Um an einer Zoom-Konferenz teilnehmen zu können wird die Teilnahme per Zoom Workplace App empfohlen. Startest du zum ersten Mal eine Konferenz, beginnt automatisch der Download der App.
Alternativ kannst du Zoom per Browser nutzen. Beachte jedoch, dass hierbei nicht alle Funktionen in vollem Umfang nutzbar sind.
Auf der Startseite des Bereichs “Konferenz” können Sie über “ -> Freigabelink” Freigabelinks für externe Teilnehmende erstellen.
So können auch Personen, die keinen Zugang zur Plattform haben, über den Link an einer Konferenz teilnehmen.Wir empfehlen bereits bei der Einladung von externen Teilnehmenden darauf hinzuweisen, dass sie sich die Zoom Workplace App installieren sollten, da dieser das beste Meetingerlebnis ermöglicht.
Wenn du eine Zoom-Konferenz gestartet hast, kannst du außerdem über den Button „Teilnehmer“ einen Einladungslink erstellen. Diesen kannst du, solange die Konferenz aktiv ist, mit externen Teilnehmenden teilen.
Eine Zoom-Konferenz kann nur durch die Moderation des vhs.cloud Kurses/der Gruppe gestartet werden. Nachdem die Zoom-Konferenz gestartet wurde, kann die Host-Rolle auf jeden beliebigen Teilnehmer übertragen werden.
Wenn die Moderation deines Kurses bzw. deiner Gruppe nicht mehr aktiv ist oder aus einem anderen Grund nicht in der Lage ist, die Zoom-Konferenzen zu starten, können Sie die Moderation ändern. Dazu benötigen Sie die Administrations-Rechte . Sie finden den Button zur Änderung der Moderation im Kurs/in der Gruppe in der Werkzeugleiste unter dem Punkt “Administration”.
Um die Berechtigung zu haben, die Konferenz zu starten, müssen Sie die Moderation des Kurses ändern. Dafür ist ein Zugriff auf die Administration des Kurses erforderlich.
Klicken Sie unter “Administration” auf das Icon “Moderation ändern” und tragen Sie den Login der Person ein, die die Konferenz starten soll. Wenn Sie zum Beispiel wochenweise abwechselnd unterrichten, ist es ideal, wenn Sie beide Zugriff auf die Administration haben und die Moderation entsprechend übergeben können.
Die Person, die die Konferenz in der vhs.cloud startet, wird automatisch zum Host der Konferenz. Danach hat sie die Möglichkeit, weitere Personen zum Co-Host zu ernennen, die dann die gleichen Rechte haben.
Wenn Sie als Host der Konferenz die Konferenz verlassen wollen, das Meeting aber nicht beendet werden soll, haben Sie außerdem die Möglichkeit, die Host-Rolle auf eine andere Person zu übertragen.
Ja, in den Kameraeinstellungen können Sie über den “+’”-Icon ein Bild oder Video hochladen und so einen virtuellen Hintergrund erstellen.
Ja, eine lokale Aufzeichnung der Zoom-Konferenz ist möglich. Die Aufzeichnung kann durch den Host oder Co-Host der Konferenz gestartet werden.
Für die Aufzeichnung ist die Zustimmung aller Konferenz-Teilnehmenden nötig. Eingewählte Teilnehmende hören und sehen dazu eine Nachricht, die sie darüber informiert, dass das Meeting jetzt aufgezeichnet wird.
Die Teilnehmenden sehen einen Indikator in der oberen linken Ecke, während die Aufzeichnung aktiv ist.
Nach Ende der Konferenz wird die Aufzeichnung lokal auf Ihrem Computer gespeichert. Du kannst den Speicherort über deine persönlichen Zoom-Einstellungen anpassen.
Wenn dein Mikrofon nicht funktioniert, kann dies verschiedene Gründe haben:
Weitere Informationen zu dem Umgang mit Zoom in der vhs.cloud finden Sie in Zoom Quick-Guide unten auf dieser Seite.
Treten Verzögerungen/Störungen bei der Übertragung von Bild und/oder Ton auf, sind diese meist auf zu geringe oder schwankende Bandbreiten zurückzuführen.
In diesen Fällen sollte die Moderation die Übertragung der Kameras deaktivieren. Fordern Sie ggf. die Teilnehmenden auf, ihre Mikrofone stumm zu schalten, solange diese sich nicht aktiv beteiligen müssen oder unterbinden Sie die Mikrofonfreigabe.
Die dazugehörigen Einstellungen finden Sie in der Zoom Workplace App hinter dem Bedienelement “Sicherheit”.
Um das eigene Datenvolumen zu schonen, kann außerdem jede*r Teilnehmende für sich selbst unter “Einstellungen” (grünes Schutzschild oben links) > Zahnrad oben rechts die HD Funktion der eigenen Webcam deaktivieren
Das BAMF fordert zur Abrechnung von Integrationskursen systemseitig generierte Einwahlprotokolle zur Dokumentation der Anwesenheit. Zoom X ist in die vhs.cloud per Schnittstelle eingebunden. Das bedeutet, dass du über die vhs.cloud keinen direkten Zugriff auf den Zoom-Administrationsbereich hast, über den eine Teilnahmeliste nachträglich exportiert werden könnte.
Für die Anwesenheitsdokumentation empfehlen wir daher: Erstelle während der Veranstaltung einen Screenshot der Teilnehmendenliste im Zoom-Fenster. Dieser Screenshot wird der Erfahrung nach ebenfalls vom BAMF als Nachweis akzeptiert.
Sollte der Screenshot vergessen worden sein, können wir ausnahmsweise innerhalb von 30 Tagen nach der Veranstaltung eine Teilnahmeliste über unseren zentralen Admin-Zugriff bereitstellen.
Bitte nutzen Sie in solchen Fällen unser Ticketsystem unter: https://ticket.vhs.cloud/ und wählen Sie das Hilfethema “03 Online-Konferenz (Zoom X / BBB) – Zoom X Einwahlprotokoll anfordern”. Geben Sie hier Details zur Veranstaltung (Datum, Uhrzeit, Name des Kursraums sowie der Kursleitung) an, damit wir die richtige Veranstaltung finden und die Anwesenheitsliste erstellen können.
Es ist nicht möglich die Teilnehmerliste zu exportieren. Sie können wie oben beschrieben durch die Bildschirmfoto-Funktion Ihres Computers einen Screenshot der Teilnehmerliste erstellen und diesen als Bild-Datei speichern.
Bei Zoom X sind Videokonferenzen mit maximal 300 Personen möglich.
Zoom X ist eine Version der Zoom-Plattform, die innerhalb des Netzes der Deutschen Telekom läuft. Der große Unterschied ist dabei der technische Aufbau: Die über Zoom X abgehaltenen Konferenzen werden in Rechenzentren der Deutschen Telekom gehostet und somit werden die Daten dieser Meetings auf Servern in Deutschland vorgehalten.
In der Praxis ist Zoom X kein separates Produkt, sondern die Zoom Workplace App und Browser-Versionen folgen dem regulären Zoom Update-Zyklus und arbeiten mit allen anderen Zoom-Produkten und -Installationen zusammen.
Auf Grund der Art der technischen Anbindung von Zoom an die vhs.cloud, können einige Features, die an einen persönlichen Zoom-Admin-Account gebunden sind, nicht zur Verfügung stehen.
Dazu gehört zum Beispiel das Planen von Zoom-Konferenzen mit festen Zugangsdaten oder einem zuvor festgelegten Gebärdendolmetscher.
Aus datenschutzrechtlichen Gründen haben wir uns zudem entschieden manche Funktionen wie die Speicherung der Aufzeichnung in der Zoom-Cloud oder den Zugang zum Zoom-App-Markt zu deaktivieren.
PDF-Dokument (242.6 kB)
PDF-Dokument (160.2 kB) - Stand: Version 3
PDF-Dokument (1.7 MB)
