Telefon-Mailbox: So klingt eine professionelle Ansage auf dem Anrufbeantworter

Telefon-Mailbox: So klingt eine professionelle Ansage auf dem Anrufbeantworter

Kunden und Geschäftspartner wollen ihr gegenüber möglichst rund um die Uhr telefonisch erreichen können. Umso wichtiger, dass die Mailbox Anrufer professionell bedient.

Erhöhte Telefonkosten durch Festnetzstörung

© dpa

«Sie können mich mobil erreichen unter folgender Nummer...»- Eine positiv formulierte Ansage wie diese hinterlässt einen guten Eindruck.

Bei Ansagen für die Mailbox oder den Anrufbeantworter hängt viel vom richtigen Ton ab. Gerade im Berufsleben ist das wichtig- etwa bei Geschäftspartnern und potenziellen Kunden.

Mailbox-Ansage: Kurz und präzise

«Die Ansage soll einerseits kurz, knapp und präzise sein, damit der Anrufer schnell zu Wort kommt», sagt die Etikette-Expertin Bettina Geißler aus Norderstedt.

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Mailbox-Ansage: Stimmlage beachten

«Aber monoton gesprochenes Stakkato ist tabu, es muss einladend klingen.» Gerade wenn die Botschaft sehr kurz ist, komme es umso mehr auf die Stimme an. Zu knappe Infos sind außerdem oft sinnlos: «Auf 'Ich bin gerade nicht da', kann man auch verzichten, das merke ich ja selbst.»

Mailbox-Ansage positiv formilieren

Netter ist es grundsätzlich, etwas positiv zu formulieren: Also nicht 'Sie rufen leider außerhalb der Geschäftszeiten an', sondern 'Sie können mich mobil erreichen unter folgender Nummer...'

Ansagen auf dem Anrufbeantworter variieren

Eine nette Geste sei auch, die Ansagen auf dem Anrufbeantworter zu variieren- zum Beispiel nach Feierabend eine andere zu wählen als tagsüber.

Auf Festnetz-AB die Handynummer nennen

Die Erwartung, jemanden telefonisch erreichen zu können, sei mittlerweile sehr hoch, sagt Geißler. Auf dem Festnetz-AB die Handynummer zu verraten, kann deshalb die Frustration des Anrufers abmildern.

Eigenen Anrufbeantworter persönlich besprechen

Für den Anruf unter einer Zentralnummer ist nicht entscheidend, wer den AB bespricht. Aber bei einer Durchwahl sei es schon persönlicher, wenn auch auf dem Anrufbeantworter die Stimme desjenigen zu hören ist, den man erreichen wollte.

Quelle: dpa

| Aktualisierung: Mittwoch, 18. Juli 2012 10:51 Uhr