Teilnahmebedingungen Berliner Verwaltungspreis

§ 1 Berliner Verwaltungspreis

(1) Der Berliner Verwaltungspreis wird in drei Kategorien ausgelobt.

• Kategorie 1: „Innovativer Service für Bürgerinnen und Bürger bzw. Kundinnen und Kunden“
• Kategorie 2: „Prozess- und Qualitätsmanagement und ressortübergreifende Zusammenarbeit“
• Kategorie 3: „Personalmanagement inkl. Diversity“

(2) Je Kategorie werden die Plätze 1 bis 3 prämiert.

(3) Die Preise sind wie folgt dotiert:

• Platz 1 in jeder Kategorie wird mit einer Prämie in Höhe von 5.000 € bedacht.
• Platz 2 in jeder Kategorie wird mit einer Prämie in Höhe von 2.500 € bedacht.
• Platz 3 in jeder Kategorie wird mit einer Prämie in Höhe von 1.000 € bedacht.

(4) Die Verwendung des Preisgeldes ist zweckgebunden. Die folgenden Verwendungsmöglichkeiten sind denkbar:

• Finanzierung weiterführender Maßnahmen im Rahmen des ausgezeichneten Vorhabens
• Finanzierung einer öffentlichkeitswirksamen Kampagne zur Präsentation des Vorhabens
• Durchführung einer Teambildungsmaßnahme der ausgezeichneten Kolleginnen und Kollegen (Finanzierung von Reise- und Beköstigungsaufwand sowie Eintrittsgeldern für ein besonderes Event)
• Finanzierung von besonderen (Büro-)Ausstattungsgegenständen, z. B. Büromobiliar – außerhalb des Rahmenvertrages des Landesverwaltungsamtes Berlin, digitales Flipchart, Whiteboard, mobile Endgeräte (Notebooks) – passend für die IT-Infrastruktur der jeweiligen Behörde, modernes Workshop-Material
• Finanzierung von kostenpflichtigen Qualifizierungsmaßnahmen bei externen Anbietenden, z.B. Design Thinking Workshops.

§ 2 Zielsetzung des Preises

(1) Innerhalb der Berliner Verwaltung existieren zahlreiche innovative Vorhaben, die eine Stärkung des Verwaltungshandelns im Rahmen der Kunden- / Kundinnenfreundlichkeit, der Verbesserung von Prozessen und Qualität oder der Stärkung der organisationsübergreifenden Zusammenarbeit sowie die Weiterentwicklung im Bereich Personalmanagement inkl. des Aspekts der Weiterentwicklung Diversity zum Ziel haben.

(2) Der Wettbewerb würdigt im Schwerpunkt innovative Ansätze, die für Kundinnen und Kunden zu einer praktischen Verbesserung des Kontaktes zur Verwaltung führen, die den Einsatz digitaler Produkte zur Optimierung von Verwaltungsprozessen gewinnbringend einsetzen sowie solche Vorhaben, die auch auf andere Verwaltungsbereiche übertragen werden können, um dort das Verwaltungshandeln zu optimieren.

(3) Ziel des Wettbewerbs ist es, diese Vorhaben zu identifizieren und einem breiten Adressatenkreis zugänglich zu machen, um dadurch Synergieeffekte zu erzielen. Herausragende Ansätze sollen honoriert werden, um Innovationen anzuerkennen und dadurch auch Anreize zur zukünftigen Initiierung entsprechender Ansätze zu schaffen.

§ 3 Auslobende Behörde

Auslobende Behörde ist der Regierende Bürgermeister von Berlin – Senatskanzlei.

§ 4 Teilnahmeberechtigung, zugelassene Vorhaben

(1) Teilnahmeberechtigt sind Einheiten der unmittelbaren Berliner Landesverwaltung (§ 2 AZG). Darunter fallen auch die einzelnen Organisationseinheiten einer Behörde.

(2) Es können nur Vorhaben eingereicht werden, die im Jahr 2023 abgeschlossen wurden oder die im Laufe des Jahres 2023 bzw. 2024 abgeschlossen sein werden.

(3) Es ist möglich, mehrere Vorhaben einzureichen. Ein Vorhaben darf jedoch nur in einer Kategorie angemeldet werden. Es können auch Vorhaben – bei erfolgter Vorhabenmodifizierung – erneut eingereicht werden.

§ 5 Beurteilungskriterien

(1) Die eingereichten Vorhaben werden nach übergeordneten Kriterien beurteilt und bewertet.

(2) Kriterien in der Kategorie 1 „Innovativer Service für Bürger/innen und/oder Kunden/innen“ sind:

• Erkennbare Serviceverbesserungen für Bürgerinnen und Bürger bzw. Kundinnen und Kunden;
• Innovationspotential durch den Einsatz neuer Elemente;
• Übertragbarkeit auf andere Organisationseinheiten außerhalb der sich bewerbenden Organisationseinheit;
• Erfolgreicher, lösungsorientierter Einsatz digitaler Produkte;
• Nachhaltige Nutzung der Ergebnisse über einen längeren Zeitraum.

Die Kriterien können durch die Jury (§ 7 Absatz 2) gewichtet werden.

(3) Kriterien in der Kategorie 2 „Prozess- und Qualitätsmanagement und ressortübergreifende Zusammenarbeit“ sind:

• Erkennbarer Mehrwert aufgrund einer neuen strategischen Steuerung der jeweiligen Organisation bzw. Organisationseinheit;
• Erkennbare Synergieeffekte durch den Einsatz neuer Steuerungselemente;
• Übertragbarkeit auf andere Organisationseinheiten außerhalb der sich bewerbenden Organisationseinheit;
• Erkennbare Zeit- und Kostenersparnis durch den Einsatz moderner digitaler Technologien;
• Nachhaltige Nutzung der Ergebnisse über einen längeren Zeitraum.

Die Kriterien können durch die Jury (§ 7 Absatz 2) gewichtet werden.

(4) Kriterien in der Kategorie 3 „Personalmanagement inkl. Diversity“ sind:

• Konkrete Verbesserungen innerhalb der Berliner Verwaltung in Bezug auf die Wirksamkeit, die mit dem Projekt/Vorhaben erreicht werden;
• Neue Elemente oder Lösungen für die Berliner Verwaltung, die das Projekt/Vorhaben enthält;
• Erkennbare Maßnahmen zur Steigerung der Attraktivität und/oder Diversität in der Berliner Verwaltung;
• Mögliche Übertragbarkeit des Projektes/Vorhaben auf andere Bereiche der Berliner Verwaltung.

Die Kriterien können durch die Jury (§ 7 Absatz 2) gewichtet werden.

§ 6 Bewerbung, einzureichende Unterlagen

(1) Die Bewerbung zum Wettbewerb erfolgt ausschließlich über ein Online-Formular unter: https://www.berlin.de/verwaltungspreis.

(2) Die Bewerbungsfrist beginnt am 1. September 2023. Die Bewerbungsfrist endet mit Ablauf des 30. November 2023. Die Bewerbungsfrist kann ggf. von der auslobenden Behörde verlängert werden. Eine beabsichtigte Verlängerung wird entsprechend bekannt gegeben.

(3) Die Bewerbung hat folgende Angaben zu umfassen:

• Behördenbezeichnung Langform;
• Behördenbezeichnung Kurzform;
• Bewerbung für Kategorie 1 „Innovativer Service für Bürgerinnen und Bürger bzw. Kundinnen und Kunden“;
• Bewerbung für Kategorie 2 „Prozess- und Qualitätsmanagement und ressortübergreifende Zusammenarbeit;
• Bewerbung für Kategorie 3 „Personalmanagement inkl. Diversity“,
• Bezeichnung des Vorhabens/Name des Vorhabens (Langform);
• Beschreibung des Vorhabens (begrenzte Zeichenzahl);
• Woraus ergab sich der Handlungsbedarf für die Durchführung des Vorhabens und was war Ihr Ziel? (begrenzte Zeichenzahl);
• Warum ist Ihr Vorhaben innovativ und welchen Nutzen/Mehrwehrt hat es ggf. für andere Verwaltungsbereiche? (begrenzte Zeichenzahl);
• Gab es besondere Meilensteine im Vorhaben über die Sie berichten möchten? (begrenzte Zeichenzahl);
• Welche Akteure waren an Ihrem Vorhaben beteiligt oder davon betroffen? (begrenzte Zeichenzahl);
• Haben Sie Ideen, wie man die Nachhaltigkeit und Zukunftsfähigkeit Ihres Vorhabens sichern kann? (begrenzte Zeichenzahl);
• Angabe, wann das Vorhaben abgeschlossen wurde oder beendet wird;
• Jahr der Einreichung;
• Ansprechperson;
• Anschrift;
• Telefonnummer.

(4) Die Bewertung erfolgt aufgrund der Angaben aus dem Online-Formular. Das Hinzufügen weiterer Dokumente ist nicht möglich.

(5) Aus den Angaben nach Absatz 3 muss hervorgehen, inwiefern die in § 5 genannten Kriterien erfüllt werden.

(6) Die eingegebenen Daten lassen sich während des Bewerbungszeitraums nicht einzeln anpassen. Sollten Änderungen vorgenommen werden, muss das Formular innerhalb der Frist des § 6 Absatz 2 nochmals in Gänze ausgefüllt werden. Aus den Eintragungen muss eine ganzheitliche Bewertung des Vorhabens im Hinblick auf die in § 5 genannten Beurteilungskriterien möglich sein.

(7) Die auslobende Behörde behält sich vor, für die Bewertung notwendige Unterlagen und Erläuterungen nachzufordern. Die Teilnehmenden haben keinen Anspruch auf Nachforderung. Bewerbungen, die nicht den Anforderungen nach Absatz 1 bis 3 entsprechen, können durch die auslobende Behörde vom Wettbewerb ausgeschlossen werden.

(8) Der/Die Teilnehmer/in garantiert für die Richtigkeit der Angaben.

§ 7 Auswahlverfahren

(1) Die Bewerbungen werden zunächst gesichtet. Dabei wird jeweils geprüft, ob die formalen Voraussetzungen für eine Teilnahme am Wettbewerb vorliegen und ob sich die Bewerbungen anhand der in § 5 genannten Kriterien eindeutig einer der drei Kategorien zuordnen lassen. Andernfalls können Bewerbungen bereits zu diesem Zeitpunkt ausgeschlossen werden. Bewerbungen, die den formalen und inhaltlichen Anforderungen der Auslobung entsprechen, werden der Jury zugeleitet.

(2) Die Jury besteht aus

• der bzw. dem Vorsitzenden: Chief Digital Officer des Landes Berlin;
• einer Person aus der Leitungsebene der Senatsverwaltung für Finanzen;
• einer Person aus der Leitungsebene der Verwaltungsakademie Berlin;
• einer Person aus der politischen Leitungsebene eines Bezirksamtes;
• einem Mitglied des Hauptpersonalrates;
• einer Professorin oder einem Professor einer Berliner Hochschule;
• der bzw. dem Beauftragten des Berliner Senats für Integration und Migration.

(3) Bei der Bewertung der eingereichten Vorhaben legt die Jury die in § 5 genannten Kriterien zugrunde. Die Jury entscheidet im Vorfeld über die Gewichtung der einzelnen Kriterien für jede Kategorie. Jedes Jurymitglied vergibt für jedes eingereichte Vorhaben Punkte, die sich auf die Erfüllung der Kriterien der einschlägigen Kategorie beziehen. Dazu steht den Jurymitgliedern eine Bewertungsmatrix zur Verfügung. Im Anschluss werden die für die eingereichten Vorhaben jeweils vergebenen Punkte aller Jurymitglieder jeweils zusammengezählt. Das eingereichte Vorhaben mit den meisten Punkten gewinnt den Wettbewerb in der jeweiligen Kategorie. Im Falle der Punktegleichheit, entscheidet die Jury mit der Mehrheit der Stimmen. Im Falle der Stimmengleichheit entscheidet der bzw. die Vorsitzende.

(4) Die Jury gibt sich eine Geschäftsordnung.

§ 8 Auszeichnung

(1) Die ausgezeichneten Vorhaben erhalten ein Preisgeld wie unter § 1 (3) aufgeführt.

(2) Die Preisverleihung findet nach Abschluss der Jurybewertung (1. Quartal 2024) statt.

§ 9 Veröffentlichung

(1) Es ist vorgesehen, alle eingereichten Vorhaben in einer „Innovationslandkarte“ im Internet zu veröffentlichen. Hierbei werden die Angaben zu den Vorhaben nach § 6 Absatz 3 veröffentlicht. Der bzw. die Teilnehmende ist hiermit einverstanden.

(2) Darüber hinaus ist vorgesehen, die Vorhaben im Internet, ggfs. in gedruckten Publikationen des Senats oder einzelner Senatsverwaltungen, im Rahmen einer physischen Ausstellung und in anderer Form vorzustellen. Der bzw. die Teilnehmende ist hiermit einverstanden.

(3) Ein Anspruch auf Veröffentlichung nach Absatz 1 und 2 besteht nicht. Die auslobende Behörde behält sich vor, Angaben nicht zu veröffentlichen beziehungsweise redaktionell aufzubereiten und von Veröffentlichungsformen (Absatz 2) Abstand zu nehmen.

§ 10 Urheber-, Leistungsschutzrechte, Patente und ähnliche Rechte

(1) Die Teilnehmenden werden bei der Registrierung (auf dem Onlineportal) aufgefordert, in die Einräumung der Nutzungs- und Urheberrechte einzuwilligen. Mit der Einwilligung erfolgt die Bestätigung der Rechteinhaberschaft an den eingereichten Werken (einschließlich des etwa erforderlichen Erwerbs erforderlicher Rechte von Dienstkräften des Teilnehmers / der Teilnehmerin), die Nutzungsrechteeinräumung an die auslobende Behörde sowie die Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten.

(2) Jede/r Teilnehmende räumt der auslobenden Behörde die räumlich, zeitlich und inhaltlich unbeschränkten, nicht ausschließlichen Nutzungsrechte zur Vervielfältigung, Verbreitung, zur Vorführung, zur öffentlichen Zugänglichmachung und zur Sendung sowie das Recht zur Bearbeitung und Umgestaltung an den eingereichten Unterlagen ein. Eingeräumt werden ebenfalls die erforderlichen Rechte zur Berichterstattung darüber (unabhängig davon, in welchen Medien), zur Öffentlichkeitsarbeit des und für den Wettbewerb(s), zu Ausstellungsplakaten, Einladungen, Ausstellungen, E-Cards sowie zu Katalogen und Büchern. Darüber hinaus räumt der/die Teilnehmende auslobenden Behörde die entsprechenden Rechte ein, die eingereichten Unterlagen für seine Online-Portale und alle weiteren digitalen Produkte, zum Beispiel als Teaser oder Download für Dritte zu nutzen und bereitzustellen.

(3) Mit der Bewerbung anerkennt der/die Teilnehmende die in dieser Auslobung festgelegten Bestimmungen und bestätigt, dass er/sie der/die alleinige und ausschließlich verwertungsberechtigte Urheber/in des eingereichten Vorhabens beziehungsweise der Unterlagen ist. Andernfalls ist die schriftliche Zustimmung des verwertungsberechtigten Urhebers/der verwertungsberechtigten Urheberin oder Miturhebers/Miturheberin beizufügen. Der/die Teilnehmende bestätigt, dass die erforderlichen datenschutzrechtlichen und persönlichkeitsrechtlichen (zum Beispiel nach § 22 KunstUrhG) Einwilligungen vorliegen.

§ 11 Datenschutz

(1) Die von den Teilnehmenden erbetenen personenbezogenen Angaben werden im Rahmen des Auswahlverfahrens und bei der Veröffentlichung verarbeitet und gespeichert. Die Angaben sind Voraussetzung für die Berücksichtigung der Bewerbung.

(2) In den Datenschutzhinweisen werden die Teilnehmenden gemäß Art. 13 und Art. 14 DSGVO über die Verarbeitung ihrer Daten im Rahmen des Auswahlverfahrens, Veröffentlichung und Preisverleihung informiert. Diese finden sich in der Anlage zu dieser Auslobung.

§ 12 Ausschluss des Rechtswegs, Verfahren in Zweifelsfällen

(1) Der Rechtsweg ist ausgeschlossen.

(2) Die Jury (§ 7 Absatz 2) entscheidet über die Auslegung von Zweifelsfragen, die diese Auslobung betreffen; sie kann sich hierbei Hilfspersonen bedienen. Der Jury bleibt vorbehalten, bei Prüfung der Bewerbungen in Absprache mit dem/der Teilnehmenden das eingereichte Vorhaben einer anderen Kategorie zuzuordnen.

• Datenschutzhinweise als Anlage zu den Teilnahmebedingungen

  PDF-Dokument (332.4 kB) - Stand: 2023