Geschäftsprozessmanagement im Politikfeld Personal

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Bisherige Aktivitäten
Im Sommer 2018 haben die ersten zwei initialen Workshops stattgefunden, um im Politikfeld die Prozesslandkarte (PLK) gemeinsam zu entwickeln und erste Prioritäten der drängendsten Geschäftsprozesse festzulegen.
1. Workshop 13. August 2018 im Rathaus Neukölln
2. Workshop 10. September 2018 im Schloss Britz

An diesen Workshops haben die bezirklichen Leiterinnen und Leiter der Serviceeinheiten Personal, die Gesamtprojektleitung der SenFin sowie die Geschäftsstelle des bezirklichen Geschäftsprozessmanagements (GstGPM) teilgenommen. Unter methodisch-fachkundiger, externer Moderation haben die SE-Leiterinnen und –Leiter alle essentiellen Geschäftsprozesse im Politikfeld Personal identifiziert und in die drei Arten von Geschäftsprozessen – Steuerungsprozesse, Kernprozesse, Unterstützungsprozesse – zugeordnet.

In einem dritten Termin im Dezember 2018 – im Rahmen der bezirklichen LeiterInnenrunde-Personal – wurden Gemeinsamkeiten identifiziert und prioritäre Geschäftsprozesse für die Optimierung und gegebenenfalls Digitalisierung festgelegt.

Diese bezirkliche PLK diente der Hauptverwaltung (HV) als Grundlage für die Finalisierung auf dem Weg hin zu einer gesamtstädtischen Prozesslandkarte. Im Dezember 2018 wurde unter der Federführung der SenFin ein Workshop auf der Ebene der HV abgehalten mit dem Ziel, aus dem bezirklichen Aufschlag mit der Anreicherung der HV und nachgeordneten Behörden eine PLK für das Politikfeld Personal zu erarbeiten.

Im September 2019 präsentierte die Gesamtprojektleitung der SenFin die prefinalen gesamtstädtischen Prozesslandkarten für die beiden Politikfelder im Rahmen der Abstimminstanz. Die gesamtstädtische PLK für das Politikfeld Personal ist in der Prozessbibliothek des Fachverfahrens ADONIS-NP für alle berechtigten Kolleginnen und Kollegen des Landes Berlins einsehbar bzw. auch im pdf-Format herunterladbar.

Das beschreibt die thematische Gruppierung nach fachlichen Aspekten/Abgrenzungen der Verwaltungstätigkeiten im Land Berlin. Es gibt im Land Berlin insgesamt 13 Politikfelder – siehe dazu auch die Auflistung durch die Senatsverwaltung für Inneres, Digitales und Sport (SenInnDS). Diese 13 Politikfelder wurden auf die Senatsverwaltungen sowie auf die Bezirksverwaltungen verteilt. Die Senatsverwaltungen haben jeweils für Ihr(e) Politikfeld(er) die Gesamtprojektverantwortung. Die Bezirksverwaltungen sind die bezirklichen Abstimmungsträger und für die Geschäftsprozessoptimierung (GPO) in den Bezirken verantwortlich. Die Digitalisierung in den Politikfeldern obliegt dem Verantwortungsbereich der Senatsverwaltungen.

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Eine Prozesslandkarte (PLK) visualisiert alle Geschäftsprozesse eines Geschäftsbereiches bzw. wie im Land Berlin benannt – eines Politikfeldes. Diese dient als Informationselement, um einen vollständigen und transparenten Ein- bzw- Überblick über die Prozessarchitektur eines Politikfeldes zu bekommen.

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Die Abstimminstanz (AI) ist die erste von zwei Gremien im sogenannten Multiprojekt der Politikfelder Finanzen und Personal. Die Abstimminstanz prüft Arbeitsergebnisse auf Qualität, Realisierbarkeit und Akzeptanz, erteilt fachspezifische Auskünfte, spricht Empfehlungen für die jeweiligen Projektleitungen und die Entscheidungsinstanz (zweites und höchstes Gremium im Multiprojekt) aus. Darüber hinaus regt die AI die Multiprojektleitung bei fachlichen Mängeln zur Nachbearbeitung an, bringt eigene, konstruktive Alternativvorschläge in die Entscheidungsinstanz ein.

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