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DGSInnovationslandkarte
IntraSurf (Digitalisierungsplattform)
| Behördenbezeichnung lang: | Senatsverwaltung für Integration, Arbeit und Soziales |
|---|---|
| Behördenbezeichnung kurz: | SenIAS |
| Bezeichnung des Vorhabens lang: | Einführung einer Digitalisierungsplattform in der SenIAS, LAGeSo, LAF, LAGetSi |
| Beschreibung des Vorhabens: | Viele Abläufe im SenIAS Geschäftsbereich laufen analog oder mit Medienbrüchen ab. Um diese Prozesse möglichst zügig und standardisiert zu digitalisieren, wurde ein Programm „Optimierung von Verwaltungsabläufen“ eingeführt. Es hat die Aufgabe eine effiziente Organisation für Geschäftsprozessoptimierungen bzw. Digitalisierungen im Ressort der SenIAS zu gewährleisten und alle Verantwortlichen mitzunehmen. Das hierfür notwendige Multiprojektmanagement wird ebenso wie die Abbildung interner bzw. organisationsübergreifender Prozesse durch die Digitalisierungsplattform, unterstützt. |
| Woraus ergab sich der Handlungsbedarf für die Durchführung des Vorhabens und was war Ihr Ziel?: | Ziele waren die systematische und organisationsübergreifende Umsetzung des EGovG Bln im Ressort der SenIAS. Dabei kooperierten die zuständigen Akteure auf Augenhöhe, um die Digitalisierung im Ressort der SenIAS voranzutreiben und so Nutzen gemäß des EGovG Bln für Bürger, Unternehmen und Beschäftigte zu schaffen. Die in der SenIAS entwickelten Standards werden den anderen Behörden des Landes Berlin zur Nachnutzung zur Verfügung gestellt. |
| Warum ist Ihr Vorhaben innovativ und welchen Nutzen/Mehrwehrt hat es ggf. für andere Verwaltungsbereiche?: | Die Modernisierung der Verwaltung ist eng mit Standardisierung und Digitalisierung verbunden. Durch das Vorgehen im Programm und mit der Plattform gelingt beides und kann gutes Beispiel für andere Verwaltungen im Land Berlin sein, die alle vor den gleichen Herausforderungen einer Vielzahl von Vorhaben und Projekten stehen. |
| Gab es besondere Meilensteine im Vorhaben über die Sie berichten möchten?: | Neben dem Launch waren wichtigste Meilensteine die Einführung des Abwesenheitsantrags (digitaler Urlaubsantrag), ein digitales Postbuch für Vorzimmer, und die Platzbuchungs-App. Mit diesen Apps konnten bisher analoge oder noch gar nicht vorhandene Prozesse digital und nutzenfreundlich produktiv gebracht werden. Besonders in den Zeiten von Corona haben sich diese Prozesse bewährt. |
| Welche Akteure waren an Ihrem Vorhaben beteiltigt oder davon betroffen?: | Alle 2.200 Dienstkräfte in der SenIAS und den ihr nachgeordeneten Behörden nutzen IntraSurf. Außerdem nutzt der für Soziales zuständige Spiegelbezirk Mitte das MPM-Tool. Direkt beteiligt im Projekt waren neben den GPM-Einheiten der Häuser, die IT-Stellen, die Öffentlichkeitsarbeitenden sowie die Hausleitungen. |
| Kategorie: | Kategorie 2 - Prozess- und Qualitätsmanagement und ressortübergreifende Zusammenarbeit |
| Haben Sie Ideen, wie man die Nachhaltigkeit und Zukunftsfähigkeit Ihres Vorhabens sichern kann?: | Die Digitalisierungsplattform IntraSurf lebt. Es gibt viele Ideen, welche Prozesse man hierauf digitalisieren kann. So soll in diesem Jahr noch das Buchen von Ressourcen, der Telearbeitsantrag aber auch alles rund um das Thema Vergabe, was die Vergabeplattform nicht abbildet, digitalisiert werden. Außerdem werden die Access-Datenbanken als Pilot in der Abteilung Arbeit über die Plattform abgelöst. |
| Wann wurde bzw. wird das Vorhaben beendet?: | 31.08.2019 |
| Einreichung: | Bewerbung Verwaltungspreis 2020 |
| Ansprechperson: | Stephan Herting |
| Straße_Hausnummer (Dienstsstelle): | Oranienstraße 106 |
| Postleitzahl: | 10969 |
| Telefon: | (030) 9028 1245 |