30%-Regel: Ist eine Überschreitung von Ansätzen des Finanzierungsplans möglich und wenn ja, was ist zu tun?

Kurz erklärt

In Nummer 1.2 ANBest-P ist geregelt, in welchen Fällen und in welcher Höhe bei einer Projektförderung Überschreitungen im Finanzierungsplan ohne Mitteilungs- und Genehmigungspflicht möglich sind.

Achtung: Jede Bewilligungsstelle hat die Möglichkeit, im Zuwendungsbescheid eigene Regelungen zu treffen. Verbindlich ist, was in dem Zuwendungsbescheid steht. Auch die Auskünfte der zuständigen Bewilligungsstelle sind verbindlich. Die Empfehlungen auf dieser Seite können von den zuständigen Bewilligungsstellen angepasst werden.

Rechtsgrundlage

Nummer 1.2 ANBest-P

“Alle mit dem Zuwendungszweck zusammenhängenden Einnahmen (insbesondere Zuwendungen, Leistungen Dritter) und der Eigenanteil des Zuwendungsempfängers sind als Deckungsmittel für alle mit dem Zuwendungszweck zusammenhängenden Ausgaben einzusetzen.
Der Finanzierungsplan ist hinsichtlich des Gesamtergebnisses, der Stellenplan (vorgesehene Beschäftigung von Personal) auch hinsichtlich der einzelnen Stellen, verbindlich.

Die Gesamtsumme aller Einzelansätze der Position Personal- oder der Position Sachausgaben eines Projekts darf um bis zu 30 v.H. überschritten werden, soweit die Überschreitung durch entsprechende Einsparungen bei anderen Ausgaben ausgeglichen werden kann. Beruht die Überschreitung auf behördlichen Bedingungen oder Auflagen, sind innerhalb des Gesamtergebnisses des Finanzierungsplans auch weitergehende Abweichungen zulässig.

Die Sätze 2 bis 4 finden bei Festbetragsfinanzierung keine Anwendung.”

Zurück zur Übersicht

Detaillierte Erläuterung

Entstehen im Laufe des Bewilligungszeitraums unerwartete Umstände, die zu einer Minderung oder Erhöhung von Personal- oder Sachausgaben führen, so ist es unter bestimmten Voraussetzungen möglich, Einsparungen in einer dieser beiden Kategorien für gestiegene Ausgaben in derselben oder der jeweils anderen Kategorie einzusetzen.

Solch eine geplante Umschichtung von Ausgaben müssen Zuwendungsempfangende im Regelfall zuvor ihrer Bewilligungsstelle mitteilen und deren Genehmigung abwarten.

Handelt es sich aber um Überschreitungen von Ausgabepositionen des Finanzierungsplans, die eine bestimmte Höhe nicht übersteigen, so können Zuwendungsempfangende Einsparungen, die an anderer Stelle erzielt wurden, auch ohne Mitteilungs- und Genehmigungspflicht für die erhöhten Ausgaben einsetzen, sofern dies im Bewilligungsbescheid nicht ausgenommen ist. Voraussetzung ist, dass auch der veränderte Mitteleinsatz dem Zuwendungszweck dient und die Mittel wirtschaftlich und sparsam eingesetzt werden.

Die Höhe bis zu der dies möglich ist, wird in Nummer 1.2 ANBest-P festgelegt: Überschreitungen um bis zu 30% der Gesamtsumme der Kategorie Personalausgaben oder der Kategorie Sachausgaben sind ohne Mitteilungs- und Genehmigungspflicht gegenüber der Bewilligungsstelle unter der Bedingung möglich, dass die Überschreitung durch entsprechende Einsparungen bei anderen Ausgaben ausgeglichen werden kann.

Als Bezugsgröße für die prozentuale Überschreitung gilt die Gesamtsumme aller Einzelansätze der jeweiligen Kategorie (also aller Einzelansätze der Kategorie Personalausgaben oder aller Einzelansätze der Kategorie Sachausgaben).

Hierzu ein Beispiel:

Die Summe der erhöhten Ausgaben in der Kategorie Sachausgaben (1.380 €) ist niedriger als 30 % der Gesamtsumme dieser Kategorie (2.400 €). Es stehen Einsparungen in der Kategorie Personalausgaben in ausreichender Höhe (sogar 1.400 €) zur Verfügung. Somit muss kein Umwidmungs-/Änderungsantrag gestellt und vorerst kein aktualisierter Finanzierungsplan vorgelegt werden.

ACHTUNG!

Zu beachten ist die Verbindlichkeit:

• des Gesamtergebnisses des Finanzierungsplans gemäß Nr. 1.2 ANBest-P

Auch nach dem Ausgleich von Überschreitungen bei Einzelansätzen des Finanzierungsplans durch Einsparungen bei anderen Ansätzen darf das Gesamtergebnis des Finanzierungsplans nicht ohne Genehmigung durch die Bewilligungsstelle höher sein als im Bescheid festgelegt. (Änderungen der Finanzierung gemäß Nr. 2.3 ANBest-P/I sind davon ausgenommen.)

Werden weniger Mittel ausgegeben als von der Bewilligungsstelle ausgezahlt wurden, so müssen diese gemäß Nummer 8 ANBest-P erstattet werden.

• des Stellenplans (vorgesehene Beschäftigung von Personal) auch hinsichtlich der einzelnen Stellen

Die Verbindlichkeit des Stellenplans bezieht sich auf:

• die Anzahl der Stellen
• die jeweiligen Entgeltgruppen (Bewertung und Eingruppierung)

Gibt es also Einsparungen bei den Sachausgaben, so können diese ohne Einschränkungen innerhalb der Kategorie Sachausgaben eingesetzt werden. In der Kategorie Personalausgaben können sie jedoch nur eingesetzt werden, wenn dadurch weder die Anzahl der Stellen noch deren Wertigkeit verändert wird.

Mitteilungs- und genehmigungspflichtig sind immer:

• Änderungen der Stellenbewertung und Eingruppierung von Bestandspersonal
• Neueinstellungen

In unvorhergesehenen Einzelfällen können Mehrausgaben bei den Personalausgaben, die aus den folgenden Änderungen resultieren, grundsätzlich ohne Änderungsbescheid gedeckt werden, sofern ihnen entsprechende Einsparungen gegenüberstehen:

• entgeltgruppengleicher Wechsel von bisher bereits im Projekt beschäftigten Personen (keine Neueinstellungen)
• Änderungen des Beschäftigungszeitraums
• Änderungen des Beschäftigungsumfangs
• Erhöhung von Beiträgen zur Kranken-/Pflegeversicherung
• Tarifanpassungen und Tarifsteigerungen, die unter Beachtung des Besserstellungsverbots zulässig sind, z.B. Änderung der Erfahrungsstufe (vgl. Nummer 1.3 ANBest-P).

Die Inanspruchnahme dieser Vereinfachungen muss dem Ziel der Erreichung des Zuwendungszwecks dienen und den wirtschaftlichen und sparsamen Umgang mit den zur Verfügung gestellten Mitteln unterstützen.

Fragen und Antworten

• Muss sich jede Bewilligungsstelle an diese Regelungen halten?

  Nein, jede Bewilligungsstelle hat die Möglichkeit, im Bewilligungsbescheid eigene Regelungen zu treffen. Diese sind für die Zuwendungsempfangenden verbindlich.

• Gibt es die Möglichkeit einer prozentualen Überschreitung der jeweiligen Gesamtsummen um mehr als 30%, wenn die Überschreitung durch entsprechende Einsparungen bei anderen Ausgaben ausgeglichen werden kann?

  Ja, die Bewilligungsstelle darf bei Projektförderung im Einzelfall eine prozentuale Überschreitung der Gesamtsumme der Position Personal- oder der Position Sachausgaben des Finanzierungsplanes um mehr als 30 v.H. zulassen, soweit die Überschreitung durch entsprechende Einsparungen bei anderen Ausgaben ausgeglichen werden kann. (Nr. 5.1.4 AV zu § 44 LHO)

• Was ist für Zuwendungsempfangende zu tun, wenn ungeplant neue Ausgabepositionen bei den Sachmitteln auftauchen?

  Auch wenn entsprechende Einsparungen vorhanden sind, müssen neue Positionen von der Bewilligungsstelle genehmigt werden.

• Ist die Nutzung der 30 %-Regelung verbunden mit einer verpflichtenden Aktualisierung des Finanzierungsplans?

  Nein, unter den beschriebenen Bedingungen muss der geänderte Finanzierungsplan nicht direkt eingereicht werden. Spätestens zusammen mit dem Verwendungsnachweis muss der aktualisierte Finanzierungsplan vorgelegt werden.

• Was ist für Zuwendungsempfangende zu tun, wenn eine unerwartete Ausgabe für die Neuanschaffung eines defekten Gerätes zu leisten ist, aber keine Einsparungen vorhanden sind?

  In diesem Fall erteilt die Bewilligungsstelle Auskunft darüber, ob und ggfs. wie eine (anteilige) Kostenübernahme nach Antragstellung möglich ist.

• Muss der Bewilligungsstelle mitgeteilt werden, wenn eine im Finanzierungsplan enthaltene Ausgabeposition bei den Sachmitteln komplett entfällt?

  Entscheidend ist, dass durch den Wegfall der Ausgabeposition die Erreichung des Zuwendungszwecks nicht erschwert oder sogar gefährdet wird. Ist dies nicht der Fall, so ist eine Mitteilung nicht erforderlich.

• Können Mehrausgaben für Neueinstellungen von Personal ohne Änderungsbescheid aus Einsparungen finanziert werden?

  Nein. Neueinstellungen sind immer mitteilungs- und genehmigungspflichtig.

Zurück zur Übersicht