Hinweise für Bieter

Die nachfolgenden Punkte sollen Bietern konkrete Hinweise und Anregungen geben, um Fehler bei der Angebotserstellung zu vermeiden und somit die Chancen ihrer Unternehmen in Vergabeverfahren, die von Öffentlichen Auftraggebern durchgeführt werden, zu erhöhen.
Für Angebote, die im digitalen Online-Verfahren abgegeben werden, sind bitte die Hinweise auf der Vergabeplattform zu beachten.

  • Eine systematische und kontinuierliche Suche nach Bedarfen und Ausschreibungen der öffentlichen Auftraggeber, z.B. in Haushaltsplänen von Bund, Ländern und Kommunen, in Printmedien, auf Internetplattformen oder die Nutzung von Onlinerecherchediensten ist zu empfehlen.
  • Beobachten Sie die Entwicklung der Gesetzgebung genau! Die Kenntnis über die jeweils aktuellen gesetzlich vorgeschriebenen Vergabeverfahren muss bei Beteiligung an solchen Verfahren zwingend vorhanden sein. Vergaberegeln entwickeln und verändern sich schnell.
  • Die Schaffung von klaren Verantwortlichkeiten innerhalb des Unternehmens sowie einheitliche Regelungen der Aufbau- und Ablauforganisation für die Teilnahme an öffentlichen Vergaben ist sinnvoll, um die Fähigkeiten, Fertigkeiten und Erfahrungen bei der Beteiligung an öffentlichen Auftragsvergaben kontinuierlich und langfristig zu entwickeln und effizient nutzen zu können.
  • Üblicherweise geforderte Nachweise der Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit (z.B. Referenzlisten, Unbedenklichkeitsbescheinigungen der Krankenkasse und des Finanzamtes, Haftpflichtversicherung, Berufsgenossenschaft usw.) sollten bei jedem Unternehmen, auch für Bietergemeinschaften und ggf. erforderliche Nachunternehmen auf aktuellem Stand gehalten werden, um eine zügige Angebotsabgabe zu ermöglichen.
  • Frühzeitiges Anfordern der Vergabeunterlagen fördert die optimale Nutzung, der nicht unbegrenzt zur Verfügung stehenden Zeit zur Kalkulation und Abgabe des Angebotes.
  • Beim Erstellen des Angebotes ist die unten stehende Checkliste zu berücksichtigen!
  • Es sollte eine sofortige und genaue Sichtung der Vergabeunterlagen und die Prüfung auf Vollständigkeit vorgenommen werden.
  • Bestehen Probleme, Zweifel oder Fragen zu den Vergabeunterlagen, sollten Sie unverzüglich schriftlichen Kontakt zur ausschreibenden Stelle aufnehmen. Der Auftraggeber ist zur unverzüglichen Auskunftserteilung verpflichtet und muss ggf., wenn erforderlich, Kenntnisse, die sich aus der Anfrage ableiten, an alle anderen Bieter weiterreichen.
  • Hilfreich ist es, alle das Verfahren betreffende Termine (Objektbesichtigung, Angebotsfrist, Zuschlagsfrist, Leistungsbeginn etc.) zu recherchieren und kenntlich zu machen.
  • Es entsteht Ihnen kein Vorteil, wenn Sie Ihr Angebot auf eine ausgefallene und aufwändige Art gestalten. Verzichten Sie daher besser auf Bindungen jeglicher Art, auf das Einfügen von Registern und die Nutzung von Klarsichtfolien.
  • Eine vergaberechtskonforme Abgabe eines schriftlichen Angebotes ist im verschlossenen, ordnungsgemäß beschrifteten zerstörungsfreien Umschlag (Angebot für….., Bitte nicht öffnen vor…), unter Sicherstellung eines fristgerechten Zugangs zu geschehen. Eine Angebotsabgabe per Fax oder unverschlüsselt elektronisch ist nicht zulässig.
  • Prüfen Sie vor dem Versand Ihres Angebotes noch einmal mit aller Sorgfalt die Vollständigkeit!

Checkliste für BIETER

Zusammenfassung wichtiger Hinweise für Bieter

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NATO-Aufträge

Die Teilnahme am Wettbewerb um NATO-Aufträge (ausschließlich Baumaßnahmen und die Beschaffung technischer Einrichtungen) setzt eine besondere Überprüfung des Bewerbers voraus. Der Bewerber muss dazu bei dem Wirtschaftsministerium, in dessen Land der Hauptsitz seines Unternehmens liegt, ein NATO-weit genormtes Antragsformular anfordern.

Es wird darauf hingewiesen, dass über 90 % aller NATO-Aufträge nicht im „geheimen“ Bereich liegen. Ferner reicht die Bearbeitungszeit bis zur Eintragung in die Firmenliste der NATO normalerweise nicht aus, um sich um einen aktuellen Auftrag zu bewerben. Es empfiehlt sich daher, den Antrag unabhängig von einem konkreten Vergabefall zu stellen.

Man erhält das Formular beim

Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle
Frankfurter Str. 29 – 35
65760 Eschborn
bafa.de

oder bei der

Senatsverwaltung für Wirtschaft, Energie und Betriebe
II D 14
Martin-Luther-Str. 105
10825 Berlin
Matthias.Bogenschneider@senweb.berlin.de