Das pädagogische Fachpersonal benötigt einen Bibliotheksausweis, um beispielsweise Medienkisten für eine Schulklasse zu bestellen, Bücher für eine ganze Gruppe im Kindergarten auszuleihen oder die zahlreichen Klassensätze der Bibliothek im Unterricht zu nutzen.
Der Bibliotheksausweis berechtigt die Institution zur kostenlosen Ausleihe in allen Öffentlichen Bibliotheken in Berlin. Das Ausleihen von privat genutzten Medien auf diesen Ausweis ist nicht gestattet, er dient mit seinen besonderen Nutzungsbedingungen nur dem Einsatz in der Schule oder dem Kindergarten.
Der Antrag wird von der Leitung der Einrichtung abgestempelt und unterschrieben. Sobald der Personalausweis und der ausgefüllte Antrag in der Bibliothek vorliegen, wird ein kostenloser Bibliotheksausweis ausgestellt. Dieser kann sofort genutzt werden.
Dieser Bibliotheksausweis wird einmal jährlich verlängert. Zur Verlängerung muss eine aktuelle Bescheinigung der Einrichtung vorgelegt werden. Diese bestätigt die aktuelle