Innovationslandkarte
Senatsverwaltung für Finanzen Berlin
| Behördenbezeichnung lang: | Senatsverwaltung für Finanzen Berlin |
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| Behördenbezeichnung kurz: | SenFin |
| Bezeichnung des Vorhabens lang: | Landesweite Lösung zum digitalen und agilen Onboarding-Prozess in einem KANBAN-Board auf Low-Code Basis |
| Bezeichnung des Vorhabens kurz: | Digitaler und agiler Onboarding-Prozess KANBAN |
| Beschreibung des Vorhabens: | Es wurde ein agiler, digitaler Onboarding-Prozess entwickelt, der über das Kanban-Board dargestellt wird. Die Umsetzung erfolgte mittels der Low-Code Software-Lösung Intrexx. Die Inhalte wurden in Kooperation mit der Abteilung IV “Landespersonal” und der Personalentwicklung der SenFin abgestimmt und eingearbeitet. Das entstandene Musterboard soll perspektivisch als Vorlage für einen landesweiten Standard dienen, der eine flexible Anpassung von Onboarding-Bestandteilen ermöglicht. Hierbei liegt der Fokus auf einer individuellen Bearbeitung von Zuständigkeiten und Fristen, um eine transparente und ortsunabhängige Einarbeitung zu gewährleisten. |
| Woraus ergab sich der Handlungsbedarf für die Durchführung des Vorhabens und was war Ihr Ziel?: | Vor dem Hintergrund von Personalmangel entstand die Notwendigkeit eines effizienten Onboarding-Prozesses, um Fluktuation und verstärktes Ausscheiden besser bewältigen zu können. Das übergeordnete Ziel war die Einführung einer modernen und flexiblen Einarbeitungslösung. Die Entscheidung für eine agile Methode zielt darauf ab, den Wissensaustausch zu fördern, die Rückfragenzeit zu reduzieren, die Qualität der Zusammenarbeit zu steigern und die Mitarbeiterbindung durch eine schnellere Integration zu stärken. Die positiven Erfahrungen der neuen Dienstkräfte wirken sich auch auf die Attraktivität des öffentlichen Diensts aus. |
| Warum ist Ihr Vorhaben innovativ und welchen Nutzen/Mehrwehrt hat es ggf. für andere Verwaltungsbereiche?: | Die Implementierung eines erstmalig einheitlichen Onboarding-Prozesses in Berliner Behörden durch ein agiles Board verspricht nicht nur eine Qualitätsverbesserung, sondern macht die Informationen auch digital zugänglich. Diese Innovation zielt darauf ab, Prozessvarianz zu minimieren und anderen Verwaltungsbereichen die Möglichkeit zu bieten, von den positiven Effekten zu profitieren. |
| Gab es besondere Meilensteine im Vorhaben über die Sie berichten möchten?: | Es wurden die inhaltlichen Bestandteile des Onboarding-Prozesses entwickelt. Die Ergebnisse wurden erfolgreich in das agile Onboarding-Board integriert, das im ersten Quartal 2024 in der SenFin eingeführt wird. In diesem Zuge soll das Musterboard zum Onboarding-Prozess anderen Behörden zugänglich gemacht werden. Die Evaluation ist im 4. Quartal 2024 geplant. |
| Welche Akteure waren an Ihrem Vorhaben beteiltigt oder davon betroffen?: | Die Erarbeitung der inhaltlichen Bestandteile wurde im Rahmen der Arbeitsgruppe „Personalgewinnung und Mitarbeitendenbindung“ unter Federführung des Bereiches IV C 2 mit Beteiligung zahlreicher Dienststellen erarbeitet. Innerhalb der SenFin wurden die erarbeiteten Inhalte in Workshops unter der Beteiligung der Bereiche IV C 2 und ZS D 1 unter Federführung der Bereiche ZS B 1 und ZS B 3 aufbereitet und im Onboarding-Board in der der Applikation KANBAN dargestellt. |
| Kategorie: | Kategorie 2 - Prozess- und Qualitätsmanagement und ressortübergreifende Zusammenarbeit |
| Haben Sie Ideen, wie man die Nachhaltigkeit und Zukunftsfähigkeit Ihres Vorhabens sichern kann?: | Der landesweit einheitliche Prozess trägt nicht nur zur Ressourcenschonung bei, sondern minimiert auch die Anschaffungs- und Weiterentwicklungskosten von Softwareprodukten. Die technische Anpassbarkeit des Boards fördert die Effizienz, Akzeptanz und Zufriedenheit, und stellt sicher, dass es auch in Zukunft den sich wandelnden Anforderungen gerecht wird. Das Board kann mit geringem technischen Aufwand an die bereichsspezifischen Besonderheiten angepasst werden. |
| Wann wurde bzw. wird das Vorhaben beendet?: | 31.03.2024 |
| Einreichung: | Bewerbung Verwaltungspreis 2024 |
| Ansprechperson: | Vanessa Buck und Annike Makowski |
| Straße_Hausnummer (Dienstsstelle): | Klosterstr. 59 |
| Postleitzahl: | 10179 |
| Telefon: | '+49 151 188 530 42' |