Da zu einem Antragsteller teilweise mehrere Individualanfragen eingehen und ein Teil der Nachweisersuchen die Koordinierungsstelle sowohl per Individualanfrage als auch über den
Online-Nachweisverbund erreicht, ist eine Dublettenprüfung unverzichtbar. Auch über den Online-Nachweisverbund erhielt die Koordinierungsstelle zahlreiche Anfragedubletten, wobei erst seit Ende August 2003 ein automatischer Hinweis auf potenzielle Dubletten erfolgt.
Die Dublettenkontrolle erweist sich als aufwändiger, als man es sich bei einem EDV-basierten Verfahren vorstellen würde. Die Namen der aus Osteuropa stammenden ehemaligen Zwangsarbeiter sind aus der kyrillischen Schrift transliteriert oder transkribiert bzw. enthalten im Deutschen ungebräuchliche Sonderzeichen. Dabei können zahlreiche Schreibvarianten entstehen, die ein bloßer automatischer Namensabgleich nicht berücksichtigen würde. Um Schreibvarianten in die Dublettenprüfung einzubeziehen, verwandte die Koordinierungsstelle eine zeitlang das Daitch-Mokotoff-Soundex-System, das jedoch mit sich brachte, dass eine große Menge potenzielle Namensdubletten intellektuell überprüft werden mussten.
Im Ergebnis zeigt sich, dass für ca. 9 % der über das Online-Nachweisverfahren eingegangenen Rechercheersuchen auch Individualanfragen vorliegen, von denen ein Teil mehr
Angaben zum Berlin-Aufenthalt enthält, als über das Online-Verfahren übermittelt werden.
Innerhalb der in dem Online-Nachweisverbund geführten Rechercheersuchen beträgt die Dublettenquote bei den Anfragen der Berliner Zwangsarbeiter ca. 7,5 %; die teilweise vorhandenen Drei- oder Vierfachanfragen nicht berücksichtigt. Zu dem beträchtlichen Aufwand, der der Koordinierungsstelle durch die Dublettenprüfung entsteht, kommt hinzu, dass jede einzelne in den Online-Verbund gestellte Anfrage beantwortet werden muss. Die Dubletten werden per Kopie des ursprünglichen Bescheids "erledigt". Dabei erfolgt jeweils ein Hinweis auf die vorliegende Dublette. Wenn die Angaben zum Verfolgungsweg bei den Dubletten voneinander abweichen, muss dies ebenfalls vermerkt werden, damit der Bescheid zu der informationsärmeren Anfrage inhaltlich nachvollziehbar bleibt.
Im Zuge der Dublettenkontrolle hat sich gezeigt, dass über das Online-Verfahren auch Anfragen eingingen, die die Koordinierungsstelle bereits vor Monaten auf der Basis einer Individualanfrage positiv beschieden hatte. Dieser Befund führt logisch zu der Frage, wie viele Fälle die Koordinierungsstelle teilweise aufwändig recherchiert, obwohl sie über ein anderes Archiv oder durch Recherchen der
Partnerorganisation
selbst längst abgeschlossen sind. Inzwischen machen die Partnerorganisationen allerdings vermehrt von der Option im Online-Nachweisverbund Gebrauch, eine im System kursierende Anfrage ggf. als "erledigt" zu kennzeichnen.
