Inhaltsspalte

Innovationslandkarte

eWarenhaus Berlin

Behördenbezeichnung lang:Polizei Berlin
Behördenbezeichnung kurz:PolBln Dir ZS Fin 5
Projektbezeichnung lang:Einrichtung eines eWarenhauses zur Digitalisierung des Prozesses des Abrufs von Artikeln aus den Rahmenverträgen des Sammelbestellverfahrens (SBV) des Landesverwaltungsamtes Berlin sowie aus weiteren dienstellenspezifischen Rahmenverträgen bei gleichzeitiger Mittelbindung in ProFiskal und elektronischer Bestellabwicklung mit den jeweiligen Lieferanten.
Projektbeschreibung:

Mit Hilfe dieses Projektes ist es gelungen, den Prozess des Abrufs von Artikeln aus den Rahmenverträgen des SBV und auch von anderen Rahmenverträgen zu digitalisieren. Damit ist es möglich, die Bestellungen den jeweiligen Lieferanten medienbruchfrei zu übermitteln und eine elektronische Bestellabwicklung zu gewährleisten. Die Implementierung eines Genehmigungsworkflows führte zu einer Optimierung der Verfahrensabläufe in den Dienststellen und Stärkung der dezentralen Fach- und Ressourcenverantwortung. Durch die Anbindung an ProFiskal über eine neue Schnittstelle unter Nutzung von KommGate konnte eine unmittelbare passgenaue Mittelbindung in ProFiskal umgesetzt werden. Die Besonderheit des Projektes besteht ferner darin, dass die Polizei Berlin das eWarenhaus als Pilotdienststelle umgesetzt hat, jedoch parallel von Anfang an die Option einer landesweiten Nutzung des eWarenhauses bei der Erstellung des Lastenheftes und Beschreibung der Funktionalitäten berücksichtigt wurde.

Woraus ergab sich der Handlungsbedarf für die Durchführung des Projektes und was war Ihr Ziel?:Der Ausbau der IT-Unterstützung für Sammelbestellungen ist im Zukunftspakt Verwaltung (Projektsteckbrief 3 – Shared Services) aus 2019 enthalten. Die Polizei Berlin hat zur Umsetzung der Zielstellung die Initiative ergriffen und das Projekt eWarenhaus begonnen. Der Prozess des Abrufs von Artikeln aus den Rahmenverträgen des SBV war bislang sehr zeitintensiv und mit hohem administrativen Aufwand verbunden. Die Bedarfsmeldungen erfolgten dezentral an zentrale Beschaffungsbereiche, die diese gesammelt und mit dem damit verbundenen Zeitverzug per Mail bzw. Fax bei den Lieferanten umgesetzt haben. Eine medienbruchfreie Übermittlung war nicht möglich, d.h. die Lieferanten mussten anschließend die Bestellungen erneut in ihren Systemen erfassen.
Warum ist Ihr Projekt innovativ und welchen Nutzen/Mehrwehrt hat es ggf. für andere Verwaltungsbereiche?:

Neben der Digitalisierung des gesamten Verfahrensprozesses wurde mit dem Projekt die Stärkung der dezentralen Fach- und Ressourcenverantwortung verknüpft. Nach Evaluation des Probebetriebs mit den nutzenden Dienststellen wurde für den Echtbetrieb – auch unter Beteiligung weiterer Dienststellen des Landes Berlin – ein Lastenheft erarbeitet, welches neben den Funktionalitäten des eWarenhauses, die Option zur Nutzung der Einkaufslösung durch alle Dienststellen im Land Berlin beinhaltete.

Gab es besondere Meilensteine im Projekt über die Sie berichten möchten?:Hier ist die Implementierung eines Genehmigungsprozesses bei der Bestellabwicklung zu erwähnen. Mit dem Prozess können von der Erfassung bis zur Auslösung der Bestellung verschiedene Genehmigungsstufen durchlaufen oder Budgetvorgaben berücksichtigt werden. Ferner wurde eine Anbindung an ProFiskal realisiert, um gleichzeitig mit der Bestellung eine Festlegungsbuchung in ProFiskal bei der betreffenden Buchungsstelle zu erzeugen. Die Umsetzung beider Anforderungen war für die Nutzenden essentiell.
Welche Akteure waren an Ihrem Projekt beteiltigt oder davon betroffen?:Neben verschiedenen Dienststellen der Polizei Berlin wurde das Projekt durch SenInnDS unterstützt. Hinsichtlich der Anbindung an ProFiskal war einen enge Abstimmung mit SenFin sowie dem ITDZ erforderlich. Darüber hinaus wurde das Projekt mit dem LVwA, dem HPR und mehreren Bezirksverwaltungen besprochen, die ein starkes Interesse an einer Nutzung des eWarenhauses bekundet haben. Das eWarenhaus ist als zentrales IT-Fachverfahren für alle Dienststellen des Landes Berlin ausgelegt.
Kategorie:Kategorie 2 – Prozess- und Qualitätsmanagement und ressortübergreifende Zusammenarbeit
Haben Sie Ideen, wie man die Nachhaltigkeit und Zukunftsfähigkeit Ihres Projektes sichern kann?:Eine landesweite Nutzung des eWarenhauses würde weitere Entwicklungskosten nachhaltig senken. Es ist als offenes System zukunftssicher ausgelegt und bietet mit niedrigen Administrations- und Betriebskosten die Möglichkeit einer bedarfsgerechten Weiterentwicklung sowie Unterstützung bei der Vorbereitung kommender Vergabeverfahren. Die jeweiligen Artikel im eWarenhaus werden als sozialverträglich und umweltfreundlich kategorisiert. Damit ist eine entsprechende zielgerichtete Artikelsuche möglich.
Wann wurde bzw. wird das Projekt beendet?:31.03.2021
Projekteinreichung:Bewerbung Verwaltungspreis 2021
Ansprechperson:Herr Achim Florin
Straße_Hausnummer (Dienstsstelle):Platz der Luftbrücke 6
Postleitzahl:12101
Telefon:(030) 4664 795500
Zurück zur Suche