Berliner Standards für barrierefreie Word-Dokumente

Die Berliner Standards zur digitalen Barrierefreiheit gelten für die Berliner Verwaltung und werden mit der IKT-Architektur festgelegt.

Damit Dokumente barrierefrei sind und auch von Screenreadern gelesen werden können, müssen sie barrierefrei gestaltet werden. Ein barrierefreies PDF-Dokument kann nur ohne viel Aufwand erstellt werden, wenn als Grundlage das Word-Dokument barrierefrei gestaltet wurde. Folgendes muss bei der Erstellung eines Word-Dokumentes beachtet werden:

• Verständliche Sprache
• Anforderungen an die Gestaltung
• Anforderung an die Strukturierung der Inhalte
• Meta-Informationen hinterlegen
• Word-Dokument auf Barrierefreiheit prüfen
• Barrierefreies Word Dokument erstellen als Word-Dokument
• Informationen über die IKT-Architektur

Weniger ist mehr! Das können Sie sich als Faustregel merken.
Die Verständliche Sprache wird auf der Internetseite „Berliner Standards für barrierefreie Sprache und Texte” erklärt. Dort finden Sie auch einen Leitfaden und eine Checkliste, die Ihnen bei der Umsetzung helfen sollen.

Berliner Standards für barrierefreie Sprache und Texte einschließlich Leitfaden und Checkliste

Folgende Punkte müssen Sie bei der Gestaltung beachten:

• Lesefreundliche Schrift
  Benutzen Sie die serifenlose Schrift Calibri 12 oder Verdana 11. Diese werden empfohlen, aber auch Arial 12 ist zulässig.

• Keine Sonderformatierungen
  Sonderformatierungen sollen nicht benutzt werden. Kursiv-Stellung, Versalien (GROSSBUCHSTABEN), Unterstreichung und Schmuckschriftarten verschlechtern die Lesbarkeit.

• Linksbündiger Text
  Setzen Sie den Text linksbündig, einzeilig und benutzen Flattersatz (keinen Blocksatz).

• 1,15 Zeilenabstand
  Wählen Sie mindestens für den 1,15 Zeilenabstand. Besser wären 1,25 Zeilenabstand oder 18 Pt.

• Guter Kontrast
  Wählen Sie eine schwarze oder andere dunkle Textfarbe auf einen hellen Hintergrund. Das Kontrast Verhältnis zwischen Text und Hintergrund muss mindestens 4,5: 1 betragen.

• Keine Trennstriche
  Vermeiden Sie eine Silbentrennung. Benutzen Sie weder harte noch weiche Silbentrennung, auch nicht die automatische Silbentrennung.

• Keine Informationen nur durch Farbe vermitteln
  Wenn Sie Information durch unterschiedliche Farben vermitteln wollen, müssen Sie die Informationen noch durch eine andere Art kennzeichnen.  

• Optische Elemente brauchen alternativen Text
  Grafiken, Bilder und Diagramme müssen einen Alternativtext haben. Der Text wird in das Beschreibungsfeld geschrieben. Längere Erklärungen sollen im Fließtext geschrieben werden. Bei grafischen Elementen wie Strichen und Kästen sollte kein alternativer Text vergeben werden.

• Wenig optische Elemente einsetzen
  Vermeiden Sie zusätzliche Bildelemente, die nicht im Zusammenhang mit dem Text stehen, wie zum Beispiel Auflistung von mehreren Logos.

• Optische Elemente müssen richtig positioniert sein
  Verwenden Sie beim Positionieren eines Bildes ausschließlich die Umbruchart „Mit Text in Zeile“.

• Hierarchische Überschriften
  • Setzen Sie für die Überschriften die Formatvorlagen „Überschrift 1“ bis „Überschrift 6“ ein.
  • Bilden Sie mit den Überschriften die Gliederung des Dokuments ab und überspringen Sie keine Ebene.
  • Die Überschriftenebene 1 darf nur einmal für die Hauptüberschrift des Dokuments verwendet werden.

• Keine selbstgebauten Listen
  Um Listen zu erstellen, benutzen Sie die Aufzählungszeichen und Nummerierungen von Word und nicht selbsteingefügte Zeichen. Vermeiden Sie römische Zahlen.

• Tabellen
  • Nutzen Sie Tabellen nur für Daten, nicht zu Layout-Zwecken. Erstellen Sie Tabellen mit den Optionen von Word. Jede Zeile bzw. Spalte muss eine Überschrift haben.
  • Markieren Sie die ers*e Spalte oder Zeile und aktivieren Sie „Überschriften wiederholen“ im Reiter Layout.
  • Vermeiden Sie umfangreiche und verschachtelte Datentabellen.
  • Vermeiden Sie geteilte und zusammengefügte Zellen.
  • Vermeiden Sie leere Zellen.

• Keine wichtigen Inhalte in Kopf- oder Fußzeilen
  Beim Umwandeln in ein PDF werden die Informationen aus Kopf- und Fußzeilen nicht übernommen.

• Inhaltsverzeichnis
  Bei längerem Text immer ein Inhaltsverzeichnis erstellen (Reiter: Verweise). Fügen Sie das Inhaltsverzeichnis „ohne Füllzeichen“ ein.

Öffnen Sie unter Datei, Informationen, rechts bei den Eigenschaften das Menü mit dem Dreieck „Dokumentenbereich anzeigen“. Hier müssen Informationen zum Titel, Autor und Betreff/Thema eingetragen werden. Im Betreff/Thema soll erklärt werden, worum es in dem Dokument geht.

Bitte führen Sie bei jedem Dokument eine Prüfung auf Barrierefreiheit durch.
Sie finden diese Prüfung in Word unter Datei / Informationen / Auf Probleme überprüfen / Barrierefreiheit überprüfen.
Wenn die Prüfung ausgeführt wurde, öffnet sich im rechten Bereich ein Fenster “Barrierefreiheitsprüfung”. Beheben Sie die Fehler, die Ihnen aufgezeigt werden, mit Hilfe der Angaben aus “Weitere Informationen” (unten rechts).