Datenschutzerklärung Mitarbeitende, Auszubildende, Referendare

Hinweis zur Verarbeitung personenbezogener Daten von Mitarbeitenden aller Laufbahnen und Besoldungs- und Vergütungsgruppen, Auszubildenden (einschließl. Referendarinnen und Referendaren im juristischen Vorbereitungsdienst), Praktikantinnen und Praktikanten sowie Bewerberinnen und Bewerbern durch das Amtsgericht Mitte

(Informationen nach Art. 13 und 14 der Datenschutz-Grundverordnung)

Das Amtsgericht Mitte als personalaktenführende Stelle verarbeitet personenbezogene Daten von Mitarbeitenden, Auszubildenden und von Bewerberinnen und Bewerbern. Ich nehme den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ernst und möchten Ihnen mit dieser Datenschutzerklärung einen Überblick darüber geben, an wen Sie sich zur Geltendmachung Ihrer Rechte oder bei Fragen zum Datenschutz wenden können, welche Art von Daten zu welchem Zweck erhoben und wie sie verwendet werden und welche Rechte Ihnen gegenüber dem Amtsgericht Mitte nach dem Datenschutzrecht zustehen.

Die in diesen Hinweisen bezeichneten Gesetze können Sie im Internet in der jeweils geltenden Fassung abrufen:

1. Wer ist für die Datenverarbeitung beim Amtsgericht Mitte verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?

a) Verantwortliche Stelle

Ihre personenbezogenen Daten werden durch das Amtsgericht Mitte, Littenstraße 12-17, 10179 Berlin, Tel: (030) 9023-0, verarbeitet.

b) Ihr Ansprechpartner bei Fragen zum Datenschutz: die/der behördliche Datenschutzbeauftragte

Die Kontaktdaten der/des Datenschutzbeauftragten des Amtsgerichts Mitte lauten:
Die Präsidentin des Amtsgerichts Mitte
- Der Datenschutzbeauftragte -
Littenstraße 12-17
10179 Berlin
Diese Person ist ausschließlich für datenschutzrechtliche Fragestellungen zuständig. Sie kann Ihnen keinerlei Auskunft zum Inhalt der über Sie geführten Personalakten geben.

2. Aus welchen Quellen stammen Ihre personenbezogenen Daten?

Ich verarbeite personenbezogene Daten, die ich von Ihnen im Rahmen des Bewerbungs-, Auswahl- und Einstellungsverfahrens oder während des Ausbildungs- oder Beschäftigungsverhältnisses bzw. für die Wahrnehmung eines Ausbildungsabschnitts erhalte. Zudem verarbeite ich – soweit erforderlich – personenbezogene Daten, die ich auf gesetzlicher Grundlage oder mit Ihrer Einwilligung bei anderen Stellen oder Dritten erhebe oder von diesen erhalte (z.B. amtsärztliche Stellungnahmen, Anordnung über die Mitteilungen in Strafsachen, Akten im Bewerberverfahren um Aufnahme in den juristischen Vorbereitungsdienst, Bundeszentralregisterauszug, Beurteilungen). Die Verarbeitung kann auch besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 Abs. 1 der Verordnung (EU) 2016/679 (EU-Datenschutz-Grundverordnung – EU DSGVO) umfassen.

3. Aufgrund welcher Rechtsgrundlagen und zu welchem Zweck verarbeiten wir Ihre Daten?

Ich verarbeite personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen der EU-DSGVO, dem Berliner Datenschutzgesetz, den weiteren einschlägigen Gesetzen (beispielsweise Berliner Richtergesetz – RiGBln, Beamtenstatusgesetz – BeamtStG, Landesbeamtengesetz-LBG, Berliner Justizausbildungsgesetz – JAG) sowie der auf Grundlage dieser Gesetze erlassenen Verordnungen und Ausführungsvorschriften und hinsichtlich der Mitarbeitenden in einem Angestelltenverhältnis auf Basis der im Amtsgericht Mitte angewendeten Tarifverträge (TV-L). Die Verwendung Ihrer Personalaktendaten erfolgt zur Begründung, Durchführung oder Beendigung des Ausbildungs- oder Beschäftigungsverhältnisses, zur Wahrnehmung eines Ausbildungsabschnitts, zum Zweck der Durchführung eines Auswahl- oder Einstellungsverfahrens und zum Zwecke der Personalverwaltung und der Personalwirtschaft. Anderen Zwecken kann sie nur dienen, wenn Sie gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchst. a EU-DSGVO Ihre Einwilligung dazu gegeben haben (z. B. bei Übersendung von Personalakten im Rahmen von Interessenbekundungs- oder Bewerbungsverfahren auf Anforderung an andere Behörden). Besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 Abs. 1 EU-DSGVO (wie z. B. Gesundheitsdaten) werden von mir auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 Buchst. a, b, c, e, h EU-DSGVO verarbeitet (z. B. Erfassung der Schwerbehinderung wegen Zusatzurlaubs, Prüfung der Einstellungsvoraussetzungen in den juristischen Vorbereitungsdienst gemäß § 20 Abs. 2 Ziffer 1 JAO).

4. Wem gegenüber werden Ihre personenbezogenen Daten offengelegt?

Das Amtsgericht Mitte legt Ihre personenbezogenen Daten seinen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowie Dritten gegenüber nur auf Grundlage gesetzlicher Vorschriften offen oder wenn eine ausdrückliche Einwilligung Ihrerseits vorliegt.

a) Innerhalb der Justiz erhalten diejenigen Personen Zugang zu Ihren Daten, die mit der Bearbeitung von Personaleinzelangelegenheiten im Rahmen der Personalverwaltung befasst sind.

b) Zu Ausbildungszwecken erhalten darüber hinaus Ausbilderinnen und Ausbilder, sowie im juristischen Vorbereitungsdienst die Rechtsanwaltskammer Berlin die Namen der Teilnehmer/innen der Arbeitsgemeinschaften und Fortbildungsveranstaltungen mitgeteilt.

c) Um die Wahrnehmung Ihrer Interessen zu gewährleisten, erhalten Gremienvertreter (z. B. Personalrat, Frauenvertretung, Schwerbehindertenvertretung) Ihre Personalaktendaten.

d) Im juristischen Vorbereitungsdienst werden dem Gemeinsamen Juristischen Prüfungsamt der Länder Berlin und Brandenburg die Namen der Referendarinnen und Referendare weitergegeben, die für die nächste Prüfungskampagne vorgestellt werden.

e) An Stellen außerhalb der Justiz übermitteln wir Personalaktendaten nur
zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten (z. B. gegenüber Sozialversicherungsträgern im Zusammenhang mit der Abführung von Sozialversicherungsbeiträgen, gegenüber dem Betriebsstättenfinanzamt) oder mit Ihrer Einwilligung.

f) Die von der Justizverwaltung im Rahmen des Erforderlichen eingesetzten IT-Dienstleister erhalten Zugang zu Ihren Daten (z. B. das Online Lernprogramm ELAN-REF im juristischen Vorbereitungsdienst oder die Datenbanken Juris und Beck-online).

g) Im Falle der Ausbildung von Referendarinnen und Referendaren aus anderen Bundesländern werden personenbezogene Daten an das entsendende Bundesland weitergegeben.

5. Wie lange speichern wir Ihre personenbezogenen Daten?

Die Aufbewahrung von Personalaktendaten richtet sich nach den gesetzlichen Bestimmungen (z. B. § 90 LBG, DiszG), Schriftgutaufbewahrungsbestimmungen im Land Berlin und nach Dienstvereinbarungen (z. B. DV Gesundheit).

6. Welche Rechte stehen Ihnen als betroffene Person gegenüber dem Amtsgericht Mitte zu?

Um Ihre personenbezogenen Daten wirksam schützen zu können, gewährt Ihnen das Datenschutzrecht eine Reihe von Rechten, die Sie gegenüber dem Amtsgericht Mitte geltend machen können:

a) Recht auf Auskunft, Art. 15 EU-DSGVO

Gemäß Art. 15 Abs. 1 EU-DSGVO haben Sie das Recht auf Auskunft darüber, ob wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten. Ist dies der Fall, haben Sie Anspruch auf weitere Informationen (Art. 15 Abs. 2 EU-DSGVO). Das Auskunftsrecht wird durch das Recht Dritter am Schutz ihrer personenbezogenen Daten beschränkt (Art. 15 Abs. 4 EU-DSGVO).

b) Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung, Art. 16, 17 und 18 EU-DSGVO

Sie haben nach Art. 16 EU-DSGVO das Recht, unverzüglich die Berichtigung unrichtiger Daten und die Vervollständigung unvollständiger Daten – auch mittels ergänzender Erklärung – zu verlangen.
Ein Recht auf Löschung personenbezogener Daten steht Ihnen nach Maßgabe des Art. 17 EU-DSGVO dann zu, wenn die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht oder nicht mehr zulässig ist. Dies ist zum Beispiel dann der Fall, wenn die Aufbewahrungsfristen für die betreffenden Verfahrensakten abgelaufen sind, wobei wir die Akten in diesem Fall ohnehin von Amts wegen unaufgefordert vernichten.
Unter den Voraussetzungen von Art. 18 EU-DSGVO besteht ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten.

c) Recht auf Datenübertragbarkeit, Art. 20 EU-DSGVO

Bei der Verarbeitung mit Ihrer Einwilligung und mit Hilfe automatisierter Verfahren besteht das Recht auf Erhalt der Daten und Übermittlung dieser Daten an einen anderen Verantwortlichen.

d) Recht auf Widerspruch, Art. 21 EU-DSGVO

Sie haben gemäß Art. 21 EU-DSGVO – soweit nicht eine gesetzliche Verpflichtung zu bestimmten Angaben geltend gemacht wird – das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen. Ich darf in einem solchen Fall die Verarbeitung Ihrer Daten nur fortsetzen, wenn ein zwingender Grund vorliegt. Ein zwingender Grund kann sich insbesondere aus Gesetzen ergeben, die der Verarbeitung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dienen oder mich zur fortgesetzten Verarbeitung zwingen, wie beispielsweise gesetzliche Aktenaufbewahrungsfristen oder andere besondere gesetzliche Regelungen.

7. Ihr Recht auf Beschwerde bei dem Landesbeauftragten für den Datenschutz, Art. 77 EU-DSGVO

Mit Ihrem Anliegen bezüglich Ihrer von mir verarbeiteten personenbezogenen Daten können Sie sich jederzeit an mich wenden. Es steht Ihnen aber auch frei, sich mit einer Beschwerde an die

Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Friedrichstraße 219
10969 Berlin

zu wenden.

Ich weise darauf hin, dass zur Umsetzung der Datenschutzgrundverordnung im Bereich der Gerichte unterschiedliche Auffassungen bestehen und der Meinungsbildungsprozess noch nicht abgeschlossen ist. Es ist meine Absicht, diese Datenschutzerklärung gegebenenfalls anzupassen, um möglichst viel Transparenz hinsichtlich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu schaffen.