Verwaltungsprozesse gestalten

Ein immer besserer Bürgerservice für Berlin. Das ist das Ziel der gesamtstädtischen Verwaltungssteuerung. Diese Maßnahme soll die Qualität der Dienstleistungen in der Berliner Verwaltung erhöhen. Gemeinsam mit verschiedenen Bereichen werden Ideen und Verfahren entwickelt, um die Zusammenarbeit zwischen der Verwaltung und den Bürgerinnen und Bürgern zu optimieren. Auch die Zusammenarbeit der Mitarbeitenden in der Verwaltung wird verbessert.

Wichtige Werkzeuge dafür sind Zielvereinbarungen, das Geschäftsprozessmanagement und eine datenbasierte Steuerung der Verwaltung. Führungskräfte und Mitarbeitende erhalten attraktive Rahmenbedingungen, die sie dazu anregen sollen, diese Werkzeuge zu nutzen. Außerdem ist es wichtig, eine Anerkennungskultur in der Verwaltung zu fördern. Eine Anerkennungskultur bezeichnet ein Arbeitsumfeld, in dem die Leistungen, Beiträge und das Engagement von Mitarbeitenden wertgeschätzt und anerkannt werden. Diese Kultur fördert ein positives Miteinander und motiviert die Mitarbeitenden, sich aktiv einzubringen.

Gesamtstädtische Zielvereinbarungen

Egal ob es um Bürgerämter, Schulreinigung oder Öffentliche Bibliotheken geht: Um Berlin zu gestalten, braucht es eine leistungsfähige Verwaltung. Daran arbeiten Senat und Bezirke gemeinsam.

Grundvoraussetzung für gute Leistungen sind gemeinsam geteilte Ziele und Verabredungen über die Umsetzung. Hier kommen gesamtstädtische Zielvereinbarungen (§ 19 LOG BE) ins Spiel: Sie halten für Organisationseinheiten aller Verwaltungsebenen in einem Politikfeld verbindliche Ziele fest. Nach außen werden konkrete Leistungsversprechen und vergleichbare Standards erarbeitet, nach innen klare Verantwortlichkeiten und Prozesse, erforderliche Ressourcen und Datentransparenz verabredet.

Die Zielerreichung wird auf Grundlage einvernehmlicher Daten gemessen. Zielvereinbarungen sind damit ein bedeutender Schritt hin zu einer evidenzbasierten Verwaltungssteuerung.

Maßgebliche Erkenntnisse zu Wirkung und Wirksamkeit Gesamtstädtischer Zielvereinbarungen für Bürgerinnen und Bürger, die Wirtschaft, aber auch für die Berliner Verwaltung sind im unten stehenden Flyer zusammengefasst.

Senat und Rat der Bürgermeister haben mit der „Politischen Erklärung“ bekräftigt, bei gesamtstädtischen Themen künftig noch stärker politikfeldbezogen zusammenzuarbeiten.

In 14 wichtigen Themenfeldern wurde die Erarbeitung und Umsetzung fachlicher Zielvereinbarungen vereinbart. In der aktuellen Legislaturperiode sind die Themenfelder neu justiert worden.

Themenfelder

• Jugend und Familie

  „Familienfreundliche Stadt“: Leistungsangebot und Qualität der Familienservicebüros vereinheitlichen und stärken.

  Zielvereinbarung Familienservicebüros

• Bürgernahe Verwaltung – Bürgerämter

  „Bürgernahe Verwaltung stärken“: Verwaltungsdienstleistungen werden den Berlinerinnen und Berlinern bürgernah, serviceorientiert und zeitnah angeboten.

  Zielvereinbarung Bürgerämter (PDF, 843 KB).

• Schule

  „Auf dem Weg zu sauberen Schulen – Qualitätsverbesserung Schulreinigung“: Die Rahmenbedingungen für das Lernen werden verbessert. Es erfolgt eine hochwertige Schulreinigung für alle Berliner Schulen.

  Zielvereinbarung Qualitätsverbesserung Schulreinigung

• Sauberkeit und Ordnung im öffentlichen Raum

  „Müllverschmutzung im öffentlichen Raum reduzieren“: Die Rahmenbedingungen zur Reduzierung der Müllverschmutzung im öffentlichen Raum werden verbessert.

  Zielvereinbarung Sauberkeit und Ordnung im öffentlichen Raum

• Öffentliche Bibliotheken

  „Bibliotheken als Dritte Orte stadtweit stärken“: Bibliotheken als Säule in der bezirklichen Kulturarbeit mit dezentralen und niedrigschwelligen Kulturangeboten in der ganzen Stadt stärken.

  Zielvereinbarung Öffentliche Bibliotheken

• Ökologische Stadt

  „Erholungswert und Nutzbarkeit öffentlicher Grünanlagen unter Berücksichtigung naturschutzfachlicher Belange verbessern“: Der Pflegezustand der öffentlichen Grünanlagen wird durch ein effektives, digitalisiertes Grünflächenmanagement nachhaltig verbessert. Im Mittelpunkt stehen dabei die drei wesentlichen Zweckbestimmungen öffentlicher Grünanlagen „Erholung der Bevölkerung“, „Bedeutung für die Umwelt“ und „Bedeutung für das Stadtbild“.

• Ökologische Stadt

  „Bestand an Straßenbäumen langfristig stabilisieren“: Der Bestand an Straßenbäumen wird durch regelmäßige Kontrolle, nachhaltige Pflege und kontinuierliche Nachpflanzung an geeigneten Standorten langfristig stabilisiert.

  Zielvereinbarung Stabilisierung des Bestandes an Straßenbäumen in bezirklicher Verwaltung

• Soziale Stadt – Hilfe für Menschen in Wohnungsnot

  „Menschen in Wohnungsnot individuell vor Ort helfen“: Senat und Bezirke sichern und entwickeln die Fachstellen Soziale Wohnhilfen der Bezirksämter weiter. Die Fachstellen Soziale Wohnhilfen bieten in allen Bezirken individuelle Unterstützung unverzüglich und aus einer Hand in definierter Qualität, um nach Möglichkeit Wohnraum zu
  erhalten oder (wieder) zu erlangen.

  Zielvereinbarung Soziale Stadt

• Sportämter

  „Effiziente Sportstättennutzung“: Die Vergabe und Auflistung von Sportstätten erfolgt berlinweit einheitlich, transparent und
  digital.

• Beschleunigung der Genehmigungsverfahren zum Glasfaserausbau

  „Glasfaserausbau voranbringen“: Zur effizienteren Bearbeitung der Anträge im Rahmen des Glasfaserausbaus vereinheitlichen
  und beschleunigen die Bezirke ihre Genehmigungspraxis. Die Anträge sollen in der Regel innerhalb eines zu vereinbarenden
  Zeitraums bearbeitet werden.

  Zielvereinbarung Glasfaserausbau

• Freiwilligenagenturen

  „Freiwilligenagenturen weiterentwickeln“: Die Freiwilligenagenturen werden entsprechend der Handlungsempfehlung aus der Berliner
  Engagementstrategie 2020-2025 weiterentwickelt.

  Zielvereinbarung Freiwilligenagenturen

• Ordnungsämter

  „Lebenswerten öffentlichen Raum stärken“: Es wird ein landesweit hohes Niveau bei der Überwachung des ruhenden Verkehrs, beim Verbraucherschutz und der Ordnung im öffentlichen Raum angestrebt.

• Bürgernahe Verwaltung – Standesämter

  „Standesämter weiterentwickeln“: Ziele sind die zeitnahe Ausstellung von Urkunden sowie die digitalisierte Beantragung von standesamtlichen Leistungen.

• Wahlen und Abstimmungen

  „Wahlorganisation stärken“: Die verwaltungsseitigen Bedingungen für eine ordnungsgemäße Wahl- und Abstimmungsorganisation im Land Berlin werden sichergestellt. Die unabhängigen Wahlorgane werden bei ihrer Arbeit bestmöglich unterstützt.

  Zielvereinbarung Wahlen und Abstimmungen

• Flyer Gesamtstädtische Zielvereinbarungen

  PDF-Dokument (444.8 kB) - Stand: 12.2025

• Politische Erklärung ohne Anlage

  PDF-Dokument (117.5 kB) - Stand: 09.2023

Geschäftsprozessmanagement

Zeit und Geld sparen und gleichzeitig den Service für die Bürgerinnen und Bürger schnell verbessern? Das ist das Ziel des Geschäftsprozessmanagements (GPM). Daher stellt das Team der Geschäftsprozessoptimierung zunächst einige zentrale Fragen in den Mittelpunkt: Wer macht was, wann, wie, womit und zu welchem Zweck in der Verwaltung? Wie können die einzelnen Arbeitsschritte zum Beispiel bei Anträgen besser gestaltet werden?

Die Verbesserung von Verwaltungsabläufen ist eine wichtige Voraussetzung für die erfolgreiche Digitalisierung. Dabei geht es nicht nur um die Zusammenarbeit zwischen den Berliner Behörden. Es geht auch um Kooperationen mit anderen Bundesländern oder dem Bund. Ein einheitliches IT-System verbindet die verschiedenen Organisationen und Abteilungen. Die Standardisierung der technischen Abläufe legt fest, wer wann für welche Arbeitsschritte verantwortlich ist. Um die Verwaltung zukunftsfähig zu gestalten, bleibt es nicht bei einer einmaligen Bestandsaufnahme. Das Berliner E-Government-Gesetz macht Prozessoptimierung zu einer wichtigen, dauerhaften Aufgabe.

Die Digitalisierung einer Verwaltungsleistung setzt immer eine erfolgreiche Geschäftsprozessoptimierung voraus. Erfolgreiches Geschäftsprozessmanagement bedeutet, über gewohnte Ebenen und Hierarchien hinauszudenken. Das gelingt, wenn alle Beteiligten zusammenarbeiten.

Die jeweiligen Senatsverwaltungen setzen den Rahmen nicht nur bei der Geschäftsprozessoptimierung. Sie tun dies auch bei der Entwicklung der IKT-Fachverfahren und rechtlichen Rahmenbedingungen. Dabei beziehen sie das praktische Wissen der Behörden vor Ort ein. Alle Beteiligten arbeiten hierbei auf Augenhöhe zusammen.

Das Team der gesamtstädtischen Geschäftsprozessoptimierung bietet den Verantwortlichen in den Berliner Behörden viele Hilfsmittel an. Dazu gehören:

• Entwicklung eines einheitlichen Verfahrens für Projekte im Geschäftsprozessmanagement
• Leitfäden und Arbeitshilfen für die praktische Arbeit
• einheitliche Software
• Schulungen für Mitarbeitende

Modellierungssoftware

Es wird eine spezielle Software bereitgestellt, um die Abläufe in der Verwaltung zu erfassen. Diese Modellierungssoftware ermöglicht es, Informationen über Prozesse in ganz Berlin auszutauschen. Die Geschäftsprozesse werden mit der Modellierungssprache BPMN 2.0 erfasst, also beschrieben, analysiert, bewertet, dokumentiert und geteilt. Diese Prozessmodelle dienen als Grundlage für die spätere Digitalisierung der jeweiligen Verwaltungsleistungen.

Aufteilung nach Politikfeldern

Die Aufgaben der öffentlichen Verwaltung betreffen viele Bereiche des Lebens. Deshalb werden Beratungen zu Prozessen und Projekten strukturiert und nach Zuständigkeiten aufgeteilt. Das gesamtstädtische Geschäftsprozessmanagement (GPM) organisiert sich in Partnerschaften zwischen der Hauptverwaltung und den Bezirksverwaltungen.

Ein Beispiel: Das Thema „Bürgerdienste“ wird von der Senatsverwaltung für Inneres und Sport geleitet und von der GPM-Beratung betreut. Dabei erhält sie Unterstützung vom Bezirksamt Steglitz-Zehlendorf und dem Landesamt für Bürger- und Ordnungsangelegenheiten.

Kooperationen

Geschäftsprozessmanagement (GPM) ist natürlich nicht nur in Berlin ein Thema. Auch weit über die Landesgrenzen hinaus entstehen potenziell nachnutzbare Lösungen. So ist es für einen schnellen Fortschritt wichtig, sich mit anderen Einheiten auszutauschen und gegenseitig zu unterstützen. Berlin kooperiert schon seit einiger Zeit erfolgreich mit den unten aufgeführten Partnern.

• Land Mecklenburg-Vorpommern
  Das Land MV betreut im Rahmen des Föderalen Informationsmanagement (FIM) den Baustein Prozesse. Wir arbeiten eng am Aufbau von GPM-Strukturen und Methoden zusammen. Webseite Digitales MV

• Freistaat Sachsen
  Die Staatskanzlei des Freistaates Sachsen ist seit vielen Jahren sehr aktiv auf dem Gebiet GPM und beide Länder tauschen sich die verschiedenen Erfahrungen zwischen einem Flächenland und einem Stadtstaat auf diesem Gebiet aus. Webseite Digitales Sachsen

• Land Brandenburg
  Mit dem Nachbarland Brandenburg gibt es nicht nur Kooperationen auf fachlicher Ebene sondern auch auf dem Gebiet Einführung der FIM-Methodik herrscht ein reger Austausch. Webseite Digitales Brandenburg

• Kommunale Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (KGSt)
  Ansprechpartner für Empfehlungen, Konzepte und Lösungen zu aktuellen und relevanten Fragen des kommunalen Managements der Prozessoptimierung und des Prozessmanagements. Webseite KGSt

• Bundesverwaltungsamt (BVA)
  Das Bundesverwaltungsamt stellt mit dem Kompetenzzentrum Prozessmanagement einen weiteren wichtigen Partner für das Berliner Geschäftsprozessmanagement. Webseite Bundesverwaltungsamt

Berliner Verwaltungspreis

In der Berliner Verwaltung setzen sich die Mitarbeitenden mit viel Engagement ein. Sie bringen neue Ideen für den Wandel zu einer modernen und innovativen Verwaltung ein. Diese kreativen Ideen und Projekte sind es wert, vorgestellt und ausgezeichnet zu werden. Deswegen wird jährlich der Berliner Verwaltungspreis verliehen.

• Webseite Berliner Verwaltungspreis mit Informationen zu den Preisträgerinnen und Preisträgern

D:ASH

D:ASH ist ein Übersichtsportal des Bereichs der Gesamtstädtischen Verwaltungssteuerung. D:ASH steht für “Daten: Analysieren, Steuern, Handeln”. Auf diesem Portal finden sich wichtige Daten, die für die Verwaltung relevant sind. Die grafisch aufbereiteten Informationen helfen den einzelnen Verwaltungsbereichen dabei, ihre Aufgaben besser zu erfüllen. Sie können damit ihre Ziele überprüfen und Zusammenhänge erkennen und erklären.

• Webseite D:ASH

Team

Zum Team der „Gesamtstädtischen Verwaltungssteuerung“ gehören:
Frau Klare, Herr Stache, Frau Mahlow, Herr Graf, Frau Frömming-Gottschling, Frau Wegmann, Herr Hofmann, Frau Witschel und Herr Petau. Zusammengehalten wird das gesamte Referat von Frau Stapf-Finé.

Immer wieder dürfen wir uns zudem über die Unterstützung weiterer Kolleginnen und Kollegen freuen, die eine Praktikums-, Hospitations- oder anderweitige Station in ihrem Berufsleben bei uns absolvieren.