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Ready für die E-Akte?

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Bild: Doro Spiro

Wie sich die Berliner Verwaltung auf die elektronische Aktenführung vorbereitet

Eine flächendeckende Einführung einer E-Akte hört sich zunächst nach einem rein technischen Prozess an. Die Akten werden anschließend digital mit dem Computer geführt, an dem inzwischen sowieso die Mehrheit der Beschäftigten in der Berliner Verwaltung arbeitet. Schaut man jedoch genauer hin, so wird deutlich, dass wir mit der Einführung einen Paradigmenwechsel erleben: Weg vom Papier, hin zur Technik.

Und eines ist sicher, effektiv ist das Arbeiten mit der E-Akte nur, wenn neben der elektronischen Aktenführung auch die Vorgänge, also die Verwaltungsprozesse elektronisch organisiert sind. Gelingt dies, bringt das Arbeiten mit der E-Akte viele Vorteile. Die Akten stehen zeit- und ortsunabhängig zur Verfügung, Kolleginnen und Kollegen aus verschiedenen Häusern können problemlos zusammenarbeiten und haben auch aus dem Homeoffice Zugriff auf die Akten. Dass das von großer Bedeutung sein kann, haben wir in der aktuellen Coronakrise erlebt.

Um dieses Ziel zu erreichen, laufen die Vorbereitungen der Berliner Verwaltungen auf Hochtouren. Die IKT-Steuerung der Senatsverwaltung für Inneres und Sport fasst die Vorbereitung unter dem Begriff E-Akte Ready zusammen. Sie unterstützt die Verwaltungen bei ihren Vorbereitungen. Ein Leitfaden, flankiert von Checklisten oder Mustervorlagen, hilft den Verantwortlichen in den Senatsverwaltungen bei der Umsetzung. Themenfelder sind zum Beispiel die Struktur der Akten, der Posteingang, Rechte und Rollen und IT-Verfahren. Die Behörden können externe Unterstützungsleitung in Anspruch nehmen. Jede Behörde erhält ein fest definiertes Beraterkontingent und kann dieses für vordefinierte Leistungsblöcke nutzen. Derzeit arbeiten wir an einem Akzeptanzmanagementkonzept für die Behörden. Wie komme ich zu einer umfassenden Informationsvermittlung, Bemühungen zur Mentalitätsveränderung und Beantwortung von Fragen rund um praktisches Verwaltungshandeln, sind die leitenden Fragen.

In regelmäßigen Abständen können sich Vertreterinnen und Vertreter der Behörden über ihre Erfahrungen, Probleme und Fortschritte bei der Einführung der Digitalen Akte austauschen und in einen Dialog kommen. So standen beim letzten Treffen des „Erfahrungsaustausch Digitale Akte“ insbesondere das Thema Schulungen sowie der Konfigurationsleitfaden im Mittelpunkt.

Seit Ende 2018 haben 35 Behörden mit entsprechenden Aktivitäten zur Herstellung der E-Akte Ready Fähigkeiten begonnen. Bereits 16 Behörden davon haben das Unterstützungspaket, das durch die Senatsverwaltung für Inneres und Sport zentral finanziert wird, in Anspruch genommen. Auch das ITDZ Berlin setzt seine Arbeit zur Einführung der E-Akte fort. Die Schwerpunkte liegen derzeit in der Vorbereitung des Aufbaus der Infrastruktur sowie der Planung und Umsetzung der Investitionsvorhaben.