Stress kommt auf, denn die Projektplanung funktioniert nicht

Der Chef oder die Chefin stellt eine Aufgabe zur langfristigen Einführung eines Produktes oder einer neuen Verwaltungsleistung. Verzweiflung kommt auf, Excellisten werden erstellt, ein Zeitplan entwickelt, eine Arbeitsgruppe gebildet. So oder ähnlich sieht die Projektplanung bei vielen aus. Zudem wissen Kolleginnen und Kollegen nicht, welche Projekte gerade bearbeitet werden. Abhilfe schafft hier das Pilotprojekt für ein neues gesamtstädtisches Projektmanagementtool, das gleichzeitig eine Controllingplattform ist: ProMap.

ProMaP ist das Pilotprojekt zur Einführung des gleichnamigen technischen Tools zur Unterstützung der Projektmitarbeitenden in der Berliner Verwaltung. Es erleichtert die Projektarbeit und ermöglicht erstmalig einfach und digital eine Übersicht über alle Projekte in einer Behörde, einem Ressort oder im Land Berlin zu gewinnen. Egal ob Ressortleitung, Fachabteilungsleitung, Staatssekretärinnen und Staatssekretäre oder Projektmitarbeitende – durch ein Berechtigungsmodell gibt es für alle Rollen die passende Ansicht. ProMaP erleichtert die Projektarbeit im Alltag durch ein eingebundenes Kanban Board. Somit kann jedes Projektmitglied seine Aufgaben zentral einsehen und verwalten. ProMaP hilft unter anderem auch Projektleitungen eine Übersicht über benötigte Ressourcen sowie den Status des Projektes zu gewinnen und entlastet sie beim Berichtswesen.

Noch befindet sich ProMap in der Pilotierung. Der IT-Dienstleister des Landes Berlin, das ITDZ Berlin, schafft die technischen Voraussetzungen ProMap landesweit als Basisdienst nutzen zu können. Zudem verfolgt das Projekt ProMaP einen partizipativen Ansatz, mit dem Ziel ein Projektmanagement-Tool aus der Verwaltung für die Verwaltung zu schaffen. In der Pilotierungsphase sind Projektteams aus sechs Senatsverwaltungen involviert, die ihren Erfahrungsschatz zu Projektmanagement und ihr Feedback zu ProMaP schnell und unkompliziert in die Entwicklung einbringen. Die Projektmitarbeitenden der sechs Senatsverwaltungen tragen die Verantwortung behördenübergreifend zu denken und Erkenntnisse anderer zukünftigen Projektbeteiligten, z.B. aus Bezirksämtern, mit einzubeziehen. Die Einführung von ProMap ist für Mitte 2021 geplant, damit es bald heißt: Kein Stress kommt auf, denn die Projektplanung läuft!