Das Bezirksamt Pankow wird ersucht, die Auftaktveranstaltung zur Einführung der E-Akte endlich durchzuführen. Nachfolgend sollen alle notwendigen Maßnahmen unternommen werden, sodass die Digitalisierung der Verwaltung in Pankow engagiert vorangetrieben wird. Das Bezirksamt wird dem zuständigen Ausschuss mindestens halbjährlich über alle Maßnahmen im Zusammenhang mit der Digitalisierung der Verwaltungsleistungen berichten.

Begründung der Beschlussempfehlung:

Der Ausschuss folgte in seiner Mehrheit den Ausführungen des Bezirksamts. Demnach plant das Bezirksamt bewusst keine voreilige Einführung, um aus den Fehlern der anderen Bezirke zu lernen. Als Beispiel wurde hier der Bezirk Mitte erwähnt, der mit der Einführung zu früh begann, weil sich herausstellte, dass die notwendige Hardware an den Arbeitsplätzen noch gar nicht verfügbar war.

Begründung:

Die Antwort auf die kleine Anfrage IX/0283 zeigt, dass die Digitalisierung der Verwaltungsleistungen derzeit mindestens zu langsam, wenn nicht sogar gar nicht, entwickelt wird. „Mit BA-Vorlage VIII-0709/2019 vom 29.01.2019 wurde der Projektauftrag zur Vorbereitung der Einführung der e-Akte im Bezirksamt Pankow (Projekt e-Akte Ready Pankow) an den Fachbereich Informations- und Kommunikationstechnik erteilt. Eine lange und aufwändig geplante Auftaktveranstaltung zur Einführung der e-Akte im Bezirksamt, die im Rahmen einer Klausurtagung des Bezirksamtsgremiums mit den Amts- und SE-Leitungen am 17.03.2020 stattfinden sollte, wurde aufgrund der Pandemie abgesagt und konnte bisher auch nicht nachgeholt werden. [...] Die bisherige, aufgrund von Corona angepasste Planung sah die Einführung der e-Akte im Jahr 2023 unter der Maßgabe des Abschlusses der Einführung der neuen Software im Rahmen des Projekts HKR[Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen (Anm. d. Autors)]-Neu im Jahr 2022 vor. Hier ist Pankow Berliner Pilotbezirk, die Einführung von HKR-Neu als Ablösung des Programms ProFiskal war ursprünglich bereits für 2019 geplant und wurde wegen diverser technischer Umsetzungsprobleme durch die Senatsverwaltung für Finanzen jahresweise verschoben. Da der konkrete Einführungstermin von HKR-Neu derzeit (aufgrund der Programmtests und -abnahmen) noch immer nicht bekannt ist und die Programmeinführung spätestens im 3. Quartal eines Jahres wegen der Haushaltsabschlüsse abgeschlossen sein muss, ist eine Einführung in 2022 nunmehr fast ausgeschlossen. Somit verschieben sich die Planungen um jeweils ein Jahr und die e-Akte wird voraussichtlich erst 2024 in Pankow eingeführt werden können. Die Einführung von zwei so umfänglich großen Fachverfahren innerhalb eines Jahres ist aus Gründen der vorhandenen organisatorischen und personellen Ressourcen, nicht nur im Fachbereich Informations- und Kommunikationstechnik, ausgeschlossen.“ Damit – auch mit Verspätung – digitale Verwaltungsleistungen gewährleistet werden können, braucht es eine koordinierte, strukturierte und kraftvolle Umsetzung aller Maßnahmen – im Sinne der Bürger.