Das Programm zur Digitalisierung Dienstleistungen in den Ämtern für Bürgerdienste (DigiBüD) – Die Struktur für eine digitale Zukunft

Die Digitalisierung von Bürgerdienstleistungen hat, gemäß den Richtlinien der Regierungspolitik, oberste Priorität. Die Ämter für Bürgerdienste erbringen eine Vielzahl an Bürgerdienstleistungen. Die Senatsverwaltung für Inneres, Digitalisierung und Sport, konkret die in der Abt. VI – Verwaltungsmodernisierung und -steuerung, Digitalisierung der Verwaltung verortete Gruppe der Gesamtstädtischen Steuerung der Ämter für Bürgerdienste hat die Einrichtung eines Programms zur Digitalisierung der Dienstleistungen in den Ämtern für Bürgerdienste auf den Weg gebracht. Mit dem Programm werden die Voraussetzungen geschaffen, um standardisiert, effizient und zielorientiert die große Herausforderung der Digitalisierung zu meistern.

Die Bestandsaufnahme in den Ämtern für Bürgerdiensten zeigt deutlich – für einen überwiegenden Teil der Leistungen bleibt derzeit nur der Weg ins Amt. Die Ämter für Bürgerdienste bieten in ihren vier Fachbereichen Bürger-, Standes-, Wohnungs- und Wahlämter über 380 Bürgerdienstleistungen an. Dabei sprechen viele Gründe für ein digitales Angebot, insbesondere freie zeitliche Kapazitäten bei den Bürgerinnen und Bürger aber in der Berliner Verwaltung – ganz im Sinne „mehr Zeit für andere Dinge“. Dabei bedeutet Digitalisierung nicht ausschließlich die Erstellung eines Online-Angebots sondern auch die Vereinfachungen im gesamten Ablaufprozess, durch optimierte Geschäftsprozesse und automatisierte Bearbeitungsschritte, wie bereits bei der Dienstleistung „Melderegisterauskunft online für Einzelabfrager“ umgesetzt.

Der Leitgedanke des Programms DigiBüD ist Transparenz über die Digitalisierung in den Ämtern für Bürgerdienste zu schaffen, Potentiale zu identifizieren und Digitalisierungsprojekte übergeordnet zu koordinieren. Mit dem Aufbau des Programms wurde bereits Ende 2021 begonnen. Begonnen wurde mit der Entwicklung von Programmstrukturen sowie einer der Bestandsaufnahme: Welche Leistungen werden konkret in den Ämtern angeboten? Welche Leistungen bringen ein hohes Digitalisierungspotential mit sich, bei welchen Leistungen sprechen z.B. rechtliche oder technische Gründe gegen eine (Voll)-Digitalisierung?

Bevor über eine Priorisierung der Leistungen entschieden werden kann, müssen die entsprechenden Attribute erhoben werden. Bei der Wahl der Attribute beginnt das Programm nicht bei null, sondern greift auf die Bewertungslogik des Berliner Digitalisierungsdashboards BeLeiKa zurück. Das Dashboard ist eine Web-Applikation auf der Projektmanagement-Plattform ProMaP und bietet die Möglichkeit, sich einen Überblick zum Digitalisierungsstand von Verwaltungsleistungen zu verschaffen. Die Ergebnisse der Leistungsvalidierung und -bewertung im Programm DigiBüD fließen anschließend in das Dashboard ein. Sind alle Informationen gesammelt, soll unter Beteiligung verschiedener Akteure fortlaufend priorisiert und entschieden werden, welche Digitalisierungsprojekte als nächstes umgesetzt werden. Ausschlaggebend für eine Priorisierung können dabei beispielsweise Fallzahlen sein oder eine zu erwartende erhöhte Aufmerksamkeit in der Öffentlichkeit.

Eine übergreifende Koordination der einzelnen Projekte wird dazu führen, aus gemeinsamen Herausforderungen und Erfolgen zu lernen um so effizienter in anderen Projekten handeln zu können.

Zwei Projekte sind dem Programm bereits zugeordnet: das Einer für Alle (EfA) – Umsetzungsprojekt „Digitale Meldebescheinigung“ sowie das EfA-Nachnutzungsprojekt „Elektronischen Wohnsitzanmeldung“. Über diese beiden Projekte wird in den nachfolgenden Beiträgen des Newsletters berichet.

Hier finden Sie die Melderegisterauskunft online für Einzelabfragen