Ziele des koordinierten bezirksübergreifenden Geschäftsprozessmanagements

06.03.2017 00:00

In einer wachsenden Stadt sind optimierte Geschäftsprozesse die Grundvoraussetzung für eine funktionierende Verwaltung. Sie tragen dazu bei, die zunehmende Arbeitsverdichtung in den Bezirksämtern abzufedern und Belastungen für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter so gering wie möglich zu halten. Gleichermaßen profitieren Bürgerinnen, Bürger und Wirtschaft von schlanken Prozessen in der Verwaltung: Durch die Vermeidung von Doppelarbeiten, einer Verringerung der Transport- und Liegezeiten von Vorgängen oder verbesserter IT-Unterstützung kann die Antragsbearbeitung erheblich beschleunigt werden. Hierzu müssen die Arbeitsprozesse zunächst methodisch erhoben, dokumentiert und analysiert werden.
Nicht erst seit Verabschiedung des Berliner E-Government-Gesetzes setzt sich zunehmend die Erkenntnis durch, dass optimierte Geschäftsprozesse auch die Grundlage für die Einführung moderner IT-Verfahren darstellen müssen. Lange vor der Gründung der Geschäftsstelle Geschäftsprozessmanagement wurde daher in vielen Berliner Ämtern intensiv an einer intelligenteren Gestaltung der Prozesse gearbeitet. Mit der Koordinierung der Geschäftsprozessoptimierung durch die Geschäftsstelle können diese Ansätze nun gezielter unterstützt und methodisch vereinheitlicht werden. Ein Vorteil dieses koordinierten Vorgehens ist auch die Verringerung der Antrags-Vielfalt in Berlin. Gerade für Bürgerinnen, Bürger und Wirtschaft, deren Verwaltungskontakte sich auf mehr als ein Bezirksamt erstrecken, sind unterschiedliche Zuständigkeiten und Antragsprozesse in einem Stadtstaat kaum verständlich.
Wesentliche Vorteile bietet Geschäftsprozessoptimierung schließlich ebenfalls beim Wissensmanagement. So gewährleistet nur eine Dokumentation der Prozesse bei wechselnden oder ausscheidenden Beschäftigten, dass wertvolle Sachkenntnis vor Ort verbleibt. Geschäftsprozessmanagement bietet also gerade auch mit Blick auf den demografischen Wandel eine Möglichkeit, institutionelles Wissen vorzuhalten und zu speichern.