Weiterentwicklung Shared-Service Dienstleistungen und Erweiterung des Aufgabenportfolios

Der Personalservice für aktive Beschäftigte übernimmt die Personalverwaltung für eine Vielzahl Berliner Behörden. Grundidee ist die gebündelte, effiziente Erbringung von Personaldienstleistungen nach hohen Qualitätsstandards. Die Verwaltungen und öffentlichen Einrichtungen können sich so stärker auf ihre Kernaufgaben konzentrieren.
Ganz im Sinne des Shared Service: Einer für alle anstatt jeder für sich. Entsprechend arbeitet der Personalservice als Dienstleister für derzeit 60 verschiedene Dienststellen und rund 22.000 Beschäftigte, vom Abgeordnetenhaus bis zur Zentralen Landesbibliothek.

Leitend bei der Transformation im Personalservice ist ein ganzheitlicher Ansatz. Die Modernisierung der Behörde mit einer synergetischen Bündelung von Personaldienstleistungen im gesamten Personalmanagementzyklus von Einstieg bis Ausstieg sowie dessen weitere Digitalisierung unter Einsatz erster Reallabore und der Automatisierung geeigneter Prozesse.

Der heutige Personalservice ist eine “gewachsene Organisation”, bei der je nach Dienststelle unterschiedliche Anforderungen, Verfahren und Prozesse unter dem Dach des LVwA zusammenlaufen. Für die Weiterentwicklung des Service ist eine Standardisierung der Prozesse und ein klares Portfolio unabdingbar. Dies gilt insbesondere im Hinblick auf die Digitalisierung, die ein noch besseres und effizienteres Arbeiten im Einsatz für die Berliner Verwaltung ermöglichen soll. Daran arbeitet die Fachabteilung, gemeinsam mit dem Bereich Grundsatz und Transformation, derzeit mit Hochdruck.

• Die Analyse aller relevanten Akteure und Schnittstellen zur Optimierung der Zusammenarbeit und Vorbereitung einer reibungslosen Digitalisierung.
• Die interne Reorganisation des Personalservice. Denn effiziente Dienstleistungen setzen eine gut funktionierende Aufbauorganisation voraus. Klare Rollen und Prozesse ermöglichen Routinen und flexibles Reagieren auf neue Anforderungen.
• Die Erarbeitung neuer Grundlagendokumente, um zukünftig allen Auftraggebern einheitliche Angebote machen zu können. Dies garantiert effiziente Dienstleistungen auf hohem Niveau.

Aufbauend auf dem Erfolgsprojekt Gesamtstädtische Personalgewinnung und –entwicklung wurde seit Mai 2024 der Zentrale Rekrutierungsservice [LINK] als neue Dienstleistung im LVwA aufgebaut. Dazu wurde das Vorgängerprojekt vom Bezirk Neukölln in das Landesverwaltungsamt verlagert und hier um neue Aufgaben erweitert. Im Sinne eines Shared Service bietet der Rekrutierungsservice Unterstützung bei der Personalgewinnung in Form einer zusätzlichen freiwilligen Inanspruchnahme. Durch innovative Sammelausschreibungen können Fachkräfte themenspezifisch und bezirksübergreifend angesprochen, gewonnen und befähigt werden. Ziel sind schnelle und ressourcensparende Verfahren, die auch kurzfristige Bedarfe bedienen können und einen Beitrag leisten für die Personalgewinnung im Land Berlin.

Der Bereich Grundsatz und Transformation begleitet die Integration dieser Dienstleistung in das LVwA. Dies umfasst den gesamten Aufbau des neuen Referats von der Arbeitsplatzgestaltung über die Einstellung des nötigen Personals bis hin zur Auslotung der neuen rechtlichen und organisatorischen Rahmenbedingungen für die Dienstleistung und die Verknüpfung mit den anderen Bereichen des Hauses. Darüber hinaus koordiniert der Bereich Grundsatz und Transformation die Zusammenarbeit mit landesweiten Prozessen, den Arbeitsgruppen des Personalentwicklungsprogramms PEP 2030 und der Monitoringstelle Bürgerdienste.

Mit dem Ziel, bedarfsgerechte und moderne Standards für das Land Berlin zu setzen, erarbeitet der Bereich Grundsatz und Transformation neue Rundschreiben zum Sammelbestellverfahren (SBV) für die Gestaltung und Einrichtung moderner Arbeitsumgebungen und dem Arbeitsplatz der Zukunft.

Alle öffentlichen Dienststellen, Körperschaften, Anstalten und Stiftungen des öffentlichen Rechts des Landes Berlin können über das sogenannte Sammelbestellverfahren (SBV) einkaufen und ersparen sich dadurch Verwaltungsaufwand. Dies umfasst neben dem Beschaffen von z.B. Möbeln, Bürobedarfsartikeln, Drogerieartikeln und vielen anderen Ge- und Verbrauchsartikeln auch den Abschluss von Dienstleitungsverträgen, wie z.B. für externe Post- und Paketdienstleistungen oder ordnungsbehördliche Bestattungen.

So bietet das neue Rundschreiben „Moderne Arbeitswelten” allen teilnehmenden Dienststellen die wichtigste Grundausstattung für modernes Arbeiten und Desk Sharing effizient und kostengünstig zum direkten Abruf an. Weitere neu aufgesetzte Ausschreibungen der Warengruppen folgen schrittweise auf Grundlage der Bedarfsmeldungen aller teilnehmenden Berliner Behörden.