Informationen für professionell Einreichende

Nachdem sich die ursprünglich für Januar 2016 beabsichtigte Einführung des besonderen Anwaltspostfachs (beA) verzögert hatte, steht dies seit dem 28. November 2016 allen Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälten zur Verfügung. Das beA gilt ab dem 1. Januar 2018 als sicherer Übertragungsweg. Da auch Behörden zunehmend am elektronischen Rechtsverkehr teilnehmen, geht das Sozialgericht Berlin davon aus, dass die Eingänge im elektronischen Rechtsverkehr zukünftig erheblich ansteigen werden.

Das Sozialgericht Berlin begrüßt es, wenn professionell Einreichende verfahrensbezogenen Schriftwechsel über das EGVP oder – als Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte – über das beA führen. Erhalten wir über diese Übertragungswege Dokumente von Ihnen, werden wir, Ihr Einverständnis voraussetzend, ebenfalls Nachrichten über diese Übertragungswege senden.

Hier erhalten Sie Informationen, was Sie bei Einreichung von elektronischen Dokumenten über das EGVP und das beA wissen und beachten sollten.

Was ist zu beachten? – Kurzfassung

  • Die über das EGVP/beA versandten Nachrichten dürfen nur in bestimmten Dateiformaten eingereicht werden; das Sozialgericht Berlin bevorzugt zur erleichterten und sicheren Handhabung Dateien im Format PDF/A
  • Jede EGVP/beA-Nachricht (einschließlich aller Anhänge) darf derzeit 30 MB nicht überschreiten.
  • Die EGVP/beA-Nachricht sollte im Betreff nur das gerichtliche Aktenzeichen enthalten. Das Nachrichtenfeld des EGVP/beA sollte nicht für verfahrensbezogene Inhalte genutzt werden; diese gehören in einen Schriftsatz, der der Nachricht als Anhang beigefügt wird.
  • Für jedes gerichtliche Verfahren sollte eine eigene EGVP/beA-Nachricht verwendet werden
  • Alle Schriftsätze, die in Papierform zu unterzeichnen sind, erfordern bei Übersendung mittels EGVP/beA bis zum 31. Dezember 2017 eine qualifizierte elektronische Signatur. Danach ist diese bei Nachrichten, die über das beA als sicheren Übertragungsweg übermittelt werden entbehrlich (vgl. § 65 Abs. 3 u. 4 SGG in der ab dem 1. Januar 2018 gültigen Fassung).
  • Das Sozialgericht begrüßt es, wenn Dateien einzeln signiert werden. Hierbei sollten vorzugsweise eine „detached signature“ oder eine „embedded / enveloped signature“ verwendet werden, Container-Signaturen, die die ganze Nachricht mit mehreren Anhängen signieren, sollten vermieden werden. Gleiches gilt für “enveloping signatures (Dateiendung: .p7m)”

Ergänzende Hinweise zu den verarbeiteten Formaten und den technischen Erfordernissen nach der ERVJustizV

Aufgrund der Verordnung über den elektronischen Rechtsverkehr mit der Justiz im Land Berlin (ERVJustizV) vom 27. Dezember 2006 in der Fassung der Zweiten Verordnung über den elektronischen Rechtsverkehr mit der Justiz im Land Berlin vom 9. Dezember 2009 und der Bekanntmachung aufgrund §§ 2 und 3 der ERVJustizV vom 29. Januar 2012 müssen die elektronischen Dokumente bestimmten Anforderungen genügen:

  • Sie müssen in einem der folgenden Formate eingereicht werden:


    Mögliches Format
    Adobe PDF (Portable Document Format) – Bevorzugtes Dateiformat beim Sozialgericht Berlin -
    ASCII (American Standard Code for Information Interchange)
    Unicode
    RTF (Rich Text Format)
    Microsoft Word
    XML (Extensible Markup Language)
    TIFF (Tag Image File Format)
  • Aus technischen und organisatorischen Gründen können einer Nachricht derzeit nicht mehr als 100 Dateien angehängt werden, deren Gesamtvolumen 30 MB nicht überschreiten darf.
  • Bei der Übermittlung soll, sofern bekannt, in dem Betreff der Nachricht das gerichtliche Aktenzeichen angegeben werden […] Abweichend von der Bekanntmachung vom 29. Januar 2012 wird gebeten, bei der Kommunikation mit dem Sozialgericht Berlin unten stehende ergänzende Hinweise zum Ablauf des ERV zu beachten.
  • Der Nachricht soll, sofern verfügbar, als zusätzliche Datei der Grunddatensatz XJustiz angehängt werden. Nähere Angaben hierzu finden Sie auf der Internetseite www.xjustiz.de.
  • Elektronische Dokumente, die einem schriftlich zu unterzeichnenden Schriftstück gleichstehen, wie z.B. die Klageerhebung, sind mit einer qualifizierten elektronischen Signatur gemäß § 2 Nr. 3 Signaturgesetz (SigG) zu versehen. Dies gilt bis Ende 2017 auch, wenn Sie über das beA senden, da dieses erst ab 1. Januar 2018 als sicherer Übertragungsweg im Sinne des § 65a SGG (neuer Fassung) gilt. Die Signatur soll als gesonderte Datei (attached signature) und nicht als eingebettete Signatur (embedded signature) im elektronischen Dokument übersandt werden. Bitte beachten Sie die unten stehenden ergänzenden Hinweise zum Ablauf der ERV.
  • Diejenigen, die eine Nachricht übermitteln, sind dafür verantwortlich, dass die Nachricht selbst und die angehängten Dateien keine schädlichen aktiven Komponenten (Viren, Trojaner, Würmer etc.) enthalten. Eine Datei mit schädlichen aktiven Komponenten gilt auch dann als nicht zugegangen, wenn die Datei im Übrigen den zugelassenen Formatstandards entspricht.
  • Die erstellten Übermittlungs-, Sende- und Empfangsbestätigungen beziehen sich auf die Tatsache, dass der in der jeweiligen Bestätigung beschriebene Kommunikationsvorgang zu dem angegebenen Zeitpunkt stattgefunden hat. Durch diese Bestätigungen wird insbesondere nicht bestätigt, dass die übermittelten Dokumente in einem zugelassenen Format vorgelegt worden sind oder sonst keine Hindernisse für eine Weiterverarbeitung (Viren o.ä.) bestehen.

Ergänzende Hinweise zum Ablauf des ERV

Damit der elektronische Rechtsverkehr möglichst reibungslos und sicher läuft, haben wir über die Anforderungen der ERVJustizV und der Bekanntmachung vom 29. Januar 2012 hinaus – und teilweise hiervon abweichend – Bitten an diejenigen, die am ERV teilnehmen. Deren Beachtung erleichtert die Arbeitsabläufe beim Gericht erheblich und letztlich profitieren auch Sie bzw. die Klägerinnen und Kläger davon, da die entsprechenden Nachrichten schneller und sicherer bei den zuständigen Richterinnen und Richtern sind. Wir hoffen daher, dass die Beachtung Ihnen nicht allzu viel Mühe bereitet.

  • Bitte tragen Sie das gerichtliche Aktenzeichen vollständig und ohne Zusätze in das dafür vorgesehene Feld ein (z. B. „S 1 AS 08/15“ nicht aber „S 1 AS 08/15 – Kostenfestsetzungsantrag“). Nur dann ist der automatische Import der Nachricht gewährleistet. Die anderenfalls erforderliche Nachbearbeitung im Gericht verzögert die Übermittlung innerhalb des Gerichts.
  • Bitte schreiben Sie alles Wichtige in Ihren Schriftsatz, den Sie als Anhang zu der EGVP/beA- Nachricht übermitteln. Bitte nutzen Sie nicht das Nachrichtenfeld der EGVP/beA-Nachricht.
  • Falls möglich, übermitteln Sie bitte Ihre Schriftsätze und Anlagen im PDF-Format. PDF-Dokumente lassen sich schwerer abändern und bieten auch Ihnen so mehr Sicherheit. Word-Dokumente enthalten hingegen bisweilen aktive Inhalte (z. B. Makros) und entsprechen dann nicht den Vorgaben der ERVJustizV.
  • Bei der Nutzung der qualifizierten elektronischen Signatur (qeS) erleichtern Sie dem Sozialgericht erheblich die Arbeit, wenn Sie die entsprechenden Schriftsätze einzeln signieren. Bitte verwenden Sie eine „detached signature“, welche die Signatur getrennt von dem Dokument ablegt, oder eine „embedded / enveloped signature“, welche in dem Dokument als „Inlinesignatur“ eingebettet wird. Bitte nutzen Sie keine „enveloping signature“, die das ganze Dokument umschließen (Dateiendung: .p7m), und auch keine Container-Signaturen, die die ganze Nachricht mit mehreren Anhängen signieren. Falls Sie die technische Möglichkeit zur Signierung einzelner Dokumente haben, entsteht Ihnen auch kein Mehraufwand. Es müssen nur die Dokumente mit einer qeS versehen werden, die der Schriftform bedürfen. Dies wird regelmäßig ausschließlich der eigentliche Schriftsatz sein (nicht aber Anlagen wie Kopien der Bescheide oder ähnliches).
  • Bitte übermitteln Sie mit einer elektronischen Nachricht nicht Schriftsätze bzw. Anlagen für mehrere unterschiedliche Verfahren. Sie riskieren sonst, dass diese zu dem falschen Verfahren gelangen. Das gleiche gilt für Sendungen per Telefax.