Vergabe von Aufträgen (einschl. freiberuflicher Leistungen)

Kurz erklärt

In Nummer 3 ANBest-P/I wird das Verfahren bei der Vergabe von Aufträgen festgelegt. Dabei gibt es vier Auftragswertgrenzen, die sich am geschätzten Auftragswert orientieren.

Achtung: Jede Bewilligungsstelle hat die Möglichkeit, im Zuwendungsbescheid eigene Regelungen zu treffen. Verbindlich ist, was in dem Zuwendungsbescheid steht. Auch die Auskünfte der zuständigen Bewilligungsstelle sind verbindlich. Die Empfehlungen auf dieser Seite können von den zuständigen Bewilligungsstellen angepasst werden.

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Rechtsgrundlage

Nummer 3 ANBest-P/I:

Vergabe von Aufträgen

„3.1 Bei einem geschätzten Auftragswert von bis zu 500 Euro (ohne Umsatzsteuer) kann ein Direktauftrag unter Berücksichtigung der Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit ohne formlosen Preisvergleich vergeben werden. Das Ergebnis ist aktenkundig zu machen.

3.2 Bei einem geschätzten Auftragswert von über 500 Euro bis zu 5.000 Euro (ohne Umsatzsteuer) kann ein Direktauftrag unter Berücksichtigung der Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit mit formlosem Preisvergleich vergeben werden. Das Ergebnis des formlosen Preisvergleichs ist aktenkundig zu machen.

3.3 Bei einem geschätzten Auftragswert von über 5.000 Euro bis zu 100.000 Euro (ohne Umsatzsteuer) sind mindestens drei Unternehmen zur Angebotsabgabe aufzufordern. Abweichungen hiervon sind zu begründen. Verfahren, Auswahlgründe und Ergebnisse sind aktenkundig zu machen. Aufträge sind nur an fachkundige und leistungsfähige (geeignete) Unternehmen zu vergeben, die nicht in entsprechender Anwendung der §§ 123, 124 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) vom Wettbewerb ausgeschlossen worden sind. Die wettbewerblichen Grundsätze von Transparenz, Wirtschaftlichkeit, Verhältnismäßigkeit und Gleichbehandlung sind zu wahren. Es ist darauf zu achten, dass der Bieterkreis regelmäßig gewechselt und dadurch anderen Bewerbern die Möglichkeit zur Angebotsabgabe eingeräumt wird. Die Gründe für eine wiederholte Angebotseinholung bei denselben Bietern sind aktenkundig zu machen.

3.4 Bei einem geschätzten Auftragswert von mehr als 100.000 Euro (ohne Umsatzsteuer) ist

3.4.1 bei Bauleistungen die Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen Teil A, Abschnitt 1 (VOB/A) anzuwenden. Die Pflicht zur Anwendung der VOB/A – Abschnitt 1 – besteht nicht für § 5 (Aufteilung nach Losen). Die Pflicht zur Anwendung von § 11 Abs. 1 (elektronische Kommunikation) VOB/A – Abschnitt 1 – besteht erst ab einem geschätzten Auftragswert von 200.000 Euro (ohne Umsatzsteuer). Bei der Vergabe von Bauleistungen (ausgenommen Architekten- und Ingenieurleistungen) kann abweichend von § 3a Abs. 2 Nr. 1 VOB/A – Abschnitt 1 – bei einem geschätzten Auftragswert von bis zu 500.000 Euro (ohne Umsatzsteuer) eine Beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb durchgeführt werden. Für Baumaßnahmen ist ein Bautagebuch zu führen. Beginn und Ende der Baumaßnahme sind der im Zuwendungsbescheid bezeichneten Senatsverwaltung mitzuteilen.

3.4.2 bei Liefer- und Dienstleistungsaufträgen (ausgenommen freiberufliche Leistungen) die Verfahrensordnung für die Vergabe öffentlicher Liefer- und Dienstleistungsaufträge unterhalb der EU-Schwellenwerte (Unterschwellenvergabeordnung – UVgO) anzuwenden. Die Pflicht zur Anwendung der UVgO besteht nicht für die Vorschriften § 22 (Aufteilung nach Losen) und § 28 Abs. 1 S. 3 (Veröffentlichung von Auftragsbekanntmachungen). Die Pflicht zur Anwendung von § 38 Abs. 2 bis 4 (Form und Übermittlung der Teilnahmeanträge und Angebote) UVgO besteht erst ab einem geschätzten Auftragswert von 200.000 Euro (ohne Umsatzsteuer).

3.5 Freiberufliche Leistungen sind im Rahmen von § 50 UVgO zu vergeben. Darüber hinaus sind §§ 2 bis 6 UVgO zwingend anzuwenden. Die übrigen Normen der UVgO gelten nicht.

3.6 Verpflichtungen des Zuwendungsempfängers gemäß §§ 98 ff. Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) bei der Vergabe öffentlicher Aufträge sowie Konzessionen, deren geschätzter Auftragswert ohne Umsatzsteuer die durch § 106 GWB in Bezug genommenen Schwellenwerte erreicht oder überschreitet, richten sich nach Teil 4 des GWB.

3.7 Vergabeverfahren im Rahmen der Daseinsvorsorge gemäß SGB richten sich nach den entsprechenden Bestimmungen des SGB.

3.8 Der Zuwendungsempfänger ist verpflichtet, unverzüglich die zuständige Kartellbehörde zu unterrichten, wenn sich Anhaltspunkte für wettbewerbsbeschränkende Absprachen unter den Bietern ergeben. Beim Nachweis wettbewerbsbeschränkender Absprachen sind, insbesondere bei ausgeschriebenen Bauleistungen, zivilrechtliche Ansprüche zu verfolgen und ggf. Strafanzeige zu erstatten.“

Detaillierte Erläuterung

Die Anwendung des öffentlichen Auftragswesens kann kompliziert sein. Deshalb gibt es vier verschiedene Auftragswertgrenzen, an denen sich die jeweils anzuwendende Vergaberegel orientiert. Grundlage ist der geschätzte Auftragswert (ohne Umsatzsteuer).

Für jede Auftragsvergabe – egal in welcher Höhe – gelten die Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit. Deren Einhaltung und die nachvollziehbare Notwendigkeit jeder Ausgabe für die Erreichung des Zuwendungszwecks sind die entscheidenden Kriterien bei der Überprüfung der Ausgaben durch die Verwaltung.

Ist also ein Auftrag im Wert von bis zu 500,00 € (ohne Umsatzsteuer) zu vergeben, so kann dies ohne nachgewiesenen Preisvergleich erfolgen. Schon die Kaufbelege reichen zur Nachweispflicht aus.

Liegt der geschätzte Auftragswert bei 500,01 € bis 5.000,00 € (ohne Umsatzsteuer), so genügt neben dem Kaufbeleg ein formloser Preisvergleich mehrerer Anschaffungsoptionen, aus dem die Kauf- oder Anbieterentscheidung nachvollziehbar hervorgeht (bspw. über ein Online Vergleichsportal).

Bei Vergaben mit einem geschätzten Auftragswert von 5.000,01 € bis 100.000,00 € (ohne Umsatzsteuer) sind mindestens drei geeignete Dienstleistende/Unternehmen zur Angebotsabgabe aufzufordern. Die daraus folgende Auswahl des Angebots muss nach den Grundsätzen der Transparenz, Wirtschaftlichkeit, Verhältnismäßigkeit und Gleichbehandlung erfolgen. Dies beinhaltet u.a. das regelmäßige Wechseln des Bieterkreises. Sollten Gründe dafür vorliegen, einen Auftrag mehrmals hintereinander an dieselben Bietenden zu vergeben, so ist dies schriftlich zu begründen.
In jedem Fall soll die getroffene Auswahl für eine/n Bietende/n nachvollziehbar dokumentiert werden.

Erst für Vergaben mit einem geschätzten Auftragswert von mehr als 100.000 € (ohne Umsatzsteuer) gilt die Pflicht zur Anwendung der vergaberechtlichen Bestimmungen des öffentlichen Vergaberechts.

Fragen und Antworten

• Wonach richtet sich die anzuwendende Vergaberegel für Zuwendungsempfangende?

  Entscheidend ist der geschätzte Auftragswert (ohne Umsatzsteuer).

• Welche Auftragswertgrenzen gibt es?

  1. Auftragswert bis 500,00 € (ohne Umsatzsteuer)
  2. Auftragswert von 500,01 € bis 5.000,00 € (ohne Umsatzsteuer)
  3. Auftragswert von 5.000,01 € bis 100.000,00 € (ohne Umsatzsteuer)
  4. Auftragswert von 100.000,01 und höher (ohne Umsatzsteuer)

• Wie ist die Definition von „geschätzter Auftragswert" gemeint: Wert einer Vergabe oder der Wert aller Vergaben?

  Gehören Ausgaben inhaltlich untrennbar zusammen, so gelten Sie als eine einzige Vergabe. Handelt es sich dagegen um Ausgaben zu ganz verschiedenen Bestandteilen eines Gesamtprojekts, so gilt der geschätzte Auftragswert jeder einzelnen Ausgabe für die Ermittlung der Auftragswertgrenze.

  Beispiel: Kosten einer Klassenfahrt. Hier könnte die Personenbeförderung unabhängig von der Unterkunft vergeben werden; die Unterkunft aber im Regelfall nicht unabhängig vom Caterer.

• Reicht es, bei Vergaben ab 5000,01 € bis 100.000 € drei Unternehmen aufzufordern, ein Angebot abzugeben, auch wenn daraufhin vielleicht nur ein oder zwei Angebote eingereicht werden?

  Ja. Zuwendungsempfangende sind nur dazu verpflichtet, mindestens drei Unternehmen/Anbietende, bei denen eine Wahrscheinlichkeit auf die Abgabe eines wirtschaftlichen und sparsamen Angebots besteht, dazu aufzufordern. Die Aufforderung zur Angebotsabgabe muss dokumentiert sein.

• In vielen Bereichen ist es nicht wirtschaftlich, die Anbietenden regelmäßig zu wechseln. Was ist dann zu tun?

  In diesem Fall können Zuwendungsempfangende gegenüber ihrer Bewilligungsstelle schriftlich begründen, warum ein regelmäßiger Wechsel nicht den Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit entspricht. Die Entscheidung der Bewilligungsstelle ist abzuwarten.

• Gelten die Vergaberegeln der Nr. 3 ANBest-P/I auch für Honorarleistungen oder nur für Sachkosten?

  Bei Aufträgen bis zu einem geschätzten Wert von 100.000,00 € (ohne Umsatzsteuer) gelten die Nummern 3.1 bis 3.3 der ANBest-P, da diese für alle Auftragsarten – somit auch einschließlich der freiberuflichen Leistungen – anzuwenden sind. Bei Überschreitung der Auftragswertgrenze von 100.000,00 € (ohne Umsatzsteuer) sind freiberufliche Leistungen nach Nummer 3.5 ANBest-P im Rahmen von § 50 UVgO zu vergeben.

• Gelten für Zuwendungsempfangende die Regelungen des §55 LHO (Öffentliche Ausschreibungen, Verträge) oder die der Nr. 3 ANBest-P/I ?

  Für Vergaben aus Mitteln, die Zuwendungsempfangende von einer Verwaltung des Landes Berlin erhalten haben, gilt Nummer 3 ANBest-P/I.

Nützliche Hinweise

• Checkliste zur Auftragsvergabe

  Checkliste zum Download

  PDF-Dokument (281.2 kB)

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