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FAQ

Die wichtigsten Fragen und Antworten

Die E-Rechnung betrifft sowohl öffentlich Auftraggebende als auch Rechnungsstellende. Nachstehend finden Sie die wichtigsten Fragen und Antworten zur E-Rechnung im Land Berlin.

Weitere Informationen und häufige Fragen finden Sie auch auf der Informationsseite des Bundes zur elektronischen Rechnung:
https://www.e-rechnung-bund.de/faq-e-rechnung/

Was ist eine elektronische Rechnung?

Im Sinne der EU-Richtlinie 2014/55/EU handelt es sich bei der E-Rechnung um einen strukturierten, maschinenlesbaren Datensatz. Eine bildhafte Darstellung der Rechnung (beispielsweise als PDF-Datei) entspricht nicht den Anforderungen der Europäischen Kommission an eine elektronische Rechnung. Der strukturierte Datensatz stellt das Rechnungsoriginal dar, in das bei Bedarf rechnungsbegleitende Unterlagen integriert werden können.

Welche Vorteile bietet die elektronische Rechnung für Rechnungssteller?

Die Erfahrungen zeigen, dass Lieferanten durch die Umstellung auf einen elektronischen Rechnungsversand und der Reduzierung des Papieraufkommens Einsparungen realisieren können.
Bei einer elektronischen Verarbeitung profitieren Rechnungsstellende von effizienten Abläufen und einer gesteigerten Datenqualität, da fehleranfällige manuelle Eingaben überflüssig werden.

Werden elektronische Rechnungen steuerlich anerkannt?

Ja, elektronische Rechnungen sind Papierrechnungen steuerlich gleichgestellt. Der Datensatz in Form einer XML-Datei stellt das aufbewahrungspflichtige Original dar.

Was ist XRechnung?

XRechnung ist ein Datenaustauschstandard für elektronische Rechnungen. Im Sinne der EU-Richtlinie 2014/55/EU handelt es sich um ein strukturiertes Datenformat, welches eine automatisierte elektronische Weiterverarbeitung beim Rechnungsempfänger ermöglicht. Der Standard ist konform zur Europäischen Norm EN16931 und ergänzt diese um nationale Vorgaben und Regeln. XRechnung kann zukünftig für den Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftragnehmern in Deutschland genutzt werden und wurde vom IT-Planungsrat als “maßgeblich” eingestuft. Es können auch andere zur Norm konforme Standards verwendet werden, sofern diese den Anforderungen der E-Rechnungsverordnung des Landes Berlin entsprechen, verpflichtende Rechnungsinhalte berücksichtigen und von den öffentlich Auftraggebenden verarbeitet werden können.
Weitere Informationen finden Sie auf der Seite der KoSIT unter https://www.xoev.de/de/xrechnung.

Welche Rechnungsinhalte sind verpflichtend?

Eine elektronische Rechnung hat neben den umsatzsteuerrechtlichen Rechnungsbestandteilen mindestens folgende Angaben zu enthalten:
  • Leitweg-ID des Rechnungsempfängers
  • geltende Zahlungsbedingungen (alternativ ein Fälligkeitsdatum)
  • Bankverbindungsdaten des Rechnungsstellers
  • eine E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers (alternativ eine De-Mail-Adresse)
    Zusätzlich muss eine elektronische Rechnung folgende Angaben enthalten, wenn diese dem Rechnungssteller bei Beauftragung durch den Auftraggeber übermittelt wurden:
  • eine Bestellnummer
  • eine Lieferantennummer
    Der Standard XRechnung beschreibt darüber hinaus weitere Referenzfelder (bspw. eine Vergabenummer), die in bilateraler Abstimmung angefordert werden können.

Fragen zur Umsetzung im Land Berlin

Warum elektronische Rechnungsstellung?

Mit der „Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014 über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen“ sind europaweit die verpflichtenden Rahmenbedingungen für die Einreichung und Verarbeitung von elektronischen Rechnungen geschaffen worden. Wesentlicher Regelungsinhalt dieser EU-Richtlinie ist eine Verpflichtung aller öffentlichen Auftraggebenden, elektronische Rechnungen, die einem festzulegenden europäischen Standard entsprechen müssen, zu empfangen und zu verarbeiten.

Welche Rechtsnormen sind für die Umsetzung der elektronischen Rechnung anzuwenden?

Einen Überblick zu den Rechtsnormen finden Sie hier.

Wer ist zuständig im Land Berlin?

Aufgrund der föderalen Kompetenzordnung in Deutschland bedarf die Richtlinie der gemischten Umsetzung durch Bund und Länder. In Berlin hat die Senatsverwaltung für Finanzen die Federführung für die Umsetzung der Richtlinie.

Welcher Rechnungsstandard ist im Land Berlin anzuwenden?

Für das Land Berlin ist der Standard XRechnung anzuwenden. Details sind in der E-Rechnungsverordnung des Landes Berlin geregelt.

Wer ist zur Annahme elektronischer Rechnungen verpflichtet?

Eine Annahmepflicht elektronischer Rechnungen besteht bei allen öffentlichen Auftraggebern, die dem Land Berlin im Sinne des § 159 Absatz 2 Satz 2 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen zugeordnet sind, unabhängig vom jeweiligen Erreichen oder Überschreiten des gemäß § 106 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen maßgeblichen Schwellenwertes (vgl. § 1 BERG).

Gibt es eine Übersicht über alle öffentlichen Auftraggeber im Land Berlin?

Derzeit gibt es keine vollständige Übersicht aller öffentlichen Auftraggeber im Land Berlin. Öffentlich Auftraggebende sind aufgefordert, über die Möglichkeiten und Vorgaben zur elektronischen Rechnungsstellung zu informieren, wenn ein Auftrag unter den Geltungsbereich der E-Rechnungsverordnung fällt oder eine grundsätzliche Empfangsfähigkeit der Einrichtung unabhängig vom Auftragswert besteht.

Ab welchem Rechnungswert kann eine E-Rechnung gestellt werden?

Ab dem 16. April 2020 muss die Berliner Verwaltung (als öffentlicher Auftraggeber) E-Rechnungen im Ergebnis einer Europaweiten Vergabe annehmen können. Der Schwellenwert dafür liegt bei 214.000 € netto (Oberschwelle). Bis zum 31.12.2022 besteht im Unterschwellenbereich in Berlin keine Annahmeverpflichtung.

Dürfen Rechnungen im unterschwelligen Vergabebereich vor dem 01.01.2023 elektronisch gestellt und angenommen werden?

Öffentliche Auftraggebende und Rechnungsstellende können über die Bestimmungen der E-Rechnungsverordnung hinaus einen elektronischen Rechnungsaustausch vereinbaren.

Sind Lieferanten zur elektronischen Rechnungsstellung verpflichtet?

Im Land Berlin besteht für die Rechnungsstellenden keine Verpflichtung, E-Rechnungen zu stellen. Die Möglichkeit zur vertraglichen Vereinbarung des elektronischen Rechnungsaustausches bleibt hiervon jedoch unberührt.

Können Rechnungsstellende weiterhin Papierrechnungen übersenden?

Ja. In Berlin ist keine grundsätzliche Ausstellungspflicht für Lieferanten geplant.

Ab wann können Rechnungsstellende elektronische Rechnungen übermitteln?

Bereits seit dem 16.04.2020 sind öffentliche Auftraggebende des Landes Berlin verpflichtet, gemäß des Berliner Gesetzes zum Umgang mit elektronischen Rechnungen (BERG) vom 4. März 2019 und der Verordnung über den elektronischen Rechnungsverkehr (E-Rechnungsverordnung – ERechV) vom 30. September 2019 elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können.

Ist eine zentrale Rechnungseingangsplattform zur Übertragung elektronischer Rechnungen vorgesehen?

Zum Empfang elektronischer Rechnungen nutzt das Land Berlin die Onlinezugangsgesetz konforme Rechnungseingangsplattform (OZG-RE). Für Rechnungssteller ist diese unter https://xrechnung-bdr.de/ aufrufbar.
Die Nutzung eines Verwaltungsportals ist für landesunmittelbare Stellen verpflichtend. Auftraggeber, die nicht unter diese Pflicht fallen, können andere elektronische Verfahren zum Empfang nutzen (vgl. § 3 Abs. 3 ERechV). Es gilt zu beachten, dass nicht alle öffentlich Auftraggebende über die OZG-RE adressiert werden können. Wird ein anderes elektronisches Verfahren genutzt, muss dieses dem Rechnungsstellenden mitgeteilt werden.

Wie setzen andere Bundesländer und die Bundesverwaltung die E-Rechnung um?

Der Umsetzungsstand in allen Bundesländern als auch in der Bundesverwaltung kann der öffentlichen Ländersynopse der Koordinierungsstelle für IT-Standards entnommen werden.

Fragen zur Leitweg-ID

Was ist eine Leitweg-ID?

Die Leitweg-Identifikationsnummer (kurz: Leitweg-ID) ist ein wesentlicher und vom Standard XRechnung empfohlener Bestandteil einer E-Rechnung in Deutschland. Sie wird für die elektronische Adressierung verwendet und stellt eine verpflichtende Angabe gemäß der E-Rechnungsverordnung des Landes Berlin dar. Jeder öffentliche Auftraggeber im Land Berlin benötigt eine Leitweg-ID, um einen elektronischen Rechnungsaustausch zu ermöglichen. Im Standard XRechnung wird die Leitweg-ID im verpflichtenden Inhaltselement BT-10 „Buyer Reference“ angegeben. Rechnungsempfangende, die nicht unter den Geltungsbereich der E-Rechnungsverordnung des Landes Berlin fallen, können hier einen anderen Wert anfordern, bspw. die USt-ID.

Wer ist für die Vergabe von Leitweg-IDs im Land Berlin zuständig?

Für die Vergabe der Leitweg-ID ist im Land Berlin die Senatsverwaltung für Finanzen zuständig. Die Vergabe über eine zentrale Stelle gewährleistet, dass eine Leitweg-ID eindeutig ist und die Prüfziffer korrekt ermittelt wird. Zudem ist die Senatsverwaltung für Finanzen als verfahrensverantwortliche Stelle dafür zuständig, die Leitweg-IDs in der Rechnungseingangsplattform OZG-RE und in der zentralen Abholkomponente zu hinterlegen.

Wer benötigt eine Leitweg-ID?

Alle öffentlich Auftraggebenden, die Vergaben öffentlicher Aufträge und Konzessionen mit einem Auftrags- oder Vertragswert oberhalb der Grenzen des § 106 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen durchführen, benötigen mindestens eine Leitweg-ID. Sonstige öffentlich Auftraggebende können Leitweg-IDs beantragen, sofern sie am elektronischen Rechnungsaustausch partizipieren wollen.

Wie kann ein öffentlicher Auftraggeber eine Leitweg-ID erhalten?

Wenn Sie unter den Geltungsbereich des § 1 Berliner E-Rechnungsgesetz (BERG) vom 04. März 2019 fallen, können Sie als öffentlicher Auftraggeber eine Leitweg-ID bei der Senatsverwaltung für Finanzen beantragen. Bitte wenden Sie sich für die Beantragung an leitweg-id@senfin.berlin.de

Benötigen Rechnungsstellende ebenfalls eine Leitweg-ID?

Nein, für den elektronischen Rechnungsaustausch ist nur die Leitweg-ID des öffentlich Auftraggebenden erforderlich.

Gibt es ein zentrales Verzeichnis aller Leitweg-IDs im Land Berlin?

Nein, es gibt kein zentrales Verzeichnis über alle im Land Berlin vergebenen Leitweg-IDs. Bitte beachten Sie, dass öffentlich Auftraggebende mehrere Leitweg-IDs haben können und sich die Leitweg-IDs grundsätzlich auch ändern können.

Wie wird die Leitweg-ID des öffentlich Auftraggebenden kommuniziert?

Die Leitweg-ID muss im Zuge der Bestellung bzw. Auftragserteilung kommuniziert werden.

Fragen zur Übertragung elektronischer Rechnungen

Welche Aufgaben übernimmt die Rechnungseingangsplattform OZG-RE?

Die OZG-RE übernimmt bei der Übermittlung elektronischer Rechnungen insbesondere folgende Aufgaben:
  • Die Entgegennahme von E-Rechnungen über verschiedene Übertragungskanäle.
  • Die technische Prüfung von E-Rechnungen (u. a. Gesamtgröße, Anzahl und Typ der Anhänge, Virenprüfung, Angabe aller Pflichtangaben)
  • Die Bereitstellung der E-Rechnungen für den jeweiligen Rechnungsempfänger anhand der Leitweg-ID.

Ist eine Registrierung bei der OZG-RE erforderlich?

Um elektronische Rechnungen über die OZG-RE einreichen zu können, ist eine einmalige Registrierung von Rechnungsstellern erforderlich. Die Registrierung und Nutzung der OZG-RE ist kostenfrei (https://xrechnung-bdr.de/).

Welche Übertragungskanäle können genutzt werden, um E-Rechnung einzureichen?

Rechnungsstellende Stellen haben durch die Nutzung der Rechnungseingangsplattform OZG-RE die Möglichkeit, eine Rechnung über folgende Rechnungseingangskanäle zu senden: manuelle Weberfassung, Upload, E-Mail (mit einer XRechnung im Anhang) und PEPPOL

Wie erfahren Rechnungssteller, eine E-Rechnung beim Rechnungsempfänger angekommen ist?

Der Status einer eingereichten E-Rechnungen kann in der OZG-RE unter „Bearbeitungsstatus eingereichter Rechnungen“ eingesehen werden. Sobald die Rechnung durch den Rechnungsempfangenden abgerufen wurde, erhält diese den Status „abgeholt“.

Ab wann gilt eine E-Rechnung als zugestellt?

Eine elektronische Rechnung gilt als dem Rechnungsempfänger zugegangen, sobald die Rechnung den Status „bereitgestellt“ annimmt. Dies ist der Fall, wenn die Rechnung bei der OZG-RE eingegangen ist, erfolgreich geprüft wurde und dem Rechnungsempfangenden zur Abholung zur Verfügung gestellt wird.

Wie erfolgt die Kommunikation bei Rückfragen oder Abweisungen?

Es ist keine Kommunikation über die Plattform OZG-RE vorgesehen. Sofern Rückfragen oder Anmerkungen zu einer Rechnung bestehen, wird der Rechnungsempfangende über herkömmliche Kommunikationswege (telefonisch, schriftlich) auf den Rechnungsstellenden zugehen. Es ist in der E-Rechnung erforderlich, Kontaktdaten zu übermitteln.

An wen können sich Rechnungsstellende bei technischen Problemen mit der OZG-RE wenden?

Neben der schriftlichen Kontaktaufnahme über sendersupport-xrechnung@bdr.de können Rechnungssteller technische Fragestellungen auch telefonisch an das Support-Team der Bundesdruckerei GmbH richten.
Die Support-Hotline ist über die Rufnummer 0228 / 99681-10101 werktags von Montag bis Freitag in der Zeit von 08:00 bis 16:00 Uhr (MEZ) erreichbar.