Vereinbarung über den Einsatz und die Nutzung von VerBIS in den ArGen

Vereinbarung
über den Einsatz und die Nutzung des Vermittlungs- und Betrachtungsinformationssystems VerBIS in den
nach § 44b Sozialgesetzbuch Zweites Buch (SGB II) im Land Berlin bestehenden Berliner Arbeitsgemeinschaften (ArGen)

Zwischen

dem Land Berlin,
vertreten
durch die Senatsverwaltung für Wirtschaft, Arbeit und Frauen,
- diese vertreten durch die Staatssekretärin Frau Susanne Ahlers,
sowie
durch die Senatsverwaltung für Gesundheit, Soziales und Verbraucherschutz,
- diese vertreten durch die Staatssekretärin Frau Dr. Petra Leuschner

und

dem Hauptpersonalrat für die Behörden, Gerichte und nichtrechtsfähigen Anstalten des Landes Berlin (HPR)
- vertreten durch den Vorsitzenden Herrn Uwe Januszewski,

wird Folgendes vereinbart:

Präambel

Das Vermittlungs- und Beratungsinformationssystems VerBIS wurde in Verantwortung der Bundesagentur für Arbeit (BA) für eine bundesweit einheitliche Anwendung erarbeitet bzw. erstellt und wird den im Land Berlin nach § 44 b SGB II bestehenden zwölf Berliner Arbeitsgemeinschaften (ArGen) zur Bewältigung ihrer Aufgaben von der BA zur Verfügung gestellt. Im Land Berlin wird das SGB II einheitlich umgesetzt. Dementsprechend ist VerBIS in den Berliner ArGen, die jeweils gemeinsame Verwaltungsstelle von Bezirksamt und Agentur für Arbeit sind, einheitlich anzuwenden. Es ist gemeinsames Ziel aller Beteiligten, das System VerBIS in der täglichen Arbeit der ArGen optimal einzusetzen. Dabei wird beachtet, dass den Belangen der VerBIS-Anwender/innen, insbesondere dem Recht auf informationelle Selbstbestimmung, Rechnung zu tragen ist. Die Beteiligten stimmen darüber ein, dass zum jetzigen Zeitpunkt nicht alle Einzelheiten des Einsatzes und der in diesem Zusammenhang möglicherweise eintretenden Veränderungen von VerBIS mit seinen Auswirkungen auf die Beschäftigten beurteilt werden können. Darüber hinaus ist bekannt, dass von der BA im Laufe des Jahres 2006 Veränderungen bzw. Anpassungen an VerBIS vorgenommen werden. Zwischen den Beteiligten dieser Vereinbarung besteht Einvernehmen darüber, dass die Gewährleistungsverantwortung für die Bereitstellung, Funktionsfähigkeit und IT-Betreuung von VerBIS bei der BA liegt.
Unter Berücksichtigung der vorstehenden Ausführungen und Erwägungsgründe wird daher – nach Konsultation mit der Regionaldirektion Berlin-Brandenburg der BA – diese Vereinbarung geschlossen.

§ 1 Gegenstand und Geltungsbereich

(1) Gegenstand dieser Vereinbarung ist der Einsatz und die Nutzung des Vermittlungs- und Beratungsinformationssystems VerBIS in den nach § 44 b Sozialgesetzbuch Zweites Buch (SGB II) im Land Berlin bestehenden Berliner Arbeitsgemeinschaften (ArGen).

(2) Diese Vereinbarung regelt Grundsätze, die ausschließlich für die Beschäftigten des Landes Berlin, die in den Berliner ArGen tätig sind, gelten. Diese Grundsätze entsprechen im Übrigen denjenigen Standards, die auch die Agenturen für Arbeit jeweils ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern gewähren.

(3) Die im Land Berlin geltenden Regelungen über den IT-Einsatz in der Berliner Verwaltung werden von dieser Vereinbarung nicht berührt.

§ 2 Grundsätze der Nutzung von VerBIS

(1) Die Nutzung des Systems VerBIS ist ausschließlich zu dienstlichen Zwecken zugelassen. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Landes Berlin, die in den Berliner ArGen tätig sind, verwenden VerBIS ausschließlich zur Information, Vermittlung und Beratung ihrer Kundinnen und Kunden und hiermit im Zusammenhang stehenden Tätigkeiten.

(2) Eine Kontrolle von Verhalten oder Leistung einzelner Beschäftigter mit Hilfe der Software VerBIS ist unzulässig.

(3) Verstöße gegen die für VerBIS geltenden Nutzungsbedingungen, die unberechtigte Kontrolle bzw. Auswertung von Verbindungsdaten sowie Verstöße gegen diese Vereinbarung können zur Einleitung von arbeits-, dienst- und strafrechtlichen Schritten führen.

§ 3 Verhaltens- und Leistungskontrolle

(1) Die im Arbeitsprozess anfallenden oder aus Daten des Arbeitsprozesses ableitbaren personenbezogenen Daten werden grundsätzlich nur in aggregierter bzw. anonymisierter Form (z.B. “Team” oder “sonstige Gruppen” ¹) ausgegeben. Es erfolgen keine Datenabfragen der Auswertungen mit “der Benutzer/dem Benutzer” als Ordnungsbegriff. Dies wird bereits aufgrund der Datenlieferung über die bestehende Schnittstelle aus VerBIS an das Data Ware House (DWH) ausgeschlossen.

(2) Listen und Auswertungen aus VerBIS, die personenidentifizierbare Merkmale von Mitarbeiter/innen enthalten, dürfen nicht als Dateien auf PC der Anwender/innen zur Kontrolle von Mitarbeiter/innen gespeichert oder weiterverarbeitet werden.

(3) In Fällen eines hinreichenden Verdacht auf eine Dienstpflichtverletzung, Datenmanipulation oder auf ein sonstiges persönliches Fehlverhalten – insbesondere im strafrechtlich relevanten Bereich – können, zum Zweck der dienst-, arbeits-und ggf. strafrechtlichen Verfolgung, Daten nur über die Zentrale der Bundesagentur für Arbeit ausgewertet werden.

(4) Daten aus Betriebssystem, systemnaher Software, Kommunikationssoftware, und Fehleranalysemaßnahmen dürfen nur für die Aufrechterhaltung und Beschleunigung des Systembetriebes genutzt werden. Die Weitergabe dieser Daten an Bereiche außerhalb der für die Informationsverarbeitung zuständigen Organisationseinheiten ist ausschließlich zur Missbrauchsverfolgung zulässig.

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¹ Die Gruppen- oder Teamgröße soll hierzu nicht unter 5 Personen betragen.

§ 4 Datenschutz

(1) In der Anlage zu dieser Vereinbarung werden

• Art und Umfang der mitarbeiterbezogenen Daten,
• die Zwecke ihrer Speicherung und Verarbeitung,
• die zugriffsberechtigten Klassen (Konten) einschließlich Rollen ² und
• die Schnittstellen von VerBIS zu anderen Verfahren, über die mitarbeiterbezogenen Daten weiter gegeben werden,

dargestellt.

(2) Personenbezogene Daten, die ausschließlich zu Zwecken der Datenschutzkontrolle, der Datensicherung oder zur Sicherstellung eines ordnungsgemäßen Betriebes von VerBIS gespeichert werden, dürfen nur für diese Zwecke verwendet werden.

(3) Beim Zugriff auf Vorgangsdaten über das Internet zum Zweck einer erhöhten Transparenz sind die einsehbaren Daten der Mitarbeiter/innen auf das zur Zweckerfüllung erforderliche Minimum zu beschränken.

(4) Insbesondere soll es den Beschäftigten selbst überlassen bleiben, ob sie in den Kontaktdaten und den über das Internet einsehbaren Dokumenten auch ihren Namen oder stattdessen einen durch Handlungsanweisung zu regelnden Begriff eintragen.

(5) Es bleibt den Beschäftigten überlassen, ob sie Kunden/innen ihre personalisierte oder eine organisationsbezogene, zumindest gruppenbezogene E-Mail-Adresse zur Verfügung stellen.

(6) Der Kalender in VerBIS dient ausschließlich der Darstellung und Mitteilung von Zeiten, die mit Termin belegt werden können. Die Eintragung geblockte Zeiten muss unspezifisch erfolgen können, also ohne Nennung von Gründen. Auf die VerBIS-Funktion Kalender, Wiedervorlagenpflege und Nachrichtenpostfach dürfen maximal 10 Vertreter/innen aus dem Team (nach einem abgestuften Vertretungsplan – Reihung, die die Mitarbeiter/innen selbst bestimmen -, zugreifen; im Übrigen die Eingangszone, das Service-Center und Fachdienste).

(7) Zwischen den Beteiligten besteht Einvernehmen, dass die Beschäftigten über die Möglichkeiten der Personalisierung von Daten angemessen und ausführlich anlässlich der Einführung des Verfahrens VerBIS oder zeitnah nach der Einführung des Verfahrens VerBIS informiert werden.

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^2^Den Geschäftsführern/innen und Bereichsleiter/innen der ArGen wird im Rahmen des Berechtigtenkonzeptes die Rolle „Managementberatung“ zugeordnet. Diese Rolle berechtigt zum Lesen der Daten und beinhaltet schreibende Rechte ausschließlich zur Erstellung von Historienereignissen und Wiedervorlagen.

§ 5 Schulungen

(1) Alle VerBIS-Anwender/innen sind für die Arbeit mit dem Systemprogramm VerBIS zu schulen. Dafür wird ein Schulungskonzept durch die BA vorgehalten, dass auch auf spezifische Anwender/innengruppen eingeht. Ziel ist eine selbstständige und sichere Beherrschung der zur Aufgabenerfüllung erforderlichen Programmfunktionen.

(2) Innerhalb von 6 Monaten nach Schulung von VerBIS wird der etwaige Nachschulungsbedarf von bisher nicht geschulten Mitarbeiter/innen erhoben; in erforderlichen Umfang werden Ergänzungsschulungen angeboten.

§ 6 Informations- und Prüfrechte

(1) Der HPR wird über alle wesentlichen Änderungen an VerBIS, insbesondere solche, die nachhaltige Auswirkungen auf die in dieser Vereinbarung getroffenen Grundsätze haben, frühzeitig informiert. Bei Änderungen insbesondere in Bezug auf Art und Umfang der beschäftigtenbezogenen Daten oder der auf diese bezogenen Zugriffs- und Auswertungsmöglichkeiten sind die Rechte des HPR zu beachten.

(2) Die Beteiligten haben das Recht, die Einhaltung dieser Vereinbarung jederzeit zu überprüfen.

§ 7 Inkrafttreten, Kündigung

(1) Diese Vereinbarung tritt am Tag ihrer Unterzeichnung in Kraft. Sofern sich Änderungen bei VerBIS aus Inhalte dieser Vereinbarung auswirken, streben die Beteiligten eine einvernehmliche Lösung, z.B. durch Anpassung der hier getroffenen Regelung, an.

(2) Diese Vereinbarung ist von jeder Seite mit einer Frist von 6 Monaten zum Monatsende kündbar.

Berlin, den 13. Juni 2006

• Für das Land Berlin
  gez. Susanne Ahlers
  Staatssekretärin, Senatsverwaltung für Wirtschaft, Arbeit und Frauen

  gez. Dr. Leuschner
  Staatssekretärin, Senatsverwaltung für Gesundheit, Soziales und Verbraucherschutz

  für den Hauptpersonalrat
  gez. Uwe Januszewski
  Vorsitzender

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