Fragen und Antworten zur Transparenzdatenbank des Landes Berlin (FAQ)

Angaben vollständig – nächster Schritt?

Hierbei ist zu unterscheiden zwischen den a) Pflichtangaben, um Zuwendungen vom Land Berlin zu erhalten, und b) den zusätzlichen freiwilligen Angaben, um ein Transparenzlogo zu erhalten:

a) Pflichtangaben
Sofern alle Pflichtangaben gespeichert wurden, können diese über „Druckversion“ ausgedruckt werden und bei der zuwendungsgebenden Stelle vorgelegt werden. Darüber hinaus hat die zuwendungsgebende Stelle die Möglichkeit, die Eingaben in der Transparenzdatenbank zu überprüfen.

b) Zusätzliche freiwillige Angaben
Sofern alle zusätzlichen freiwilligen Angaben zum Erhalt eines Transparenzlogos gespeichert wurden, erscheint oberhalb der Registerkarten ein Hinweis „Danke für Ihre Anfrage.“ Es wird automatisch eine Mail an die Senatsverwaltung für Finanzen versendet zur Beantragung des Transparenzlogos. Bei korrekten Angaben wird dieses kurzfristig freigeschaltet, eine gesonderte Mitteilung erfolgt jedoch nicht.

Anmeldung nicht möglich?

Dies kann zwei Gründe haben:

a) Registrierungsnummer nicht vorhanden
Sie haben bisher noch keine Zuwendungen vom Land Berlin, so dass noch keine Registrierungsnummer vorhanden ist.

b) Zugangsdaten nicht vorhanden
Es existiert eine Registrierungsnummer, jedoch besteht noch kein Zugriff auf die Transparenzdatenbank wegen fehlender Zugangsdaten

Ansprechpartner deaktiviert

Sollten Sie feststellen, dass der Ansprechpartner für die Transparenzdatenbank deaktiviert wurde, nehmen Sie bitte Kontakt mit der Geschäftsstelle „Transparenzdatenbank“ auf.

Behindertengerecht

Innerhalb der Registerkarte „Basisdaten“ ist der Menüpunkt „Behindertengerecht“ vorhanden. Dieser Punkt ist kein Bestandteil der Transparenzangaben. Nähere Informationen erhalten Sie über die Geschäftsstelle „bürgeraktiv berlin“.

Datei anzeigen

Wenn eine PDF-Datei in die Transparenzdatenbank geladen wurde, erscheint unterhalb des eingegebenen Textes der Verweis „PDF anzeigen“. Durch Anklicken von „PDF anzeigen“ öffnet sich die PDF-Datei.

Datei hochladen

Wenn eine PDF-Datei hochgeladen werden soll/muss, dann sollte zunächst ein Name/Titel des Dokuments eingegeben werden. Dieser Titel sollte kurz und aussagekräftig sein, da dieser später auf der Webseite angezeigt wird.

In einem weiteren Schritt ist die PDF-Datei über Durchsuchen auszuwählen. Beim Anklicken von „Durchsuchen“ wird dabei auf die Verzeichnisstruktur der eigenen PC-Umgebung zurückgegriffen. Die betreffende Datei ist anzuklicken. Anschließend ist der Button „Öffnen“ auszuwählen. Jetzt steht in der Transparenzdatenbank in der Zeile „Datei hochladen“ das Verzeichnis, wo die Datei sich befindet.

Eine Speicherung der Datei in der Transparenzdatenbank erfolgt erst, wenn am Ende der Seite auf den Aktionsbutton „speichern“ gedrückt wird. Der Verweis auf das Verzeichnis ist weg.

Wenn die PDF-Datei in die Transparenzdatenbank geladen wurde, wurde der Text „(Bitte im PDF-Format. Max. 4 MB)“ automatisch ersetzt durch „PDF anzeigen“ sowie „PDF löschen“.

Datei(en) hochgeladen – aber noch nicht sichtbar?

Nachdem die PDF-Datei über Durchsuchen ausgewählt wurde; steht in der Transparenzdatenbank in der Zeile „Datei hochladen“ das Verzeichnis, wo die Datei sich befindet.

Eine Speicherung der Datei in die Transparenzdatenbank erfolgt erst, wenn am Ende der Seite auf den Aktionsbutton „speichern“ gedrückt wird. Der Verweis auf das Verzeichnis ist weg.

Dass die PDF-Datei in die Transparenzdatenbank geladen wurde, ist erkennbar, wenn der Text „(Bitte im PDF-Format. Max. 4 MB)“ automatisch verändert wurde in „PDF anzeigen“ sowie „PDF löschen“.

Datei wurde nicht hochgeladen

Wurde eine Datei in die Transparenzdatenbank nicht hochgeladen, so kann dies verschiedene Gründe haben:

• Es handelt sich um keine PDF-Datei.
• Die PDF-Datei ist größer als 4 MB.
• Die erforderlichen Pflichtangaben oder die Angaben zur Erlangung des Transparenzlogos sind unvollständig.

Datei löschen

Wenn eine vorhandene PDF-Datei aus der Transparenzdatenbank entfernt werden soll, ist das Eingabefeld bei „PDF löschen“ anzuklicken. Anschließend ist der am Ende der Seite vorhandene Aktionsbutton „speichern“ auszuwählen. Die Datei wird gelöscht.

Datei ersetzen

Wenn eine vorhandene PDF-Datei aus der Transparenzdatenbank aktualisiert oder gelöscht werden muss, so muss zunächst die vorhandene Datei über „PDF löschen“ entfernt werden. Anschließend ist eine neue PDF-Datei hochzuladen

Ehrenamtsausschreibung

Innerhalb der Registerkarte „Verwaltung“ ist der Menüpunkt „Ehrenamtsausschreibung“ vorhanden. Dieser Punkt ist kein Bestandteil der Transparenzangaben. Nähere Informationen erhalten Sie über die Geschäftsstelle „bürgeraktiv berlin“.

Einträge sind weg

Beim nächsten Aufruf der Transparenzdatenbank stellen Sie fest, dass die zuvor erfolgten Einträge nicht mehr vorhanden sind. Mögliche Ursachen hierfür können sein:

a) Beim Speichern der Pflichtangaben wurden nicht alle Eingabefelder ausgefüllt. Ein entsprechender Fehlerhinweis oberhalb der Registerkarten wurde nicht beachtet (z. B. „Bitte geben Sie das Gründungsjahr ein.“) und der Browser wurde geschlossen.

b) Das Eingabefeld „Ich beantrage das Transparenzlogo“ wurde angeklickt. Beim anschließenden Speichern der zusätzlichen Angaben wurden nicht alle Eingabefelder ausgefüllt. Ein entsprechender Fehlerhinweis oberhalb der Registerkarten wurde nicht beachtet (z. B. „Bitte geben Sie das Gründungsjahr ein.“) und der Browser wurde geschlossen.

Es wird empfohlen zunächst alle Pflichtfelder auszufüllen und anschließend diese über den Aktionsbutton „speichern“ zu sichern. Somit ist eine reibungslose Zuwendungsbeantragung möglich.

Sollte darüber hinaus das Transparenzlogo beantragt werden, sollten zunächst alle Felder ausgefüllt werden und anschließend über den Aktionsbutton „speichern“ die Eingaben gesichert werden. Sollten noch Angaben fehlen, erscheint oberhalb der Registerkarten ein Hinweis zum fehlenden Eintrag in roter Schrift. Wenn tatsächlich alle Felder ausgefüllt wurden und keine Fehlermeldung mehr erscheint, kann das Häkchen bei „Ich beantrage das Transparenzlogo“ angeklickt werden.

Fördernd

Innerhalb der Registerkarte „Basisdaten“ ist der Menüpunkt „Fördernd“ vorhanden. Dieser Punkt ist kein Bestandteil der Transparenzangaben. Nähere Informationen erhalten Sie über die Geschäftsstelle „bürgeraktiv berlin“.

Kontakt zur Organisation – Daten sind nicht zu ändern

Bei der Suche nach Ihrer Organisation in der Transparenzdatenbank stellen Sie fest, dass die „Kontakte zur Organisation“ nicht korrekt sind. In diesem Fall bitte sich zunächst mit den vorhandenen Zugangsdaten in der Transparenzdatenbank anmelden. Anschließend kann die Korrektur über die Registerkarte „Basisdaten“ vorgenommen werden.

Logo

Innerhalb der Registerkarte „Basisdaten“ ist der Menüpunkt „Präsentieren Sie sich mit Ihrem Logo!“ vorhanden. Dieser Punkt ist kein Bestandteil der Transparenzangaben. Nähere Informationen erhalten Sie über die Geschäftsstelle „bürgeraktiv berlin“.

Missbrauchsbutton

Für den Fall, dass bei der Suche nach Organisationen falsche Informationen bei anderen Organisationen festgestellt werden, kann dieses gemeldet werden.

Dies erfolgt auf der Seite, wo sich die Daten der ausgewählten Organisation befinden über den Verweis „Missbrauch melden“. Es öffnet sich ein Eingabefenster, in dem zunächst die eigene E-Mail-Adresse für Rückfragen einzutragen ist. Anschließend ist eine Begründung für die Missbrauchsmeldung zu schreiben. Über den Aktionsbutton „Senden“ wird dieses E-Mail-Formular automatisch versendet zur Prüfung der Missbrauchsmeldung.

Passwort vergessen?

Mit einem Anschreiben wurden die registrierten Nutzer der Transparenzdatenbank über den Zugang (Benutzername und Passwort) von der Senatsverwaltung für Finanzen informiert. Für den Fall, dass das Passwort vergessen wurde, kann auf der Login-Seite der Transparenzdatenbank der Hinweis „Passwort vergessen >>>“ angeklickt werden.

Es öffnet sich ein E-Mail-Formular, wo die in der Transparenzdatenbank hinterlegte E-Mail-Adresse einzutragen ist, die beim Ansprechpartner für Transparenz von Ihnen eingepflegt wurde. Sie erhalten automatisch eine Mail mit einem Link zur Passwortänderung.

Nach Eingabe des Passwortes inkl. Wiederholung ist der Aktionsbutton „Senden“ anzuklicken. Man erhält die Mitteilung darüber, dass das Passwort geändert wurde. Darüber hinaus ist ein Button „Login“ vorhanden, über den man sich dann in die Transparenzdatenbank anmelden kann.

Für den Fall, dass keine E-Mail-Adresse hinterlegt wurde, ist eine E-Mail an uns zu senden mit folgenden Angaben (Registrierungsnummer und Login- bzw. Nutzername).

Pflichtangaben – welche muss man machen?

Vor Bewilligung einer Zuwendung muss der Zuwendungsempfänger zum einen in der Transparenzdatenbank registriert sein. Darüber hinaus müssen gemäß Nr. 1.5.3 der Ausführungsvorschriften zu § 44 Landeshaushaltsordnung von Berlin bestimmte Informationen veröffentlicht werden:

Gemeinnützige juristische Personen

• Anschrift
• Rechtsform
• Gemeinnützigkeitsbescheinigung
• Sitz
• Gründungsjahr
• Entscheidungsträger
• Satzung

Nicht gemeinnützige juristische Personen

• Anschrift
• Rechtsform
• Sitz
• Entscheidungsträger

Pflichtangaben – wo finde ich diese in der Transparenzdatenbank?

Die Pflichtangaben sind zu pflegen in den Registerkarten „Basisdaten“ sowie „Transparenz“. In den „Basisdaten“ sind Anschrift und Rechtsform zu pflegen, die übrigen Pflichtangaben sind bei „Transparenz“ einzutragen.

Registrierung – für jedes Projekt eine Registrierungsnummer?

Nein, es wird nur für die Organisation eine Registrierungsnummer vergeben. Dabei ist es unerheblich, wie viele Projekte existieren. Die Beantragung von Zuwendungen für verschiedene Projekte erfolgt immer nur unter der einen Registrierungsnummer der Organisation.

Registrierung – für jede Niederlassung eine Registrierungsnummer?

Nein, es wird nur für die Organisation eine Registrierungsnummer vergeben. Dabei ist es unerheblich, wie viele Niederlassungen existieren.

Registrierung – wer muss in der Transparenzdatenbank registriert sein?

Es werden Registrierungsnummern vergeben an juristische Personen, wie z. B. GmbH, e. V. oder auch Körperschaften des öffentlichen Rechts (und viele weitere).
Von der Pflicht zur Eintragung in die Transparenzdatenbank ausgenommen sind natürliche Personen, Einzelunternehmen und GbRs natürlicher Personen sowie eingetragene Kaufleute.

Registrierungsnummer - welche Angaben werden benötigt?

Folgende Angaben werden benötigt:

• Name des Zuwendungsempfängers
• Rechtsform
• Anschrift
• E-Mail-Adresse
• Ggf. eine vorhandene Vereins- bzw. Handelsregisternummer

Registrierungsnummer – wie erfolgt die Beantragung?

Die Beantragung erfolgt per formloser E-Mail an die Senatsverwaltung für Finanzen.

Folgende Angaben werden für eine eindeutige Identifizierung benötigt:

• Name des Zuwendungsempfängers
• Rechtsform
• Anschrift
• E-Mail-Adresse
• Ggf. eine vorhandene Vereins- bzw. Handelsregisternummer

Speicherung der Einträge - es erfolgt keine Mitteilung

Wenn die Speicherung der Einträge erfolgreich war, erfolgt keine Mitteilung. Die Einträge sind vorhanden, evtl. hochgeladene PDF-Dateien sind sichtbar und aufrufbar. Sollte eine Speicherung von Pflichtangaben nicht erfolgreich sein, erscheint eine Meldung oberhalb der Registerkarten.

Sollte diese Meldung über fehlende Angaben nicht beachtet und der Browser geschlossen werden, so hat dies zur Folge, dass beim nächsten Aufruf der Transparenzdatenbank die zuvor erfolgten Einträge nicht mehr vorhanden sind.

Stiftung

Innerhalb der Registerkarte „Basisdaten“ ist der Menüpunkt „Stiftung“ vorhanden. Dieser Punkt ist kein Bestandteil der Transparenzangaben. Nähere Informationen erhalten Sie über die Geschäftsstelle „bürgeraktiv berlin“.

Transparenzlogo – Erläuterung der Eingabefelder

Grundsätzlich wird unterschieden zwischen den Pflichtangaben und zusätzlichen Informationen auf freiwilliger Basis.

Für den Fall, dass Organisationen mehr Informationen als über die Pflichtangaben hinaus veröffentlichen, wird ein sogenanntes Transparenzlogo vergeben für das Mehr an Transparenz.

Die aufgeführten Eingabefelder orientieren sich an den Leitlinien der Initiative Transparente Zivilgesellschaft Der Umfang der freiwilligen Informationen hängt davon ab, ob es sich um eine gemeinnützige oder nicht-gemeinnützige juristische Person handelt.

Transparenzlogo – Beantragung / Weiterverwendung?

Erst wenn alle zusätzlichen freiwilligen Angaben zum Erhalt eines Transparenzlogos vorhanden sind und gespeichert wurden, kann das Transparenzlogo beantragt werden. Hierzu sind das Eingabefeld „Ich beantrage das Transparenzlogo …“ und anschließend der Aktionsbutton „speichern“ anzuklicken. Dann erscheint oberhalb der Registerkarten ein Hinweis „Danke für Ihre Anfrage.“

Es wird automatisch eine Mail versendet zur Beantragung des Transparenzlogos. Bei korrekten Angaben wird dieses Logo kurzfristig freigeschaltet, eine gesonderte Mitteilung erfolgt nicht. Ab dem Zeitpunkt der Freischaltung wird das Transparenzlogo bei der Suche nach Organisationen in der Transparenzdatenbank zusätzlich am Namen erscheinen.

Sofern das Transparenzlogo freigeschaltet wurde, besteht die Möglichkeit, auf dieses Logo zu verweisen und damit auf die Transparenzdatenbank. Die Verwendung der Internetadresse ist möglich. Eine Verwendung des Transparenzlogos auf den eigenen Internetseiten und/oder Kopfbögen darf nicht erfolgen.

Veranstaltung im Kalender

Innerhalb der Registerkarte „Verwaltung“ ist der Menüpunkt „Veranstaltung im Kalender“ vorhanden. Dieser Punkt ist kein Bestandteil der Transparenzangaben. Nähere Informationen erhalten Sie über die Geschäftsstelle „bürgeraktiv berlin“.

XML hochladen

Innerhalb der Registerkarte „Verwaltung“ ist der Menüpunkt „XML hochladen“ vorhanden. Dieser Punkt ist kein Bestandteil der Transparenzangaben. Nähere Informationen erhalten Sie über die Geschäftsstelle „bürgeraktiv berlin“.

XML-Schnittstelle

Innerhalb der Registerkarte „Verwaltung“ ist der Menüpunkt „XML-Schnittstelle“ vorhanden. Dieser Punkt ist kein Bestandteil der Transparenzangaben. Nähere Informationen erhalten Sie über die Geschäftsstelle „bürgeraktiv berlin“.

Zugangsdaten fehlen

Voraussetzung ist, dass eine Registrierungsnummer vorliegt. Sollte dies noch nicht der Fall sein, dann ist diese zunächst zu beantragen. Mit der Registrierungsnummer erhalten Sie einen Benutzernamen sowie ein Passwort für den Zugang zur Transparenzdatenbank.

Ende September 2012 wurden allen zum damaligen Zeitpunkt bekannten Zuwendungsempfängern per Post die Zugangsdaten mitgeteilt. Sollten Ihnen die Zugangsdaten dennoch nicht vorliegen, können diese per E-Mail erneut zugesandt werden.

Ihre Frage konnte nicht beantwortet werden?

Kontakt per E-Mail oder telefonisch unter: (030) 9020 2925