Der Personalrat kündigt den Termin der Personalversammlung in der Regel am Ende eines Schuljahres an, so dass dieser für die kommende Schuljahresplanung berücksichtigt werden kann. Die Teilnahme an der Personalversammlung darf Beschäftigten nicht verwehrt werden.
Die Senatsbildungsverwaltung und Personalräte haben sich darauf geeinigt, die Personalversammlung in der Regel auf 12 Uhr zu terminieren. In der Personalversammlung legt der PR Rechenschaft ab über seine Arbeit und es werden Informationen und Forderungen zu aktuellen Themen ausgetauscht.