Akteneinsicht in elektronische Akten

Zahlreiche Sozialleistungsträger und Behörden sowie das Sozialgericht Berlin führen ihre Akten bereits elektronisch. Hier finden Sie Informationen, wie Sie Einsicht in elektronisch geführte Verwaltungsakten und elektronisch geführte Gerichtsakten erhalten.

Für die Akteneinsicht werden die elektronisch vorliegenden (verbindlichen) Akten über die im elektronischen Rechtsverkehr zulässigen Wege (zum Beispiel besonderes elektronisches Anwaltspostfach – beA, Elektronisches Gerichts- und Verwaltungspostfach – EGVP, elektronisches Bürger- und Organisationenpostfach – eBO – oder „Mein Justizpostfach“, nicht aber per einfacher E-Mail) an die Beteiligten übermittelt. Verwaltungsakten der am Verfahren beteiligten Behörden werden in der Form weitergeleitet, in der sie dem Sozialgericht von der Behörde übermittelt wurde.

Nimmt eine Beteiligte bzw. ein Beteiligter nicht am elektronischen Rechtsverkehr teil, so kann sie bzw. er im Gericht an einem Computer Akteneinsicht nehmen. Auf Antrag kann ein Ausdruck der Akte oder ein Datenträger mit der elektronischen Akte angefertigt werden. Hierfür werden Kosten nach dem Gerichtskostengesetz (GKG) erhoben (0,50 Euro pro Seite für die Seiten 1 bis 50, ab der 51. Seite 0,15 Euro).

Hinweise für verbindliche elektronische Gerichtsakten

Seit dem 1. März 2024 werden in 28 Kammern des Sozialgerichts Berlin und seit dem 15. November 2024 in weiteren 23 Kammern die Gerichtsakten verbindlich elektronisch geführt; im Laufe des Jahres 2025 werden schrittweise alle Kammern des Sozialgerichts auf die elektronische Aktenführung umgestellt. Da ab dem jeweiligen Stichtag der Umstellung auch die laufenden Verfahren auf elektronische Aktenführung umgestellt werden, liegen u.U. Gerichtsakten zum Teil in Papier (Akteninhalt für Zeiten bis zum jeweiligen Stichtag) als auch elektronisch vor (ab dem jeweiligen Stichtag). Eine Akteneinsicht wird dann in beide Aktenteile gewährt.

Die Einsicht in den Papierteil erfolgt in üblicher Weise; sie erhalten nach einem Antrag auf Akteneinsicht von der zuständigen Kammer Nachricht, in welcher Art und Weise sie erfolgt. Gleichzeitig erhalten Sie die Information darüber, in welcher Weise die Einsicht in die vorliegende elektronische Akte bzw. den elektronisch vorliegenden Aktenteil gewährt wird.

  • Sind Sie über einen sicheren Übermittlungsweg erreichbar, wird Ihnen die elektronische Akte über einen sicheren Übermittlungsweg übersandt. Da die elektronische Gerichtsakte aus mehreren einzelnen PDF mit einem so genannten Strukturdatensatz (XJustiz-Datensatz) besteht, benötigen Sie für die Darstellung ein spezielles Programm. Informationen hierzu finden Sie auf der Homepage ERV-Justiz – Blog zum elektronischen Rechtsverkehr.
    Dort finden Sie auch Informationen zum kostenfreien XJustiz-Aktenviewer.
    Auf der Homepage des Sozialgerichts Leipzig findet sich eine ausführliche Dokumentation des XJustiz-Viewers (unter “Akteneinsicht in elektronische Verwaltungsakten der Jobcenter, Arbeitsagenturen und Familienkassen”; die Ausführungen gelten entsprechend auch für elektronische Gerichtsakten).
    Mit dem open XJustiz Viewer steht zudem ein kostenloser und plattformunabhängiger Viewer zur Verfügung.
  • Erhalten Sie die Akteneinsicht an einem Computer im Gericht, wird Ihnen die elektronische Akte dort in einfach lesbarer Form zur Verfügung gestellt. Auf Antrag kann ein Ausdruck der Gerichtsakte oder ein Datenträger mit der elektronischen Verwaltungsakte angefertigt werden. Hierfür werden Kosten nach dem Gerichtskostengesetz (GKG) erhoben (0,50 Euro pro Seite für die Seiten 1 bis 50, ab der 51. Seite 0,15 Euro).

Hinweise für elektronische Behördenakten

Anders als bei Schriftsätzen in gerichtlichen Verfahren (siehe hierzu die Informationen für professionell Einreichende) sehen das Sozialgerichtsgesetz (SGG) bzw. die Elektronischer-Rechtsverkehr-Verordnung (ERVV) derzeit noch keine Anforderungen an das Format einer elektronischen Verwaltungsakte vor. Dementsprechend unterscheiden sich die elektronischen Verwaltungsakten der unterschiedlichen Behörden. Bislang werden diese ausschließlich im Format PDF übermittelt. Dies geschieht entweder als

  • eine PDF, in dem sich alle Seiten der Verwaltungsakte befinden, oder
  • mehrere einzelne PDF mit einem so genannten Strukturdatensatz entsprechend den Vorgaben des XJustiz-Datensatzes.

Die elektronischen Verwaltungsakten werden in der Form zur Verfügung gestellt, in der sie dem Sozialgericht von der Behörde übermittelt wurden. In welcher Weise Sie Akteneinsicht in diese erhalten, hängt davon ob, ob Sie am elektronischen Rechtsverkehr teilnehmen.

  • Wenn Sie über keinen sicheren Übermittlungsweg verfügen (siehe: Allgemeine Informationen zum elektronischen Rechtsverkehr), erhalten Sie Einsicht in die elektronische Akte an einem Computer im Gericht. Auf Antrag kann ein Ausdruck der Verwaltungsakte oder ein Datenträger mit der elektronischen Verwaltungsakte angefertigt werden. Hierfür werden Kosten nach dem Gerichtskostengesetz (GKG) erhoben (0,50 Euro pro Seite für die Seiten 1 bis 50, ab der 51. Seite 0,15 Euro).
  • Sind Sie über einen sicheren Übermittlungsweg erreichbar, erhalten Sie die Verwaltungsakte über diesen sicheren Übermittlungsweg. In dem Fall beachten Sie bitte folgende Hinweise:
    Während sich die in einer PDF-Datei übermittelte Verwaltungsakte einfach mit einem gewöhnlichen PDF-Reader lesen lässt, benötigen Sie für die Darstellung mehrerer PDF-Dateien mit Strukturdatensatz ein spezielles Programm. Informationen hierzu finden Sie auf der Homepage ERV-Justiz – Blog zum elektronischen Rechtsverkehr.
    Dort finden Sie auch Informationen zum kostenfreien XJustiz-Aktenviewer.
    Auf der Homepage des Sozialgerichts Leipzig findet sich eine ausführliche Dokumentation des XJustiz-Viewers (unter “Akteneinsicht in elektronische Verwaltungsakten der Jobcenter, Arbeitsagenturen und Familienkassen”; die Ausführungen gelten entsprechend auch für elektronische Gerichtsakten).
    Mit dem open XJustiz Viewer steht zudem ein kostenloser und plattformunabhängiger Viewer zur Verfügung.

Während sich die in einer PDF-Datei übermittelte Verwaltungsakte einfach mit einem gewöhnlichen PDF-Reader lesen lässt, benötigen Sie für die Darstellung mehrerer PDF-Dateien mit Strukturdatensatz ein spezielles Programm. (siehe oben unter Hinweise für elektronische Gerichtsakten).

Hinweis für die elektronischen Verwaltungsakten der Jobcenter und der Arbeitsagenturen

Da uns des Öfteren Fragen von Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälten erreichen, wie die elektronischen Akten aus dem beA herunterzuladen sind, hier eine kurze Anleitung:

  • Im beA die Nachricht öffnen
  • Sonstige Funktionen – Exportieren
  • Zip Datei in einem Verzeichnis speichern
  • Dieses für alle Nachrichten der Aktenübersendung wiederholen
  • Alle zip-Dateien in ein(!) Verzeichnis entpacken
  • Soweit die Akte in mehreren Nachrichten übermittelt wurde, bekommen Sie in einer der Nachrichten die gesamte Aktenstruktur als *.xml Datei, die Sie im Aktenviewer öffnen können.

Die Akte wird Ihnen so dargestellt, wie diese von der Behörde angeliefert wurde. Insbesondere die Bundesagentur für Arbeit liefert diese unsortiert und nicht fortlaufend in der XML Datei an. Eine Sortierung ist jedoch möglich, in dem Sie die Spaltenüberschrift Lfdnr oder Datum anklicken.

Bitte haben Sie Verständnis, dass das Sozialgericht Berlin Ihnen keine Unterstützung bei der Nutzung des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs oder Ihrer Anwaltssoftware leisten kann.