mit dem Zuwendungs­zweck zusammen­hängenden Ein­nahmen (Zuwendungen, Leistungen Dritter, eigene Mittel) und Ausgaben enthalten. Dem Nachweis ist eine tabellarische Beleg­übersicht beizufügen, in der die Ausgaben nach Art und in zeitlicher Reihen­folge getrennt auf­gelistet sind (Belegliste) Aus der Belegliste müssen Tag, Empfänger/Einzahler sowie Grund und Einzel­betrag jeder Zahlung ersichtlich sein. Soweit der Zuwendungs­empfänger die Möglichkeit zum Vorsteuer­abzug nach § 15 des Umsatzsteuer­gesetzes oder sonst Anspruch auf Erstattung von Umsatz­steuer hat, dürfen nur die Entgelte (Preise ohne Umsatzsteuer) berück­sichtigt werden. Im Verwendungs­nachweis ist zu bestätigen, dass die Ausgaben not­wendig waren, dass wirtschaft­lich und spar­sam verfahren worden ist und die Angaben mit den Büchern und gegebenen­falls den Belegen über­einstimmen.
• 6.2.3 Werden Zahlungen im Wege des beleglosen Daten­träger­austausches zahlbar gemacht, muss sicher­gestellt sein, dass der Datenträger in einem Ver­fahren erstellt wird, das den Grund­sätzen ordnungs­gemäßer Daten­ver­arbeitung ent­spricht. Darüber hinaus muss es für den Nach­weis der tat­sächlich ausgeführten Zahlung möglich sein, den Inhalt des Daten­trägers mit den von der Bank ge­leisteten Zahlungen auf Über­ein­stimmung zu prüfen. Ent­sprechendes gilt bei Daten­fern­übertragung.
• 6.3 Der Zwischen­nachweis (Nr. 6.1 Satz 2) besteht aus dem Sach­bericht und einem zahlen­mäßigen Nachweis (ohne Belegliste nach Nr. 6.2.2 Satz 3), in dem Ein­nahmen und Aus­gaben entsprechend der Gliederung des Finanzierungs­plans summarisch zusammen­zu­stellen sind.
• 6.4 Die Belege müssen die im Geschäfts­verkehr üblichen Angaben und Anlagen enthalten, die Ausgabe­belege ins­besondere den Zahlungs­empfänger, den Rechnungs­betrag, Grund und Tag der Zahlung, den Zahlungs­beweis sowie bei Gegen­ständen den Verwendungs­zweck und einen Inventarisierungs­vermerk. Außerdem müssen die Belege ein ein­deutiges Zuordnungs­merkmal zu den geförderten Projekten (z. B. Projekt­nummer) enthalten.
• 6.5 Der Zuwendungs­empfänger hat die Original­belege (Einnahme- und Ausgabe­belege) über die Einzel­zahlungen und die Verträge über die Vergabe von Aufträgen sowie alle sonst mit der Förderung zusammen­hängenden Unter­lagen (Nr. 7.1 S. 1) fünf Jahre nach Vorlage des Verwendungs­nach­weises aufzu­bewahren, sofern nicht nach steuer­recht­lichen oder anderen Vor­schriften eine längere Auf­bewahrungs­frist bestimmt ist. Zur Auf­be­wahrung können auch Bild- und Daten­träger ver­wendet werden. Das Aufnahme- und Wieder­gabe­verfahren muss den Grund­sätzen ordnungs­gemäßer Buch­führung oder den für die Verwaltung Berlins geltenden Bestimmungen über die Auf­be­wahrung von Unter­lagen und Informa­tionen des Haushalts­wesens ent­sprechen. Für das Lesen des Mikro­films sind geeignete Wieder­gabe­geräte bereit­zuhalten. Es muss sicher­gestellt sein, dass Reproduk­tionen, die ohne Hilfs­mittel lesbar sind, in an­ge­messener Zeit gefertigt werden können. Entsprechendes gilt beim Einsatz magnetischer Daten­träger oder optischer Speicher­platten.
• 6.6 Für Baumaßnahmen ist der Verwendungs­nachweis im Ein­vernehmen mit der im Zuwendungs­bescheid be­zeichneten Senats­verwaltung zu führen.
• 6.7 Darf der Zuwendungs­empfänger zur Erfüllung des Zuwendungs­zwecks Mittel an Dritte weiter­leiten, sind die von den empfangenden Stellen ihm gegen­über zu erbringen­den Verwendungs- und Zwischen­nachweise dem Verwendungs- oder Zwischen­nachweis nach Nr. 6.1 beizufügen.

7 Prüfung der Verwendung

• 7.1 Die Bewilligungs­behörde ist jederzeit berechtigt, Bücher, Belege und sonstige Geschäfts­unterlagen anzu­fordern sowie die Ver­wendung der Zu­wendung durch örtliche Er­hebungen zu prüfen oder durch Beauf­tragte prüfen zu lassen. Der Zuwendungs­empfänger hat die erforder­lichen Unter­lagen bereit­zu­halten und die not­wendigen Aus­künfte zu erteilen. In den Fällen der Nr. 6.7 sind diese Rechte der Bewilligungs­behörde auch dem Dritten gegen­über aus­zu­bedingen.
• 7.2 Unterhält der Zuwendungs­empfänger eine eigene Prüfungs­einrichtung, ist der Verwendungs­nachweis von ihr vorher zu prüfen und die Prüfung unter Angabe des Ergeb­nisses zu bescheinigen.
• 7.3 Der Rechnungs­hof ist berechtigt, bei allen Zuwendungs­empfängern zu prüfen. Die Prüfung kann sich auch auf die sonstige Haushalts- und Wirtschafts­führung des Zuwendungs­empfängers erstrecken, soweit es der Rechnungs­hof für seine Prüfung für not­wendig hält.

8 Erstattung der Zuwendung, Verzinsung

• 8.1 Die Zuwendung ist zu erstatten, soweit ein Zuwendungsbescheid nach Verwaltungs­ver­fahrens­recht (insbesondere §§ 48, 49 VwVfG) oder anderen Rechts­vor­schriften unwirk­sam oder mit Wirkung für die Vergangen­heit zurück­genommen oder widerrufen wird. Dies gilt insbesondere, wenn
• 8.1.1 eine auflösende Bedingung eingetreten ist (z. B. nachträgliche Ermäßigung der Ausgaben oder Änderung der Finanzierung nach Nr. 2),
• 8.1.2 die Zuwendung durch unrichtige oder unvoll­ständige Angaben erwirkt worden ist,
• 8.1.3 die Zuwendung nicht oder nicht mehr für den vor­gesehenen Zweck verwendet wird.
• 8.2 Ein Widerruf mit Wirkung für die Vergangen­heit kann auch in Betracht kommen, soweit der Zuwendungs­empfänger
• 8.2.1 die Zuwendung nicht alsbald nach Auszahlung zur Erfüllung des Zuwendungs­zwecks verwendet oder
• 8.2.2 Auflagen nicht oder nicht innerhalb einer gesetzten Frist erfüllt, ins­besondere den vor­ge­schriebenen Verwendungs­nachweis nicht rechtzeitig vorlegt sowie Mitteilungs­pflichten (Nr. 5) nicht recht­zeitig nachkommt.
• 8.3 Der Erstattungs­betrag ist nach Maßgabe des § 49a Abs. 3 VwVfG mit fünf Prozent­punkten über dem Basis­zinssatz nach § 247 BGB jährlich zu verzinsen.
• 8.4 Werden Zuwendungen nicht alsbald nach der Auszahlung zur Erfüllung des Zuwendungs­zwecks verwendet und wird der Zuwendungs­bescheid nicht zurück­genommen oder widerrufen, können für die Zeit von der Auszahlung bis zur zweck­ent­sprechenden Ver­wendung ebenfalls Zinsen in Höhe von fünf Prozent­punkten über dem Basis­zinssatz nach § 247 BGB jährlich verlangt werden. Entsprechendes gilt, soweit eine Leistung in Anspruch genommen wird, obwohl andere Mittel anteilig oder vorrangig einzusetzen sind (§ 49a Abs. 4 VwVfG). Eine alsbaldige Ver­wendung nach Satz 1 liegt vor, wenn ausge­zahlte Beträge innerhalb von drei Monaten ver­braucht werden.