Drucksache - DS/2352/IV  

Ich frage das Bezirksamt:
 

1. Wer wurde wann von dem zeitlichen und gestalterischen Umbauplan für den Raum 1051 informiert?
    
2. Wer wurde wann über den Verbleib der Schrankinhalte informiert?
    
3. Ist das Informations – und Beteiligungsverhalten des Bezirksamtes das Muster für die zukünftige Bürgerbeteiligung im Bezirk?

Nachfrage:

1. Was ist weiterhin für wann geplant?
    

Beantwortung: Frau Borkamp

Als bekennende Technokratin freue ich mich natürlich zum Ende der Legislatur so eine schöne Frage beantworten zu dürfen.

zu Frage 1: Vielleicht ein kurzes Statement vorneweg. Seit einigen Jahren tagt intensivst im Bezirksamt die sogenannte AG Yorck 2020. Da sind verschiedenste Amtsleitungen, die in der Yorckstraße sitzen oder Mitarbeiter drin, die sich halbjährlich treffen um zu entscheiden, welche Schwerpunkte im Bereich baulicher Unterhalt im Dienstgebäude mit den wenigen notwendigen, vorhandenen Ressourcen gesetzt werden. Dort wurden u.a. Begegnungsinseln geschaffen, es wird geguckt, müssen wir uns eher um den Brandschutz kümmern oder dürfen wir auch mal eine Wand streichen und seit vielen Jahren gibt es den Wunsch, dass die Beratungsräume auch wie gescheite Beratungsräume aussehen und dass sich niemand schämen muss, wenn wir Gäste von draußen bekommen und wir auch auf dem notwendigen Stand der Technik sind. Soviel vielleicht vorneweg.

Wir hatten etwas Geld übrig und haben uns gedacht, der Raum 1051 ist einer der Räume, in dem viele Sitzungen stattfinden, in dem häufig Gäste eingeladen sind und der es wert ist, ein moderner Beratungsraum zu werden.

Der von den Erneuerungs- und Umbaumaßnahmen direkt betroffene Personenkreis und hierbei handelt es sich in erster Linie um Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Serviceeinheit Facility-Management, war in die konkreten Planungen eingebunden. Ebenfalls eingebunden war der Bereich Personalservice, wo es um Ausstattungsfragen ging, Herr Pleyer, unser Ergonomiebeauftragter, war beteiligt. Die Frage, welche Technik an die Wände usw. usf.

Die Maßnahmen wurden zeitlich selbstverständlich in die nutzungsfreie Zeit gelegt, also in die Sommerpause, so dass wir keine Beeinträchtigung der Nutzung der Räumlichkeiten während Sitzungszeiten und der üblichen Dienstzeiten haben. Dies fand auch in Absprache mit dem BVV-Büro statt.

Zudem standen räumliche Ausweichmöglichkeiten innerhalb des Dienstgebäudes zur Verfügung, dass falls in dieser Zeit doch eine dienstliche Besprechung stattfinden sollte, ein anderer Raum frei war.

Gestalterisch wurde sich orientiert an dem heutigen Standard eines Beratungsraumes unter Schaffung einer freundlichen und angenehmen Beratungsatmosphäre, in die zudem praktische Erwägungen u.a. die Anbringung einer magnetischen Wandfarbe eingeflossen sind.

zu Frage 2: Zum Zeitpunkt der Planung der Erneuerungsmaßnahmen und der damit verbundenen Entscheidung, einen Flächengewinn durch Entfernung der Einbauschränke zu erzielen, war bekannt, dass sich in diesen Einbauschränken Arbeitsmaterialien des bezirklichen Katastrophenschutzteams befinden. Arbeitsmaterialien des bezirklichen Katastrophenschutzteams.

Mit den zuständigen Mitarbeitern des bezirklichen Katastrophenschutzes wurden die Maßnahmen besprochen und auch der Verbleib der Materialien abgeklärt. Bei der Schaffung der Baufreiheit wurde zudem festgestellt, dass sich in den Einbauschränken Materialien der Fraktionen befinden. Jetzt bin ich persönlich ganz neugierig, was da wirklich drin war, weil das haben mir die Kollegen leider nicht aufgeschrieben. Diese wurden dem BVV-Büro übergeben, welches gebeten wurde, sich um alles Weitere zu kümmern.

Die Organisation des Informationsflusses zwischen dem BVV-Büro und den Fraktionen ist dem Bereich Facility-Management und auch mir persönlich nicht bekannt. Ich gehe jedoch davon aus, dass er in der Regel sehr gut ist.

zu Frage 3: Die Instandsetzung und Erneuerung eines Beratungsraumes, in dem von der Serviceeinheit Facility-Management, Fachbereich Immobilienverwaltung verwalteten Dienstgebäude ist bereits seit längerer Zeit auch auf wiederholte Anregung von Nutzerinnen und Nutzern des Raumes geplant und konnte nunmehr in diesem Jahr durch kurzfristige Aktivierung von baulichen Fördermitteln erfolgen. Die Serviceeinheit Facility-Management wird als interner Dienstleister für das Bezirksamt tätig und hat für die Aufrechterhaltung der Arbeitsfähigkeit der Bezirksverwaltung einschließlich der politischen Gremien Sorge zu tragen.

Hierbei werden keine politischen Aspekte verfolgt. Vielmehr ist bei der Planung der Erneuerungsmaßnahmen bewusst der Zeitraum der Sommerferien gewählt worden, da erfahrungsgemäß hier der Beratungsraum nur im geringen Maße genutzt wird und zudem die politische Arbeit der Fraktion und Ausschüsse nicht behindert wird.

Bei den Erneuerungsmaßnahmen, die keine Nutzungsänderung des Raumes zur Folge haben, stattdessen einen Vorteil für die zukünftige Nutzung als Beratungsraum mit sich bringen und in einem nutzungsfreien Zeitraum erfolgen, zudem auch keine Beeinträchtigung des üblichen Dienstbetriebes zur Folge haben, sind aus Sicht der Hausverwaltung keine expliziten Informations- und Beteiligungsverfahren erforderlich.

zu Nachfrage 1: Weiterhin ist geplant gar nicht mehr so viel, da die aufwendigsten Erneuerungsarbeiten bereits abgeschlossen sind. Es werden noch Fußbodenverlegearbeiten erfolgen, da der Bodenbelag erneuert werden soll. Für diese Arbeiten ist der Beratungsraum vom 04.10. bis 07.10.2016 gesperrt. Also einer kurzen Arbeitswoche mit Feiertagen, wo wahrscheinlich auch nicht so viele Sitzungen stattfinden werden.

Zudem wird eine Beamer-Vorrichtung sowie eine automatische Leinwand in diesem Beratungsraum installiert, da dieses einer heute üblichen Standardausstattung entspricht und immer wieder von Nutzerinnen und Nutzern nachgefragt wird. Diese Arbeiten werden ohne größeren Aufwand in Kürze erfolgen. Einen genauen Termin gibt es noch nicht und er wird entsprechend der Verfügbarkeit der Raumbelegung erfolgen.

Als letzte Maßnahme ist die Erneuerung der Möblierung vorgesehen, eine Bestellung ist noch nicht ausgelöst worden und erfolgt mit baulicher Fertigstellung des Raumes.

Herzlichen Dank.

Herr Hübsch: Wann werden anstatt in der … verwaltungsmäßiges Verwaltungsverfahren, wann wird also die Fragen 1 bis 3 beantwortet?

zu Nachfrage 2: Sehr geehrter Herr Hübsch, ich habe die Fragen 1 bis 3 beantwortet. Ich weiß nicht, ob Sie eine Wiederholung möchten. Ich glaube, wir wollen alle nachher noch mal anstoßen. Ich würde mich beim Bier wirklich interessieren, was in dem Schrank war. Vielleicht verrät es mir Herr Collet oder Sie, das hat mich jetzt echt neugierig gemacht, dass das so eine Nachfrage provoziert hat.