E-Mail-Knigge: Neun Tipps für bessere Mails

E-Mail-Knigge: Neun Tipps für bessere Mails

Über unmögliche E-Mails ärgern sich viele Berufstätige jeden Tag. Dabei ist es doch ganz leicht. Wer auf diese neun Punkte achtet, hat schon vieles richtig gemacht.

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© dpa

Keine Anrede, Tippfehler, dafür jede Menge Emoticons: Einen guten Eindruck hinterlässt eine solche E-Mail nicht.

Das E-Mail-Postfach quillt über - und immer wieder ist dabei ein echtes Ärgernis dabei. Eine E-Mail ist grob unhöflich, überflüssig oder völlig missverständlich. So einen Eindruck will man selbst auf keinen Fall hinterlassen. Worauf achten?

1. Alternativen zur E-Mail prüfen

Der erste und häufigste Knigge-Fehler ist, «eine E-Mail zu schreiben, wenn man keine schreiben sollte», sagt Textcoach Barbara Kettl-Römer aus Günzach im Allgäu. Das gilt für Beschwerden und komplexe Themen - beides erfordert oft mehrmaliges und häufig ergebnisloses Hin- und Herschreiben. Grundsätzlich ungeeignet ist eine E-Mail außerdem bei Glückwünschen, Beileidsschreiben, förmlichen Einladungen und geschäftlichen Erstkontakten. Auch bei wenig klar umrissenen Themen ist es oft besser, gleich zum Telefonhörer zu greifen.

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2. E-Mail auf Rechtschreibfehler kontrollieren

Fehler sind in E-Mails ebenso wenig akzeptabel wie in Briefen, sagt Etikette-Trainerin Lis Droste aus Frankfurt am Main. Das gilt auch für E-Mail-typische Nachlässigkeiten: «Wenn man alles klein schreibt, ist es schlecht lesbar.» Wenn man alles groß schreibt, wirkt es auf manches Gegenüber so, als wolle man es Anschreien. Textcoach Kettl-Römer empfiehlt, sehr wichtige E-Mails vor dem Abschicken auszudrucken.

3. Die richtige Anrede finden

In Sachen Stil unterscheidet sich die E-Mail grundsätzlich ebenfalls nicht vom Brief. Am Anfang braucht es immer eine Anrede, und die lautet immer «Sehr geehrte», sagt Droste. Erst wenn man mehrfach hin und her mailt, dürfe man die Begrüßung weglassen. «Hallo» ist laut Melanie Kunkel aus der Dudenredaktion möglich, wenn Geschäftsleute untereinander einen weniger förmlichen Umgangston pflegen wollen. Lis Droste zufolge kommt es auf die Branche an: In einer Bank gehe «Hallo» gar nicht, im Medienbereich sei es kein Problem.

4. Auf Emoticons verzichten

Langweilig, aber die sichere Variante: Wer einen Geschäftspartner nicht kennt, sollte sich mit Witzen zurückhalten. «Die Leute haben sehr unterschiedliche Auffassungen von Humor und Ironie», warnt Etikette-Expertin Droste. Außerdem gehe in der schriftlichen Kommunikation ein Witz schnell verloren. Einen Witz mit einem Smiley zu kennzeichnen, sei keine Alternative: «Emoticons haben in geschäftlichen E-Mails nichts zu suchen.»

5. Text kurz halten und konkreten Bezug schaffen

Viele Berufstätige bekommen jeden Tag Dutzende E-Mails - deswegen ist vor allem eins höflich: ein kurzer Text! Das Anliegen sollte gleich zu Beginn geäußert werden, sagt Roman Soucek. Der Wissenschaftler forscht an der Universität Erlangen-Nürnberg zum Thema. «Dann weiß der Adressat sofort, ob eine Reaktion von ihm erwartet wird.» Außerdem sollte sofort ein konkreter Bezug geschaffen werden, etwa um welches Projekt es geht.

6. Abschiedsgruß nicht vergessen

«Die offizielle Verabschiedung ist immer noch «Mit freundlichen Grüßen»», sagt Lis Droste. Wenn man sich näher kennt oder es mehrmals hin und her geht, könnten daraus auch «freundliche» oder «beste» Grüße werden, bei der fünften Mail auch nur «Gruß». «Liebe Grüße» benutze man im Geschäftsleben nicht.

7. CC nur in Maßen nutzen

Vor dem Versand sollte man sich immer noch einmal fragen: Wende ich mich an die richtige Person? Der Grundsatz ist einfach, wird aber dennoch oft mißachtet: CC sollte man in Maßen nutzen, und zwar dann, wenn man diese Adressaten nur informieren möchte und keine Reaktion erwartet, sagt Soucek.

8. Möglichst zeitnah auf E-Mail reagieren

Unhöflich ist es auch, auf E-Mails länger nicht zu antworten. Etikette-Expertin Droste empfiehlt, die E-Mails mehrmals am Tag abzurufen und zeitnah zu antworten - zumindest mit dem Bescheid, dass man sich später ausführlicher meldet. Telefonisch nachhaken sollte man als Absender keinesfalls sofort, 24 Stunden könne man schon warten. «Aber am besten gibt man an, bis wann man die Antwort braucht.»

9. Etikette-Regeln in der Abteilung beachten

Egal ob Timing, Anrede oder Verständlichkeit: Alles, was über grundlegende Rücksichtnahme hinausgeht, kann individuell verschieden erwünscht sein. Deshalb ist es sehr zu empfehlen, generelle E-Mail-Richtlinien auf Arbeitsgruppenebene festzulegen. «Schließlich kommuniziert man ja am meisten mit einem festen Kollegenstamm», sagt Roman Soucek. Dort kann etwa festgelegt werden, welche E-Mails nicht in cc gehören.

Quelle: dpa

| Aktualisierung: Montag, 9. Mai 2016 12:53 Uhr