Verwaltung will bis Ende 2024 auf digitale Akten umstellen

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  Eine Frauenhand zeigt mit einem Kugelschreiber beim Start der Digitalen Akte im Bezirksamt Mitte auf einen Computer, auf dem eine Eingabemaske zu sehen ist.

• Iris Spranger (SPD), Innensenatorin von Berlin, Ralf Kleindiek (M), CDO und Staatssekretär für Digitales und Verwaltungsmodernisierung des Landes Berlin, und Ephraim Gothe (SPD), stellvertretender Bezirksbürgermeister von Mitte, stehen beim Start der Digitalen Akte im Bezirksamt Mitte mit einem Computer und einem Aktenordner vor einer "Startmaske Digitale Akte".

Berlin will bei der Digitalisierung der Verwaltung in den nächsten eineinhalb Jahren deutlich vorankommen.

Das Arbeiten mit digitalen Akten soll künftig vieles möglich und vor allem schneller machen, wie Innensenatorin Iris Spranger (SPD) am Montag ankündigte. Als erste Behörde nutzt das Bezirksamt Mitte die neue Version für elektronische Aktenführung, die bis Ende 2024 landesweit eingeführt werden soll.

«Grundausstattung einer modernen Verwaltung»

Die Digitale Akte werde dann flächendeckend für etwa 70.000 PC-Arbeitsplätze in rund 80 Behörden zur Verfügung stehen, sagte Spranger bei der Vorstellung des Projekts in der Schiller-Bibliothek in Mitte. «Für mich gehört die Digitale Akte zur Grundausstattung einer modernen Verwaltung dazu.» Spranger kündigte an, noch in diesem Jahr sollten eine Reihe weiterer Behörden dazukommen, die auf elektronische Aktenführung umsteigen.

Ortsunabhängiger Zugriff für Mitarbeiter

Mitarbeiter des Landes Berlin sollen mit ihrer Hilfe Dokumente künftig mit wenigen Klicks digital anlegen und dann weiter damit arbeiten können. Möglich sei außerdem, auf die Akte ortsunabhängig zuzugreifen, etwa im Homeoffice, und sie mit Kolleginnen und Kollegen zu teilen, sagte Spranger. «Das wird vieles verändern und vereinfachen.» Und es sei auch ein Beitrag für die bessere Vereinbarkeit von Familie und Beruf, so die SPD-Politikerin. Es trage außerdem dazu bei, die Verwaltung für junge Leute zu einem attraktiven Arbeitgeber zu machen.

«Ein großer Schritt für die Verwaltung»

Bislang haben die Berliner Behörden eher ein verstaubtes Image. Der Stellvertretende Bürgermeister von Berlin-Mitte, Ephraim Gothe (SPD), beschrieb die Realität so: Im Sozialamt etwa müssten die Mitarbeiter immer noch mit Aktenwägelchen über die Flure schieben. Mit den Umlaufmappen, die von Büro zu Büro transportiert werden, soll mit der Einführung der Digitalen Akte Schluss sein. «Das ist ein großer Schritt für die Verwaltung, aber ein kleiner Schritt für die Menschheit», räumte Gothe ein - denn in vielen Unternehmen sei elektronische Aktenführung längst Alltag.

Berlin bezieht gesamte Verwaltung mit ein

Berlins neuer Chief Digital Officer Ralf Kleindiek, Staatssektretär für Verwaltungsmodernisierung, wies darauf hin, dass Berlin im Ländervergleich nicht so schlecht dastehe: Die gesamte Verwaltung der Hauptstadt werde einbezogen in die Einführung der Digitalen Akte - Hauptverwaltungen, Bezirke und nachgeordnete Behörden. «Das ist keineswegs selbstverständlich. Wir sind mit dieser Lösung in Deutschland einmalig», sagte Kleindiek.

15 Verwaltungen sollen bis Ende 2022 digitalisiert werden

Ankündigungen, die Verwaltung zu digitalisieren, gab es in Berlin allerdings schon viele. Inzwischen gibt es einen Zeitplan, wie es weitergehen soll: Bis Ende des Jahres sollen unter anderem die Innenverwaltung gemeinsam mit der Polizei, die Justizverwaltung, Bezirksämter wie Charlottenburg-Wilmersdorf, Tempelhof-Schöneberg, Steglitz-Zehlendorf und Marzahn-Hellersdorf folgen sowie die Landesämter für Flüchtlingsangelegenheiten und für Einwanderung, wie Kleindiek erläuterte - insgesamt 15 Verwaltungen. «Im nächsten Jahr sollen 25 weitere dazukommen, die übrigen dann 2024.»

Einführung der Digitalen Akte in Mitte seit einem Monat

In Mitte hat die schrittweise Einführung der Digitalen Akte für die rund 3000 Mitarbeiter der Verwaltung vor knapp einem Monat begonnen, wie Gothe sagte. «Die digitale Akte ist kein Selbstzweck», betonte er. Das Ziel sei, den Bürgerinnen und Bürgern Verwaltungsdienstleistungen effizienter zur Verfügung zu stellen.