Einem Staatsbesuch gehen oft mehrmonatige, detaillierte Planungen der Außenministerien der beiden Länder voraus. Staatsbesuche folgen einem festgelegten Protokoll.
Der Besuch beginnt mit einer feierlichen Begrüßung des Staatsoberhauptes am Flughafen, gefolgt von einer Begrüßung durch die Bundespräsidentin beziehungsweise den Bundespräsidenten und der Gattin bzw. dem Gatten mit „militärischen Ehren“ im Garten des Schlosses Bellevue; es werden die Nationalhymen gespielt; der Bundespräsident/die Bundespräsidentin und der Gast schreiten Ehrenformationen der drei Waffengattungen Heer, Marine und Luftwaffe der Bundeswehr ab. Hierbei sind hohe politische und diplomatische Vertreter des Gastlandes anwesend, die den Gast auf der Reise begleiten.
Ein weiteres wiederkehrendes Element eines Staatsbesuches ist das sogenannte Staatsbankett. Dabei lädt die Bundespräsidentin beziehungsweise der Bundespräsident hochrangige Politiker und Politikerinnen sowie Persönlichkeiten beider Länder zu einem festlichen Abendessen in die repräsentativen Räumlichkeiten von Schloss Bellevue ein.
Treffen mit weiteren politischen Entscheidungsträgern, Besuche von kulturellen und gesellschaftlichen Veranstaltungen, wissenschaftlichen oder sozialen Einrichtungen in Berlin oder einem anderen Bundesland können folgen, sowie eine gemeinsame Pressekonferenz zum Abschluss.
Als Zeichen der besonderen Ehre wird die Fahrzeugkolonne des Staatsgastes mit 15 Motorrädern der Motorradstaffel der Polizei zu den einzelnen offiziellen Programmpunkten eskortiert.
Das Protokoll des Landes Berlin organisiert dabei unter anderem das Zusammentreffen der Gäste mit dem Regierenden Bürgermeister beziehungsweise der Regierenden Bürgermeisterin von Berlin am Brandenburger Tor als dem Symbol für die deutsche Teilung und friedliche Wiedervereinigung und für Berlin als Stadt der Freiheit. Auf dem Pariser Platz kommt es dabei oft zu Begegnungen mit Berlinerinnen und Berlinern, Touristinnen und Touristen oder Menschen aus dem Herkunftsland des Gastes, die in Berlin eine neue Heimat gefunden haben.
Zeichnet sich der Staatsgast auch in das Goldene Buch der Stadt Berlin am Amtssitz des Regierenden Bürgermeister von Berlin im Roten Rathaus ein, oder besucht weitere Einrichtungen der Stadt, ist dies eine besondere Ehre für Berlin.
Der Staatsbesuch endet mit einer feierlichen Verabschiedung, mit der Deutschland dem besuchenden Staatsoberhaupt einen würdigen Abschied bereitet.