Anregung und Hinweise zu öffentlichen Ausschreibungen im Bundesland Berlin

Elektronische Vergabeplattformen

• Die elektronische Vergabe der landesunmittelbaren Verwaltung von
1. Liefer- und Dienstleistungen einschließlich freiberuflichen Leistungen nach Maßgabe der VgV,
2. von Bauleistungen nach Maßgabe der VOB/A – Abschnitt 2,
3. Liefer-, Dienst- und Bauleistungen nach Maßgabe der VSVgV,
4. von Liefer- und Dienstleistungen einschließlich freiberuflichen Leistungen nach Maßgabe der UVgO,
5. von Bauleistungen nach Maßgabe der VOB/A – Abschnitt 1 – und
6. von Konzessionen nach Maßgaben der KonzVgV
   hat über
   die Elektronische Bekanntmachungs- und Vergabeplattform des Landes Berlin zu erfolgen.

• Fragen zum Vergabeverfahren: Allein die jeweils für eine Ausschreibung zuständige Vergabestelle kann inhaltliche Fragen zur Ausschreibung beantworten kann. Hierzu zählen Fragen zu den Vergabeunterlagen, hier insbesondere zum Ausfüllen der Dokumente, zu den Fristen sowie zum Vergaberecht.Die Kontaktdaten der Vergabestelle finden Sie in der Bekanntmachung der Ausschreibung.
• Kostenfreie Registrierung und technische Voraussetzungen
• Kontakt für Firmen im technischen Bereich

Weitere Vergabeplattform von öffentlichen Auftraggebern

• Elektronische Vergaben von Aufträgen landesmittelbarer Einrichtungen Berlins wie Körperschaften, Anstalten und Stiftungen des öffentlichen Rechts (z.B. BWB, BVG, IBB u.v.m.) erfolgen über die Vergabeplattform Vergabekooperation Berlin.

Ausnahmetatbestände bei der E-Vergabe im Unterschwellenbereich

• Gemäß § 38 Abs. 4 UVgO ist der Auftraggeber zur Akzeptanz oder Vorgabe elektronisch eingereichter Teilnahmeanträge oder Angebote nicht verpflichtet, wenn zum einen die Wertgrenze hinsichtlich eines geschätzten Netto-Auftragswertes nicht höher als 25.000 Euro und zum anderen die Wahl der Vergabearten der Beschränkten Ausschreibung sowie der Verhandlungsvergabe – jeweils ohne die Durchführung eines Teilnahmewettbewerbs geboten ist.
  Dem Auftraggeber steht es dann frei, Verfahren auf dem Postweg, durch Fax oder durch einen anderen geeigneten Weg oder durch Kombination dieser Mittel durchzuführen.
  Ein geschätzter Auftragswert ist dabei der Wert, den ein umsichtiger und sachkundiger öffentlicher Auftraggeber nach sorgfältiger Prüfung veranschlagen würde, d.h. es muss es sich um eine realistische, ernsthafte Prognose handeln, die nach rein objektiven Kriterien zu erfolgen hat (vgl. BGH, Urteil v. 27.11.2007 – Az.: X ZR 18/07; OLG Düsseldorf, B. v. 8.5.2002 – Az.: Verg 5/02).

Tipps für die Bewerbung um einen öffentlichen Auftrag

Die nachfolgenden Punkte sollen Bietern konkrete Hinweise und Anregungen geben, um Fehler bei der Angebotserstellung zu vermeiden und somit die Chancen ihrer Unternehmen in Vergabeverfahren, die von Öffentlichen Auftraggebern durchgeführt werden, zu erhöhen.

• Für Angebote, die im digitalen Online-Verfahren abgegeben werden, beachten Sie bitte die Hinweise auf den Vergabeplattformen.
• Registrieren Sie sich frühzeitig: auf Präqualifzierungsplattformen und auf oben erwähnten Vergabeplattformen
• Eine Angebotserstellung ist komplex, sorgen Sie dafür die Fristen gut einhalten zu können.
• Eine systematische und kontinuierliche Suche nach Bedarfen und Ausschreibungen der öffentlichen Auftraggeber, z.B. in Haushaltsplänen von Bund, Ländern und Kommunen, in Printmedien, auf Internetplattformen oder die Nutzung von Onlinerecherchediensten ist zu empfehlen.
• Beobachten Sie die Entwicklung der Gesetzgebung genau! Die Kenntnis über die jeweils aktuellen gesetzlich vorgeschriebenen Vergabeverfahren muss bei Beteiligung an solchen Verfahren zwingend vorhanden sein. Vergaberegeln entwickeln und verändern sich schnell.
• Die Schaffung von klaren Verantwortlichkeiten innerhalb des Unternehmens sowie einheitliche Regelungen der Aufbau- und Ablauforganisation für die Teilnahme an öffentlichen Vergaben ist sinnvoll, um die Fähigkeiten, Fertigkeiten und Erfahrungen bei der Beteiligung an öffentlichen Auftragsvergaben kontinuierlich und langfristig zu entwickeln und effizient nutzen zu können.
• Üblicherweise geforderte Nachweise der Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit (z.B. Referenzlisten, Unbedenklichkeitsbescheinigungen der Krankenkasse und des Finanzamtes, Haftpflichtversicherung, Berufsgenossenschaft usw.) sollten bei jedem Unternehmen, auch für Bietergemeinschaften und ggf. erforderliche Nachunternehmen auf aktuellem Stand gehalten werden, um eine zügige Angebotsabgabe zu ermöglichen.
• Frühzeitiges Anfordern der Vergabeunterlagen fördert die optimale Nutzung, der nicht unbegrenzt zur Verfügung stehenden Zeit zur Kalkulation und Abgabe des Angebotes.
• Es sollte eine sofortige und genaue Sichtung der Vergabeunterlagen und die Prüfung auf Vollständigkeit vorgenommen werden.
• Bestehen Probleme, Zweifel oder Fragen zu den Vergabeunterlagen, sollten Sie unverzüglich schriftlichen Kontakt zur ausschreibenden Stelle aufnehmen. Der Auftraggeber ist zur unverzüglichen Auskunftserteilung verpflichtet und muss ggf., wenn erforderlich, Kenntnisse, die sich aus der Anfrage ableiten, an alle anderen Bieter weiterreichen.
• Hilfreich ist es, alle das Verfahren betreffende Termine (Objektbesichtigung, Angebotsfrist, Zuschlagsfrist, Leistungsbeginn etc.) zu recherchieren und kenntlich zu machen.
• Es entsteht Ihnen kein Vorteil, wenn Sie Ihr Angebot auf eine ausgefallene und aufwändige Art gestalten. Verzichten Sie daher besser auf Bindungen jeglicher Art, auf das Einfügen von Registern und die Nutzung von Klarsichtfolien.
• Eine vergaberechtskonforme Abgabe eines schriftlichen Angebotes ist im verschlossenen, ordnungsgemäß beschrifteten zerstörungsfreien Umschlag (Angebot für….., Bitte nicht öffnen vor…), unter Sicherstellung eines fristgerechten Zugangs zu geschehen. Eine Angebotsabgabe per Fax oder unverschlüsselt elektronisch ist nicht zulässig.
• Prüfen Sie vor dem Versand Ihres Angebotes noch einmal mit aller Sorgfalt die Vollständigkeit!