Elektronische Behördenakten

Zahlreiche Verwaltungsträger, die an Verfahren beim Sozialgericht Berlin beteiligt sind, führen bereits elektronische Akten. Bislang haben auch diese Behörden die Akten ausgedruckt und als Papierakte dem Sozialgericht übermittelt. Inzwischen verfügen immer mehr Behörden über ein elektronisches Behördenpostfach und übermitteln so Verwaltungsakten in elektronischer Form, wenn diese angefordert werden.

Anders als bei Schriftsätzen in gerichtlichen Verfahren (siehe hierzu die Informationen für professionell Einreichende) sehen das Sozialgerichtsgesetz (SGG) bzw. die Elektronischer-Rechtsverkehr-Verordnung (ERVV) keine Anforderungen an das Format einer elektronischen Verwaltungsakte vor. Dementsprechend unterscheiden sich die elektronischen Verwaltungsakten der unterschiedlichen Behörden. Bislang werden diese ausschließlich im Format PDF übermittelt. Dies geschieht entweder als

• eine PDF, in dem sich alle Seiten der Verwaltungsakte befinden, oder
• mehrere einzelne PDF mit einem so genannten Strukturdatensatz entsprechend den Vorgaben des XJustiz-Datensatzes.

Für die Akteneinsicht werden die Verwaltungsakten vom Sozialgericht über die im elektronischen Rechtsverkehr zulässigen Wege (zum Beispiel besonderes elektronisches Anwaltspostfach – beA, Elektronisches Gerichts- und Verwaltungspostfach – EGVP, De-Mail, nicht per einfacher E-Mail) an die Beteiligten übermittelt. Die Akten werden in der Form weitergeleitet, in der die elektronische Verwaltungsakte dem Sozialgericht von der Behörde übermittelt wurde.

Nimmt eine Beteiligte / ein Beteiligter nicht am elektronischen Rechtsverkehr teil, so kann sie bzw. er im Gericht an einem Computer Akteneinsicht nehmen. Auf Antrag kann ein Ausdruck der Verwaltungsakte oder ein Datenträger mit der elektronischen Verwaltungsakte angefertigt werden. Hierfür werden Kosten nach dem Gerichtskostengesetz (GKG) erhoben (0,50 Euro pro Seite für die Seiten 1 bis 50, ab der 51. Seite 0,15 Euro).

Während sich die in einer PDF-Datei übermittelte Verwaltungsakte einfach mit einem gewöhnlichen PDF-Reader lesen lässt, benötigen Sie für die Darstellung mehrerer PDF-Dateien mit Strukturdatensatz ein spezielles Programm. Informationen hierzu finden Sie auf der Homepage ERV-Justiz – Blog zum elektronischen Rechtsverkehr. Dort finden Sie auch Informationen zum kostenfreien XJustiz-Aktenviewer.
Auf der Homepage des Sozialgerichts Leipzig findet sich eine ausführliche Dokumentation des XJustiz-Viewers (unter “Akteneinsicht in elektronische Verwaltungsakten der Jobcenter, Arbeitsagenturen und Familienkassen”).
Mit dem open XJustiz Viewer steht nunmehr ein kostenloser und plattformunabhängiger Viewer zur Verfügung.

Ein Webinar zu den elektronischen Akten der Jobcenter und Arbeitsagenturen finden Sie auf der Homepage des Eureka-Fach Entwicklungsverbundes .

Da uns des Öfteren Fragen von Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälten erreichen, wie die elektronischen Akten aus dem beA herunterzuladen sind, hier eine kurze Anleitung:

• Im beA die Nachricht öffnen
• Sonstige Funktionen – Exportieren
• Zip Datei in einem Verzeichnis speichern
• Dieses für alle Nachrichten der Aktenübersendung wiederholen
• Alle zip-Dateien in ein(!) Verzeichnis entpacken
• Soweit die Akte in mehreren Nachrichten übermittelt wurde, bekommen Sie in einer der Nachrichten die gesamte Aktenstruktur als *.xml Datei, die Sie im Aktenviewer öffnen können.

Die Akte wird Ihnen so dargestellt, wie diese von der Behörde angeliefert wurde. Insbesondere die Bundesagentur für Arbeit liefert diese unsortiert und nicht fortlaufend in der XML Datei an. Eine Sortierung ist jedoch möglich, in dem Sie die Spaltenüberschrift Lfdnr oder Datum anklicken.

Bitte haben Sie Verständnis, dass das Sozialgericht Berlin Ihnen keine Unterstützung bei der Nutzung des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs oder Ihrer Anwaltssoftware leisten kann.