Das Teilprojekt 2 „Geschäftsprozessoptimierung“ hatte laut Projektauftrag folgende Ziele zu erfüllen: „Ein Sollprozess in Form einer standardisierten checklistenbasierten Zuwendungssachbearbeitung; insbesondere für die Antragstellung, Antragsprüfung, Mittelbewirtschaftung und Verwendungsnachweisprüfung ist erstellt. Dieser bildet die Grundlage für das Teilprojekt 4 (Digitalisierung).“
Von Initialisierung des Teilprojekts zur Erstellung der Entwurfsprozessmodelle
Um die im Projektauftrag genannten Ziele zu erreichen und einen standardisierten Sollprozess für die Zuwendungssachbearbeitung zur Verfügung zu stellen, wurden in insgesamt sechs Sitzungen die Teilprozesse aufgenommen, die Rechtsgrundlagen analysiert, nach Optimierungspotenzialen gesucht und aus diesen Ergebnissen Modelle geformt.
Geschäftsprozessoptimierung
Nachdem durch die Rückmeldung aus den Verwaltungen die ersten Entwürfe von Prozessen modelliert wurden, konnten zuerst fünf Teilprozesse identifiziert werden. Diese wurden später auf neun erhöht. Eine besondere Hürde stellte die unterschiedliche Arbeitsweise in der Berliner Verwaltung dar. So gibt es z.B. weder einheitliche Antragsformulare noch sind einzelne Bearbeitungsschritte standardisiert.
Rechtsgrundlagen
Bei der Teamarbeit in den Workshops wurden auch immer wieder die Rechtsgrundlagen für die vorzunehmenden Arbeitsschritte in den Vordergrund gestellt. So werden z.B. neben den gesetzlich vorgeschriebenen Unterlagen für einen Zuwendungsantrag auch Unterlagen angefordert, die sich im Laufe der Zeit als sinnvoll für die Bearbeitung der Anträge erwiesen haben, ohne dass es dafür eine Rechtsnorm gibt. Dies aber in jeder Verwaltung in einem anderen Umfang. Als weiteres Beispiel kann hier die unterschiedliche Vorgehensweise bei der kursorischen Verwendungsnachweisprüfung angeführt werden.
Die Herausforderung für dieses Teilprojekt und seine Leitung bei der Modellierung des Prozesses war, neben der Beachtung von Arbeitsschritten basierend auf Rechtsgrundlagen, auch einen gemeinsamen Nenner in der Bearbeitung zu identifizieren und zu dokumentieren. Die Regelungen zu § 23 und 44 LHO sind zum Teil sehr genau ausgeführt und in anderen Bereichen werden sie sehr allgemein gehalten.
Herausforderungen auf dem Weg zum Sollprozess
Bei der Modellierung eines Standardprozesses (bestehend aus verschiedenen Teilprozessen) stellte die heterogene Vorgehensweise in den verschiedenen Berliner Verwaltungen eine Herausforderung dar. Neben den bereits erwähnten unterschiedlichen Standards bei den anzufordernden Unterlagen konnte als Besonderheit auch die sehr ungleiche personelle Ausstattung in den verschiedenen Verwaltungen für den Zuwendungsbereich identifiziert werden. So können z.B. die Aufgaben der Prüfstellen größtenteils nur in den Senatsverwaltungen durch extra dafür vorgesehen Bereiche ausgeführt werden. In den Bezirken reicht die personelle Ausstattung dafür nicht immer aus.
Weiterhin entstehen durch lange Bearbeitungszeiten Rückstände bei der Abarbeitung der Anträge, so zum Beispiel durch Rückfragen zu fehlenden Unterlagen. Dies wirkt sich letztendlich auch auf nachfolgende Teilprozesse und deren Bearbeitung aus.
Nächste Schritte
Die Ergebnisse des Teilprojekts 2 sind durch die Entscheidungsinstanz zur Kenntnis genommen worden. Die Prozessentwürfe werden einerseits an die prozessverantwortliche Stelle zur Weiterentwicklung übergeben. Andererseits, werden die Entwürfe an das Teilprojekt 4 zur Durchführung der Digitalisierung übergeben. Es wurden einige Arbeitsschritte identifiziert, die bei einer Digitalisierung neu bzw. anders gedacht werden können und so zu einer Optimierung der Prozesse führen.