Folgeprojekt „ZuPort Berlin – Das Zuwendungsportal Berlin“

Der Zuwendungsprozess soll von Anfang bis Ende digitalisiert werden. Dazu wurde ein Folgeprojekt mit dem Ziel der Auswahl und Einführung einer landesweiten Softwarelösung rund um Zuwendungen initiiert. Das Folgeprojekt setzt die Arbeit des Teilprojekts 4 des landesweiten Projekts zur „Vereinfachung, Optimierung und Digitalisierung von Zuwendungen“ fort.

Die Zuwendungs-Softwarelösung soll aus drei Komponenten bestehen, die effektiv, effizient, barrierefrei und zufriedenstellend nutzbar sein sollen: Umfassende Suchfunktion passender Förderprogramme in einer Förder-Finder-Suite, vollständige digitale Antragstellung und Antragsbearbeitung sowie ein modernes Tool zur Datenvisualisierung.

Mit Inkrafttreten des Landesorganisationsgesetzes übernahm die für das Querschnittsfeld Zuwendungen zuständige Senatsverwaltung die Digitalisierung des Zuwendungsprozess.

Strategische Projektziele

• Für jede der drei Komponenten ist eine IT-Lösung für die landesweite, verbindliche Nutzung ausgewählt
• Die ausgewählten IT-Lösungen sind erprobt und flächendeckend eingeführt
• Gremien mit Repräsentant*innen der beteiligten Stellen im Zuwendungsprozess (Zuwendungsempfangende sowie Verwaltung) sind eingerichtet und begleiten sowohl den Auswahl- und Einführungsprozess als auch die kontinuierliche Weiterentwicklung der IT-Lösung

Komponente 1: umfassende Suchfunktion passender Förderprogramme in einer Förder-Finder-Suite

Zur kompakten und aktuellen Übersicht aller zur Verfügung stehenden Förderprogramme des Landes Berlins soll eine Förder-Finder-Suite genutzt werden. Zuwendungsempfangende sollen sich hier umfassend über mögliche Förderprogramme informieren können sowie für sie relevante Vorschläge erhalten. Eine direkte Verknüpfung mit dem Antragsprozess soll möglich sein.

Komponente 2: vollständige digitale Antragstellung und Antragsbearbeitung

Ein digitales Tool soll den gesamten Zuwendungsprozess von Antragstellung bis -bearbeitung abbilden. Dabei sollen Automatisierungspotenziale genutzt werden, um die Arbeit mit Zuwendungen deutlich zu erleichtern.

Komponente 3: modernes Tool zur Datenvisualisierung

Ein Tool zur Datenvisualisierung soll die Auswertung von Daten aus dem Zuwendungsbereich erleichtern. Es schließt den gesamten Zuwendungsprozess mit einer Plattform ab, auf der die für die Veröffentlichung vorgesehenen Daten einsehbar sind. Die Datengrundlage soll somit übersichtlicher, vollständiger und transparenter werden.

Beteiligung

Das Folgeprojekt setzt auf eine enge Beteiligung der zukünftig Nutzenden. Dazu will das Projektteam auf verschiedenen Wegen die Kenntnisse aus der Praxis in die Entwicklung und Entscheidung einbeziehen. Folgende Maßnahmen werden dazu verfolgt:

Usability Tests

Die in Frage kommenden Fachverfahren werden einem umfassenden Usability Test unterzogen. Hierbei werden die Effektivität, Effizienz und Zufriedenstellung von Nutzenden in einer Live-Umgebung getestet und die Ergebnisse anschließend ausgewertet.

Nutzendenbeirat

Der aus Zuwendungsempfangenden und der Verwaltung zusammengesetzte Nutzendenbeirat wird bei verschiedenen Prozessschritten zu Rate gezogen und begleitet sowohl den Auswahl- und Einführungsprozess als auch die kontinuierliche Weiterentwicklung der IT-Lösung

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