Qualitätsmanagement

Die Berliner Verwaltung in den Bereichen Veterinärwesen, Lebensmittel- und Futtermittelüberwachung ist für eine Vielzahl von Überwachungsaufgaben verantwortlich. Dazu zählen der Schutz von Verbraucherinnen und Verbrauchern vor Gesundheitsgefährdung, wirtschaftlicher Übervorteilung, Irreführung und Täuschung ebenso wie die Bewahrung von Tieren vor Krankheit, vermeidbaren Schmerzen, Leiden und Schäden. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Verwaltung haben sich dabei zum Ziel gesetzt, diese Aufgaben noch umfassender wahrzunehmen und damit die höchstmögliche Qualität zum Wohle von Verbrauchern und Tieren zu erreichen.

Mit dem dafür innerhalb der Fachverwaltung aufgebauten Qualitätsmanagementsystem (QMS) werden die Anforderungen der Verordnung (EU) 2017/625 des Europäischen Parlaments und Rates vom 15. März 2017 nach einheitlichem und nachvollziehbarem Verwaltungshandeln erfüllt. Das vorliegende Qualitätshandbuch ist sichtbarer Ausdruck des Anliegens, die Qualität der Arbeit dauerhaft und nachhaltig zu verbessern.

Mit dem Aufbau eines Qualitätsmanagementsystems innerhalb der Fachverwaltung werden die Anforderungen der EU nach einheitlichem und nachvollziehbarem Verwaltungshandeln erfüllt.
Dadurch soll die Zusammenarbeit zwischen den beteiligten Behörden und die Informationsqualität für Politik und Verbraucher verbessert werden.
Das in diesem Rahmen entwickelte Qualitätsmanagementsystem gewährleistet eine nachvollziehbare und transparente Vorgehensweise der Behörden und schafft damit Rechtssicherheit für alle Beteiligten. Es garantiert die Erfüllung nationaler und internationaler Vorgaben und die effiziente, sowie die wirtschaftliche Nutzung von Ressourcen.
Für die qualitätsgesicherte Veterinär- und Lebensmittelüberwachung im Land Berlin müssen die erforderlichen personellen und sachlichen Mittel sichergestellt werden. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Berliner Veterinär- und Lebensmittelüberwachung stehen zu dem Qualitätsmanagementsystem im Land Berlin.

Zuständige Behörden

• Die Senatsverwaltung für Verbraucherschutz ist als oberste Landesbehörde in Berlin für ministerielle Grundsatz- und Einzelangelegenheiten der amtlichen Veterinär- und Lebensmittelüberwachung verantwortlich. Sie nimmt die Fachaufsicht über das Landesamt für Gesundheit und Soziales Berlin (LAGeSo) und das Landeslabor Berlin-Brandenburg (LLBB) wahr.
• Die für die Veterinär- und Lebensmittelaufsicht zuständigen Ämter sind als unmittelbare Vollzugsbehörden für diese Aufgabe im Land Berlin verantwortlich.

Aufgabengebiete

• Es wird die Einhaltung der Rechtsvorschriften beim Verkehr mit Lebens- und Futtermitteln, Bedarfsgegenständen, Kosmetika und Tabakwaren, sowie bei Tierseuchen, bei der Tierkörperbeseitigung, im Tierschutz und bei der Anwendung von Tierarzneimitteln im Land Berlin überwacht.
• Verbraucher, Gewerbetreibende, Landwirte, Hersteller und Personen mit Verantwortung für Tiere werden im Rahmen der Kernaufgaben der behördlichen Tätigkeit informiert, beraten und wenn nötig vor gesundheitlichen Gefahren gewarnt.
• Die Arbeit der Veterinär- und Lebensmittelüberwachung trägt dazu bei, Menschen vor gesundheitlichen Schäden und Täuschungen zu schützen und Tiere vor Krankheit, vermeidbaren Schmerzen, Leiden und Schäden zu bewahren.

Arbeitsweise

• Unsere Grundsätze sind ein unparteilicher und transparenter Gesetzesvollzug, nachvollziehbare Entscheidungen, Verantwortungsbereitschaft und Verantwortungsbewusstsein
• Wir arbeiten verlässlich, teamorientiert und interdisziplinär auf der Basis eines Qualitätsmanagementsystems nach internationalem Standard zusammen.

Die oberste Leitung ist im Qualitätsmanagementsystem (QMS) des Landes bezogen auf das Gesamtsystem (Land – zuständige Senatsverwaltung) und jeder Einrichtung (Veterinär- und Lebensmittelüberwachungsbehörden der Bezirke, Landesamt für Gesundheit und Soziales Berlin) wie folgt definiert:

• zuständige Senatsverwaltung: Senatorin/Senator
• Abteilung der zuständigen Senatsverwaltung mit dem Aufgabenbereich der Veterinär-, Lebensmittel- und Futtermittelüberwachung: Abteilungsleiter/in
• Veterinär- und Lebensmittelüberwachungsämter der Bezirke: zuständige Bezirksstadträtin oder zuständige Bezirksstadtrat
• zuständige Abteilung des Landesamts für Gesundheit und Soziales Berlin mit dem Aufgabenbereich des Veterinär- und Lebensmittelwesen: Abteilungsleiterin oder Abteilungsleiter

Qualitätsmanagementbeauftragte/Qualitätsmanagementbeauftragter (QMB)

Die oberste Leitung der jeweiligen Organisationseinheit muss eine Qualitätsmanagementbeauftragte oder einen Qualitätsmanagementbeauftragte benennen, der oder die, unabhängig von anderen Verantwortungen, folgende Rechte und Pflichten hat:

• Sicherstellung, dass die für das QMS erforderlichen Prozesse eingeführt, verwirklicht und aufrechterhalten werden
• Bericht an die oberste/n Leitung/en über die Leistung des QMS und jegliche Notwendigkeit für Verbesserungen/Änderungen

Landes-Qualitätsmanagementbeauftragte/Landes-Qualitätsmanagementbeauftragter (Landes-QMB)

Für das QMS aller an der Veterinär-, Lebensmittel- und Futtermittelüberwachung beteiligten Behörden im Land Berlin ist eine Landes-QMB oder ein Landes-QMB benannt.
Ihre bzw. seine Aufgaben reichen von der Koordinierung des QMS in den beteiligten Behörden, der zentralen Verwaltung und Aktualisierung der gesamten Dokumente (Elektronisches Qualitätshandbuch), der Sicherstellung des Informations- und Kommunikationsflusses zwischen den beteiligten Behörden bis hin zur Planung und Auswertung von Audits einschließlich der unabhängigen Prüfung mit dem Ziel der Aufrechterhaltung und ständigen Verbesserung des QMS.
Die Aufgaben der bzw. des Landes-QMB sind im Qualitätshandbuch festgelegt.

Qualitätsmanagementbeauftragte in jeder beteiligten Behörde

In jeder Dienststelle, die in das QMS eingebunden ist, ist eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter (QMB) benannt, die bzw.der das QMS bzw. die gelenkten Dokumente vor Ort in der Dienststelle verwaltet, verbreitet und umsetzt. Sie oder er meldet notwendige Aktualisierungen an und bringt Änderungsvorschläge ein und hat die Möglichkeit, Verbesserungsvorschläge der oder dem Landes-QMB vorzutragen.
Die Aufgaben der oder des QMB sind im Qualitätshandbuch festgelegt.

Die Qualitätsgrundsätze lehnen sich an den Grundsätzen zur Ausgestaltung von Qualitätsmanagementsystemen im gesundheitlichen Verbraucherschutz an, die von der Projektgruppe Qualitätsmanagementsysteme im gesundheitlichen Verbraucherschutz im Auftrag der Länderarbeitsgemeinschaft Verbraucherschutz (LAV) erarbeitet wurden.

• Informationen zur Projektgruppe Qualitätsmanagementsystem im gesundheitlichen Verbraucherschutz auf den Seiten der Verbraucherschutzministerkonferenz
• Informationen zur Länderarbeitsgemeinschaft Verbraucherschutz (LAV) auf den Seiten der Verbraucherschutzministerkonferenz

1. Verantwortung

Die oberste Leitung legt ihre Qualitätspolitik, eingeschlossen ihre Zielsetzungen und ihre Verpflichtung zur Qualität im Rahmen dieser Grundsätze, verbindlich fest. Sie ist für die Schaffung hinreichender struktureller, organisatorischer und personeller Voraussetzungen verantwortlich. Sie trägt dafür Sorge, dass die Qualitätspolitik auf allen Ebenen ihrer Organisationseinheit vermittelt und umgesetzt wird. Sie stellt die fortdauernde Eignung und Wirksamkeit des QMS sicher.

2. Ausstattung

Die zuständigen Stellen müssen neben einer dem Aufgabenumfang angepassten Personalausstattung über die materiellen und finanziellen Voraussetzungen verfügen, um alle Aufgaben sachgerecht durchführen zu können.
Die materielle Ausstattung umfasst geeignete und zweckmäßig eingerichtete Räume, erforderliche Arbeitsmittel und Geräte, sowie insbesondere angemessene Informations- und Kommunikationstechnik.

3. Personal

Unabhängigkeit, Unparteilichkeit, Integrität

Die in der amtlichen Überwachung tätigen Personen müssen ihre dienstliche Entscheidungen frei von insbesondere kommerziellen und finanziellen Beeinflussungen treffen können.
Die zuständigen Stellen gewährleisten, dass alle in der Überwachung tätigen Personen keinen Interessenkonflikten ausgesetzt sind.
Das gesamte Personal unterliegt der Schweigepflicht und Geheimhaltung.

Qualifikation

Die Qualität des Verwaltungshandelns hängt in hohem Maße von der Qualifikation des Personals ab. Deshalb muss zur Erfüllung der Aufgaben hinreichend qualifiziertes Personal eingesetzt werden.
Die zuständige Stelle gewährleistet die kontinuierliche Fortbildung des Personals und stellt die erforderlichen Mittel bereit.

4. Schnittstellen, Zusammenarbeit

Das Erreichen der in der Qualitätspolitik definierten Ziele ist abhängig von einer guten Zusammenarbeit zwischen allen an der amtlichen Überwachung beteiligten Stellen.
Die zuständigen Stellen der Länder unterrichten sich gegenseitig, sowie erforderlichenfalls die Behörden des Bundes und weitere beteiligte Stellen, im Rahmen ihrer jeweiligen Zuständigkeiten über alle Erkenntnisse und Maßnahmen von übergreifender Bedeutung.

5. Amtliche Überwachung

Die amtliche Überwachung im gesundheitlichen Verbraucherschutz, insbesondere von Lebensmitteln, kosmetischen Mitteln, Bedarfsgegenständen, Futtermitteln und Tierarzneimitteln sowie in den Bereichen Tiergesundheit und Tierschutz dient den in der Qualitätspolitik definierten Schutzzielen durch Überprüfung der Beachtung der Normen bei den Rechtsunterworfenen.
Zwischen den Ländern werden abgestimmte Verfahrensanweisungen erstellt, um den international und national geforderten gleichwertigen Überwachungsstandard sicherzustellen. Diese wurden bei dem vorliegendem Qualitätsmanagementsystem berücksichtigt.
Die zuständigen Stellen halten geeignete Verfahren zum Krisenmanagement vor.

6. Organisation, Zuständigkeit

Zuständigkeiten und Verantwortlichkeitsbereiche sind eindeutig beschrieben und zugewiesen.
Die Zuständigkeiten und Befugnisse im Rahmen der amtlichen Lebensmittelüberwachung sind im Allgemeinen Gesetz zum Schutz der öffentlichen Sicherheit und Ordnung in Berlin (Allgemeines Sicherheits- und Ordnungsgesetz – ASOG Bln) geregelt. Im zugehörigen Zuständigkeitskatalog Ordnungsaufgaben (ZustKatOrd) sind die Aufgaben der zuständigen Behörden beschrieben.

7. Kontrolle von Änderungen

Änderungen von Verfahren und Abläufen dienen der kontinuierlichen Weiterentwicklung des Verwaltungshandelns. Sie müssen kontrolliert ablaufen, bewertet, umgesetzt und dokumentiert werden. Die Verantwortlichkeiten sind festzulegen.

8. Vergabe von Unteraufträgen

Die zuständigen Stellen führen grundsätzlich die ihnen zugewiesenen Aufgaben selbst durch. Für die Vergabe von Unteraufträgen ist das Verfahren klar und eindeutig zu regeln. Bei der Auftragsvergabe gilt der Grundsatz, dass die Verantwortung für die zu erbringende Dienstleistung beim Auftraggeber verbleibt.
Externe Sachverständige oder Stellen, die mit Aufgaben im Rahmen der amtlichen Überwachung beauftragt werden, müssen die vorstehenden Anforderungen ebenfalls erfüllen.

9. Dokumentation

Zur Verfahrensfestlegung und als Tätigkeitsnachweis sind Qualitätsdokumente zu erstellen. Diese Dokumentationen dienen der Transparenz und Nachvollziehbarkeit des Verwaltungshandelns. Sie müssen verständlich strukturiert, sicher identifizierbar, leicht zugänglich und lückenlos verfügbar sein.

10. Qualitätsaudit

Die Angemessenheit, Wirksamkeit und Eignung des QMS werden durch Audits überprüft und bewertet, um festzustellen, ob die Tätigkeiten und die damit zusammenhängenden Ergebnisse den Anforderungen und festgelegten Vorgaben entsprechen. Notwendige Änderungen und Verbesserungen werden vorgenommen.
Das Verfahren zur Planung, Durchführung und Nachbereitung von Audits ist festzulegen.