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DGSInnovationslandkarte
Multiprojektmanagement-Tool (MPM-Tool)
| Behördenbezeichnung lang: | Senatsverwaltung für Integration, Arbeit und Soziales |
|---|---|
| Behördenbezeichnung kurz: | SenIAS |
| Bezeichnung des Vorhabens lang: | Standardisierung und Controlling von Projekten zur Umsetzung des EGovG Bln |
| Beschreibung des Vorhabens: | Projekte und Vorhaben sind nicht nur bei der Umsetzung des EGovG Bln selbstverständlich in der Berliner Verwaltung geworden. Das Projektmanagementhandbuch der SenInnDS gibt Hinweise zum Vorgehen. Allerdings hat sich gezeigt, dass Projekte – selbst in einer Senatsverwaltung – sehr unterschiedlich gehandhabt werden. Im Rahmen des Projektes wurden Projektmaterialien wie z.B. der Projektauftrag oder der Statusbericht gesichtet, standardisiert und digitalisiert. Neben der digitalisierten Führung durch alle Projektphasen mit den notwendigen Formularen/ Projektmaterialien können nun die Zusammenarbeit in einem Projekt mit Teilprojekten und Arbeitspaketen über KANBAN organisiert werden als auch Entscheidungsbedarfe oder Statusberichte direkt an die Entscheidungsträger in den Gremien digital übermittelt und durch diese direkt entschieden werden. |
| Woraus ergab sich der Handlungsbedarf für die Durchführung des Vorhabens und was war Ihr Ziel?: | Die Vielzahl der Projekte, die im Rahmen des EGovG Bln - aber auch in anderen Kontexten - bereits initiiert wurden und die steigende Komplexität im Projektmanagement, zeigte der SenIAS den Bedarf an einem technischen Hilfsmittel für das Projektmanagement und die Projektdokumentation. So entstand die Idee ein Multiprojektmanagement-Tool (MPM-Tool) inhaltlich zu konzeptionieren und technisch umzusetzen. Ziel war es, dass durch Projektstandards und einen Überblick über die unterschiedlichen Prozessoptimierungen in den Abteilungen der SenIAS und den ihr nachgeordneten Behörden bzw. bezirklichen Ämtern für Soziales eine Koordination sowie das Controlling der Aktivitäten als auch die Vorbereitung von Entscheidungen transparent gestaltet werden. |
| Warum ist Ihr Vorhaben innovativ und welchen Nutzen/Mehrwehrt hat es ggf. für andere Verwaltungsbereiche?: | Die Modernisierung der Verwaltung ist eng mit Standardisierung und Digitalisierung verbunden. Durch das MPM-Tool gelingt beides und kann gutes Beispiel für andere Verwaltungen im Land Berlin sein, die alle vor den gleichen Herausforderungen einer Vielzahl von Vorhaben und Projekten stehen. |
| Gab es besondere Meilensteine im Vorhaben über die Sie berichten möchten?: | Nach der Konzeption durch die SenIAS wurden die Ideen mit der SenFin vertieft. Es folgten Vorstellungen in der gesamtstädtischen Umsetzungsgruppe. Danach wurden drei landesweite Arbeitsgruppen zu den Themen Projektmaterialien, Anforderungen und Berichtswesen initiiert. Ergebnis sind die Aufnahme von landesweiten Standards, Erfahrungen und Anforderungen sowie die Umsetzung in dem MPM-Tool. Weiterer Meilenstein zur operativen Projektunterstützung ist die Digitalisierung eines Kanban-Boards. |
| Welche Akteure waren an Ihrem Vorhaben beteiltigt oder davon betroffen?: | Die Grundlagen für die inhaltliche und technische Konzeption des MPM-Tools wurden durch die Kollegen der ZS A 2 gelegt. Es folgte ein Austausch mit der SenFin und später eine Beteiligung von SenInnDS, SenJustVA, Skzl, SenGPG, SenBJF, SenFin, den GPM-Einheiten der Bezirke Mitte, Lichtenberg, Neukölln, Steglitz-Zehlendorf, Tempelhof-Kreuzberg sowie der Geschäftsstelle in Pankow und den nachgeordneten Behörden Feuerwehr, Polizei in den Arbeitsgruppen. |
| Kategorie: | Kategorie 2 - Prozess- und Qualitätsmanagement und ressortübergreifende Zusammenarbeit |
| Haben Sie Ideen, wie man die Nachhaltigkeit und Zukunftsfähigkeit Ihres Vorhabens sichern kann?: | Die SenInnDS startet nach Beschluss im IKT-LR mit ProMAP ein Einführungsprojekt für einen landesweiten IKT-Basisdienst zum Thema Projektmanagement. |
| Wann wurde bzw. wird das Vorhaben beendet?: | 25.02.2020 |
| Einreichung: | Bewerbung Verwaltungspreis 2020 |
| Ansprechperson: | Stephan Herting |
| Straße_Hausnummer (Dienstsstelle): | Oranienstraße 106 |
| Postleitzahl: | 10969 |
| Telefon: | (030) 9028 1245 |