Zu Beginn der Tätigkeit der
Koordinierungsstelle lagen ca. tausend teilweise handschriftlich und in kyrillischer Schrift verfasste Briefe ehemaliger Zwangsarbeiterinnen und Zwangsarbeiter vor, die die Koordinierungsstelle vom Landesarchiv Berlin und anderen Einrichtungen übernahm. Die Anfragen kommen aus Tschechien, Polen, der Ukraine, Russland und Weißrussland.
Einige Briefe enthalten detaillierte Schilderungen der Lebens- und Arbeitsbedingungen. Andere geben Erinnerungsfetzen wieder, die für die Recherche wertvolle Details enthalten können. Manche Antragsteller nennen lediglich einen Firmennamen, manchmal auch den Namen einer Straße oder eine Hausnummer. Bisweilen sind die Namen leider derart entstellt (z. B.: "Schokoladefabrik ‚Kermetel'", "Militärwerk ‚Katschenik'", "Firma Griditde"), dass sie sich trotz allen Bemühens nicht interpretieren lassen. Schließlich gehen auch Anfragen ein, die keinerlei spezifische
Angaben zum Arbeitsort enthalten. Einige Antragsteller schreiben ausdrücklich, dass sie sich nicht erinnern können, andere gehen möglicherweise in Unkenntnis der schlechten Überlieferungslage von der Vorstellung aus, die deutschen Archivare brauchten lediglich Namenslisten durchzusehen.
Neben frei formulierten Briefen erreichen die Koordinierungsstelle auch ausgefüllte Formulare. Diese Formulare, die der Antragsteller von einer lokalen Behörde erhalten hat, erheben leider nur die Grunddaten zum Antragsteller, zu seinem damaligen Arbeitgeber und zur Unterbringung. Nur wenige Antragsteller berichten von sich aus darüber hinaus gehende Einzelheiten zum Verfolgungsweg.
Die Koordinierungsstelle entwickelte eine Datenbank, in der sie die wichtigsten Daten aus diesen Individualanfragen ebenso wie die zu jedem Einzelfall erfolgten Arbeitsschritte dokumentiert. Bescheide, die an die Antragsteller gesandt werden, werden direkt aus der Datenbank heraus per Knopfdruck generiert.
Herbst 2001 führten die
Stiftung EVZ
, das
Bundesarchiv, der
ISD und der
Bundesverband Information und Beratung für NS-Verfolgte ein internetbasiertes, bundesweites Datenbankverfahren ein, das hauptsächlich die Funktion erfüllt, die vom ISD mit negativem Ergebnis bearbeiteten Rechercheanfragen der Partnerorganisationen an die zuständigen Landeskoordinierungsstellen und Archive zu verteilen und umgekehrt die Arbeitsergebnisse der Rechercheure den Partnerorganisationen bzw. dem ISD in Form elektronischer Bescheide online zu übermitteln. Mit diesem
Online-Nachweisverbund wird das
Antragsverfahren ein Jahr nach dem Inkrafttreten des
Stiftungserrichtungsgesetzes auf eine organisatorische Basis gestellt. Parallel dazu erhielt die Koordinierungsstelle Anfrage-Listen von einzelnen Partnerorganisationen per E-Mail und Diskette.
Die Nachweisersuchen, die die Koordinierungsstelle über das Online-Verfahren erreichen, importiert sie in eine interne Arbeitsdatenbank, die ähnlich aufgebaut ist wie die bereits bewährte Datenbank der Individualanfragen.
Bis zum 30. September 2004 gingen 11 300 Anfragen über den Online-Nachweisverbund ein, die Entschädigungsbehörde erhielt weitere 4 700 Einzelanfragen. Zukünftig muss mit Rechercheersuchen im Zusammenhang mit dem Beschwerdeverfahren gerechnet werden.
