ELStAM für Arbeitgeber

Seit dem 01.01.2013 wird die frühere Lohnsteuerkarte durch ein neues elektronisches Verfahren abgelöst. An Stelle der Ausgabe von Papier-Lohnsteuerkarten werden den Arbeitgebern die zur Lohnabrechnung erforderlichen Daten nunmehr in elektronischer Form zur Verfügung gestellt.

Jeder Arbeitgeber kann entscheiden, wann er im Laufe des Jahres 2013 in das neue Verfahren einsteigt. Spätestens die letzte Lohnabrechnung des Jahres 2013 muss jedoch für alle Arbeitnehmer aufgrund der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) erfolgen.

Umfangreiche Informationen und Hilfestellungen speziell für Arbeitgeber zum Einstieg in das neue Verfahren sowie zu dessen Funktion finden Sie im Internet auf dem ELSTERWEB.

Hier werden neben wichtigen BMF-Schreiben und Musterbriefen zur Information der eigenen Arbeitnehmer auch umfassende Unterlagen zur Verfügung gestellt, die das neue Verfahren beschreiben und Ihnen den Einstieg erleichtern sollen.

Daneben steht Ihnen für allgemeine Fragen zur Einführung die kostenlose ELSTAM-Hotline unter der Telefonnummer 0800 52 35 099 zur Verfügung.

Die Finanzverwaltung empfiehlt Ihnen, bereits frühzeitig zu planen, wann Sie in das neue Verfahren einsteigen wollen und rechtzeitig die erforderlichen technischen Voraussetzungen wie z.B. Software und Zertifikate zu beschaffen.

Darüber hinaus sollten Sie Ihre Belegschaft möglichst frühzeitig über den Zeitpunkt und die Bedeutung des geplanten Verfahrenseinstiegs sowie die Möglichkeiten, wie jeder Einzelne bereits vorab die zu seiner Person gespeicherten ELStAM prüfen kann, informieren (Siehe hierzu auch die u.a. Musterztexte).

Größeren Arbeitgebern wird zudem empfohlen, stufenweise in das neue Verfahren einzusteigen und nicht alle Arbeitnehmer gleichzeitig anzumelden.
Eine Auswahl wichtiger Informationen und deren Fundstellen können Sie der umseitigen Übersicht entnehmen.

Zur Klärung konkreter Fragen in Ihrem jeweiligen Einzelfall können Sie sich gern auch per E-Mail oder telefonisch an Ihr zuständiges Betriebsstättenfinanzamt wenden.

Auswahl wichtiger Informationen zum Thema ELStAM

Alle nachstehenden Unterlagen finden Sie auch auf ELSTERWEB im Internet.

BMF-Schreiben

• BMF-Startschreiben vom 25. Juli 2013
• BMF-Anwendungsschreiben vom 07. August 2013
• BMF-Startschreiben zum erstmaligen Abruf und zur Anwendung ab dem Kalenderjahr 2013 vom 19. Dezember 2012
• BMF-Schreiben zum Beschäftigungsbeginn bei Wechselfällen vom 25. April 2013

Wichtige Unterlagen

• Umfangreiche Ausführungen rund um das Thema ELStAM sind in den Informationen für Arbeitgeber zu finden.
• Erste Hilfe für Arbeitgeber und Arbeitnehmer beim Auftreten der häufigsten Abweichungen und Problemstellungen beim Abruf sind zu finden im Leitfaden für Lohnbüros.
• Eine Anleitung zur Registrierung im ElsterOnline-Portal und zum Abruf der ELStAM mit ElsterFormular sind im Leitfaden für kleine und mittlere Arbeitgeber zu finden.
• Fallbeispiele zur Anmeldung, Abmeldung und zum Wechsel zwischen Haupt- und Nebenbeschäftigung.
• Für Arbeitgeber mit getrennten Lohnabrechnungen innerhalb ihres Unternehmens wurden Hinweise zur Getrennten Lohnabrechnung bei einem Arbeitgeber entwickelt.
• Anhand von Beispielen soll in den Hinweisen zum Einstieg in das Verfahren bei vorschüssig zahlenden Arbeitgebern verdeutlicht werden, welche Besonderheiten solche Arbeitgeber im Verfahren ELStAM beachten müssen.

Mustertexte
Mit den folgenden gegebenenfalls individuell angepassten Mustertexten können Sie Ihre Arbeitnehmer im Rahmen des Verfahrenseinstieges informieren:

• Über neu zu beantragende Freibeträge vor Umstellung auf das elektronische Verfahren: Anschreiben an Arbeitnehmer Lohnsteuer-Freibeträge
• Über Ihren Einstieg in das elektronische Verfahren: Informationsschreiben für Arbeitnehmer zum Verfahrenseinstieg
• Über die erstmals angewandten ELStAM bei der Lohnabrechnung:
  Informationsschreiben für Arbeitnehmer mit der ersten Lohnabrechnung

Bescheinigungen

• Wenn die Ihnen bereitgestellten ELStAM von den Daten in Ihrem Lohnkonto abweichen, können Sie Ihrem AN diese Daten mit der Bescheinigung zur Überprüfung der ELStAM mitteilen.