Innovationslandkarte

Brexit- und Corona-Onlinetools

Behördenbezeichnung lang:Landesamt für Einwanderung
Behördenbezeichnung kurz:LEA
Bezeichnung des Vorhabens lang:Onlinetools als bedarfsgerechtes Ergänzungsinstrument in der Krise
Beschreibung des Vorhabens:

Das LEA hat auf der Website Onlinetools installiert, die der effizienten Information, Antragstellung und Kundensteuerung dienen. Die Tools bestehen aus Online-Registrierung und FAQ, flankiert durch eine Hotline. Die Inhalte werden kontinuierlich überprüft und aktualisiert. Grundlage ist ein ständiger Austausch zwischen den Fachabteilungen, den Hotline- und Content-Verantwortlichen. Für diesen Zweck setzen sich diese Bereiche wöchentlich zusammen. Lange Abstimmungsprozesse werden vermieden, Agilität praktiziert.

Anlass für dieses Instrument war zunächst der Brexit. Über die Onlinetools konnten sich in Berlin lebende BritInnen informieren und registrieren. Die Registrierungen, welche alle entscheidungsrelevanten Informationen enthalten, dienen dazu, die KundInnen per E-Mail zu informieren und einzuladen. Diese Erfahrungen haben wir uns während des Corona-bedingten Lockdowns zunutze gemacht.

Woraus ergab sich der Handlungsbedarf für die Durchführung des Vorhabens und was war Ihr Ziel?:Onlinetools statt Lockdown:
Das LEA ist die größte Zuwanderungsbehörde Deutschlands. 2019 verzeichnete das LEA im Durchschnitt täglich über 1600 Vorsprachen sowie über 600 erteilte Titel und sonstige Bescheinigungen. Jedes Ereignis, das zur Steigerung dieser Zahlen führt, stellt eine Herausforderung dar, die nur durch Prozessoptimierung lösbar ist. Solche Herausforderungen waren nach der Flüchtlingskrise zuletzt der drohende harte Brexit und die Verhinderung des Corona-bedingten Lockdowns. 18.000 BritInnen mussten zeitnah beraten werden und konnten sich so registrieren. Dies entspricht den gesamten Bedienkapazitäten der Behörde von sechs Wochen. Die Registrierungen wegen des Lockdowns belaufen sich auf fast 100.000 seit März.
Warum ist Ihr Vorhaben innovativ und welchen Nutzen/Mehrwehrt hat es ggf. für andere Verwaltungsbereiche?:

Kleine Lösung statt Warten auf digitalen Antrag:

Onlinetools ermöglichen Steuerung behördlicher Kapazitäten, unter Wahrung der Interessen sowohl der KundInnen als auch von Mitarbeitenden. Mitarbeitende wirken bei Veränderungen und neuen Konzepten mit. Durch die agilen Prozesse werden Erfolge spürbar, Fehler werden schnell korrigiert, Fehlerkultur wird praktiziert. Andere Zuwanderungsbehörden haben das Onlineverfahren sofort übernommen. Andere Berliner Verwaltungen können es sofort adaptieren.

Gab es besondere Meilensteine im Vorhaben über die Sie berichten möchten?:Es fehlt nicht an Ideen, sondern an Möglichkeiten in der technischen Umsetzung.
Die hohen Datenschutzstandards sind eine große Herausforderung, weshalb hier geeignete Prozesse LEA-intern mühsam erarbeitet werden mussten. Berlinweite Instrumente oder Dienste, die bspw. auf Imperia flexibel in eigener behördlicher Verantwortung erstellt werden können, wären wünschenswert.
Welche Akteure waren an Ihrem Vorhaben beteiltigt oder davon betroffen?:Britische Botschaft, ITDZ, DSB u.a.
Kategorie:Kategorie 1 - Innovativer Service für Bürger/innen und/oder Kunden/innen
Haben Sie Ideen, wie man die Nachhaltigkeit und Zukunftsfähigkeit Ihres Vorhabens sichern kann?:Durch Austausch und behördenübergreifendes “Voneinander-Lernen“ und
Ausbau berlinweiter Angebote von (ggfs. Imperia-kompatiblen) Applikationen für die kundenorientierte und agile Umsetzung von Maßnahmen
Wann wurde bzw. wird das Vorhaben beendet?:31.12.2020
Einreichung:Bewerbung Verwaltungspreis 2020
Ansprechperson:Dr. Malgorzata Peuker-Minecka
Straße_Hausnummer (Dienstsstelle):Friedrich-Krause-Ufer 24
Postleitzahl:13353
Telefon:(030) 90269 4127
Zurück zur Suche

Weitere Informationen zu diesem Auftritt

zum Seitenanfang