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DGSInnovationslandkarte
Soz Frontoffice
| Behördenbezeichnung lang: | Bezirksamt Marzahn-Hellersdorf von Berlin |
|---|---|
| Behördenbezeichnung kurz: | BA MH, Soz |
| Bezeichnung des Vorhabens lang: | Installierung eines Frontoffice und Eingangsmanagements im Amt für Soziales |
| Beschreibung des Vorhabens: |
Von Januar 2019 bis Februar 2020 wurde das Frontoffice im Amt für Soziales als zentrale Anlaufstelle für alle Bürger*innen geschaffen. Hier werden seitdem die Bürgeranliegen der Rechtsbereiche des Amtes für Soziales aufgenommen und an die zuständigen Fachbereiche weitergeleitet oder abschließend bearbeitet. Zudem bearbeitet das Frontoffice neben der erweiterten Sprechstunde seit 01.03.2020 die Zuweisung in Obdachlosenunterkünfte, die Bescheide für die Maßnahmen gemäß § 67 SGB XII und auf Übernahme von Miet- und Energieschulden gemäß § 36 SGB XII außerhalb des Leistungsbezugs, Anträge auf Übernahme von Miete in Haft, Erstanträge auf Grundsicherung und Hilfe zum Lebensunterhalt gemäß SGB XII für das Leistungsteam I. |
| Woraus ergab sich der Handlungsbedarf für die Durchführung des Vorhabens und was war Ihr Ziel?: | Die Installierung des Frontoffice folgte dem Zweck die Dienstleistungsorientierung durch erweiterte Sprechzeiten, ein zentrales Eingangsmanagement und die beschleunigte Bearbeitung der Bürgeranliegen zu erhöhen. Gleichermaßen galt es der Entlastung der Mitarbeiter*innen in den Leistungsteams, der Erhöhung der Sicherheit der Mitarbeiter*innen und zur Stärkung der Personalsituation durch die Einführung einer Mitarbeiterebene des mittleren Dienstes. |
| Warum ist Ihr Vorhaben innovativ und welchen Nutzen/Mehrwehrt hat es ggf. für andere Verwaltungsbereiche?: | Die Sprechzeiten wurden für die Bürger*innen neben der Möglichkeit der Terminvereinbarung auf vier Tage pro Woche erweitert (Mo, Die, Do 8.30 bis 11.30 Uhr, Fr 9 bis 10.30. Uhr). Es wurde ein internes, teamübergreifendes Terminmanagement eingeführt. Die Institution Frontoffice, die interne Fortbildungsstruktur und die Einführung der Mitarbeiterebene des mittleren Dienstes könnten in jedes Leistungsamt der Berliner Verwaltung übernommen werden. |
| Gab es besondere Meilensteine im Vorhaben über die Sie berichten möchten?: | Die Auftaktveranstaltung unter Beteiligung von Mitarbeiter*innen fand am 30.01.2019 statt. Nach einer Planungsphase konnten die erforderlichen Baumaßnahmen sukzessive von der Schaffung von zwei Großraumbüros,Einbau eines Empfangstresens,Erweiterung des Wartebereichs mit Kinderecke bis hin zu Schallschutzwänden erfolgen. Durch die Auswahlgespräche im November 2019 konnten die 10 Sachbearbeiter*innenstellen (mittlerer Dienst E9) und die Führungskraft des gehobenen Dienstes besetzt werden. |
| Welche Akteure waren an Ihrem Vorhaben beteiltigt oder davon betroffen?: | Amtsleitung für die Planung und Steuerung Mitarbeiter*innen des Amtes für Soziales zur fachlichen Beratung Facility Management für die Umbauten und das Wegeleitsystem Büroleitung und die SE Personal für die Stellenbewertungen, Auswahlverfahren, Umzüge, Ausstattung, Anpassung der Wachschutzverträge etc. |
| Kategorie: | Kategorie 1 - Innovativer Service für Bürger/innen und/oder Kunden/innen |
| Haben Sie Ideen, wie man die Nachhaltigkeit und Zukunftsfähigkeit Ihres Vorhabens sichern kann?: | Durch eine kontinuierliche Fortbildung und der Überwachung der Schnittstellen zum Backoffice kann ein aktueller Wissenstand der Mitarbeiter*innen in diesem breit gefächerten Aufgabenbereich der Mitarbeiter*innen sichergestellt werden. Der zunehmende Einsatz der digitalen Medien (z.B. Erledigung von Folgezuweisungen in Unterkünfte per E-Mail) ist bürgerfreundlich und effektiv. Das Projekt wurde am 01.03.2020 verstetigt. |
| Wann wurde bzw. wird das Vorhaben beendet?: | 29.02.2020 |
| Einreichung: | Bewerbung Verwaltungspreis 2020 |
| Ansprechperson: | Frau Junggebauer |
| Straße_Hausnummer (Dienstsstelle): | Riesaer Straße 94 |
| Postleitzahl: | 12627 |
| Telefon: | 90293-4970 |