Elena: Wem nutzt das Speichern der Arbeitnehmer- Daten?

Elena: Wem nutzt das Speichern der Arbeitnehmer- Daten?

Arbeitgeber melden Daten ihrer Mitarbeiter an die Deutsche Rentenversicherung. Alle Infos zur umstrittenen Datenspeicherung.

Elena Verfahren

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Die Grafik zeigt, wie die Elena-Datenspeicherung funktioniert.

Was ist das Elena-Verfahren?

Elena, die Kurzform für Elektronischer Entgeltnachweis, soll bürokratische Vorgänge für Unternehmen vereinfachen. Daten über die Arbeitnehmer, die bislang in Papierform notiert und festgehalten werden, sollen nun vom Arbeitgeber zentral elektronisch erfasst und gespeichert werden. Laut dem Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie soll das Elena-Verfahren die Bürokratie deutlich vereinfachen und Ausgaben einsparen, indem sie "den zeit- und kostenintensiven Medienbruch" -also den Papierkram- beseitigt.

Wofür soll Elena genutzt werden?

Wenn ein Arbeitnehmer Sozialleistungen wie Arbeitslosengeld, Elterngeld oder Wohngeld beantragt, muss sein Arbeitgeber bislang einen Entgeltnachweis- also eine Bescheinigung über Beschäftigungsverhältnis und Einkommen- an die zuständige Verwaltungszentrale schicken, und zwar in Papierform. Alternativ kann sich der Arbeitnehmer diese papierne Bescheinigung auch vom Arbeitgeber ausstellen lassen und selbst beim zuständigen Amt vorlegen. Das Elena-Verfahren soll diese Daten nun bei den jeweiligen Ämtern elektronisch abrufbar machen mittels einer Identifizierungskarte des Arbeitnehmers.

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Wen betrifft das Elena-Verfahren?

Die elektronische Datenweitergabe betrifft alle abhängig Beschäftigten, Richter, Beamte und Soldaten. Ausgenommen vom Elena-Verfahren sind Selbstständige, sowie parlamentarische Abgeordnete und die Chefetage der Ministerien.

Ab wann tritt Elena in Kraft?

Arbeitgeber müssen bereits seit dem 01. Januar 2010 jeden Monat die Daten ihrer Mitarbeiter an eine zentrale Speicherstelle der Deutschen Rentenversicherung übermitteln. Dort werden sie zusammen mit den Rentenversicherungs- und Steuerdaten des Arbeitnehmers für mindestens zwei Jahre, längstens für fünf Jahre gespeichert.

Welche Arbeitnehmer-Daten werden beim Elena-Verfahren gespeichert?

Die Elena-Datenbank speichert umfassende Informationen von rund 40 Millionen Arbeitnehmern in Deutschland. Die Arbeitnehmer-Daten werden von den Arbeitgebern gesammelt und an die Deutsche Rentenversicherung übermittelt. Aktuell werden folgende persönliche Angaben und Einkommensdaten gespeichert:

- Name, Adresse, Geburtsdatum
- Steuerklasse
- Bruttoverdienst
- Lohnsteuerbetrag
- Solidaritätszuschlag
- Kirchensteuer
- Eventuelle Freibeträge

Darüber hinaus werden nun auch Daten zentral gespeichert, die bisher nur beim Arbeitgeber bekannt waren, wie:

- Tätigkeit und Arbeitszeit
- Bildungsstand
- Beginn und ggf. Ende des Arbeitsverhältnisses
- Wöchentliche Arbeitszeit
- Anzahl der Fehlzeiten
- ggf. Anzahl der Abmahnungen
- ggf. Daten zur Kündigung: Art der Kündigung und ein Freitextfeld für den Arbeitgeber, welcher zusätzliche Informationen über den Anlass der Kündigung eintragen könnte.

Müssen Arbeitnehmer dem Elena-Verfahren zustimmen?

Nein, denn sie werden gar nicht gefragt. Die Teilnahme am Elena-Verfahren ist verpflichtend für alle potenziellen Antragsteller von Sozialleistungen. Das bedeutet, Arbeitnehmer können sich aktuell Elena nicht verweigern. Daher dürfen bzw. müssen Arbeitgeber auch ohne Einverständnis des Arbeitnehmers die Daten weiterleiten.

Werden Arbeitnehmer über die Weitergabe ihrer Daten informiert?

Arbeitgeber sind verpflichtet ihre Arbeitnehmer auf die bereits laufenden monatlichen Daten-Speicherungen hinzuweisen. Laut "Deutschen Rentenversicherung Bund" reicht für die Verständigung ein einmaliger Hinweis des Arbeitgebers. Dieser lautet wie folgt: "Wir sind seit 1. Januar 2010 gesetzlich verpflichtet, monatlich die in Ihrer Entgeltabrechnung enthaltenen Daten im Rahmen des Verfahrens Elena an die Zentrale Speicherstelle zu übermitteln."

Wo finden Arbeitnehmer die Bestätigung der Übermittlung ihrer Daten?

Die Mitteilung zur Datenweitergabe findet sich auf der Lohnabrechnung. Da diese sehr leicht zu überlesen ist, wissen die meisten Arbeitnehmer jedoch nicht, dass der Arbeitgeber ihre Daten bereits übermittelt. Um sicher zu gehen, sollten Beschäftigte ihren Vorgesetzen nach der Weitergabe der Elena-Daten fragen.

Ab wann können Arbeitnehmer ihre Elena-Daten nutzen?

Ab dem 01. Januar 2012 sollen die gespeicherten Daten mit Hilfe einer verschlüsselten Signaturkarte dem jeweiligen Arbeitnehmer zugeordnet und abrufbar werden. Angedacht ist folgendes Verfahren: Beantragt ein Arbeitnehmer eine Sozialleistung, muss er mit einer sogenannten Signaturkarte zu der entsprechenden Behörde. Durch das Einlesen der Karte werden seine Mitarbeiterdaten entschlüsselt, der jeweilige Sachbearbeiter soll die Daten dann im vollen Umfang einsehen und die Sozialleistung berechnen können.

Wie kommt der Arbeitnehmer an seine Elena-Daten?

Will also ein Arbeitnehmer in Zukunft Sozialleistungen beantragen, braucht er zwingend eine Signaturkarte, die er selbst beantragen und bezahlen muss. Zudem muss die Signaturkarte direkt bei der "Registratur Fachverfahren"- einer noch nicht existierenden aber bereits geplanten Behörde- oder über eine Anmeldestelle (z.B. die Agenturen für Arbeit) angemeldet werden. Die "Registratur Fachverfahren" soll dann die Identifikationsnummer der Signaturkarte mit der Rentenversicherungsnummer des Arbeitnehmers verknüpfen, womit die Signaturkarte für die Beantragung von Sozialleistungen gebrauchsfertig sein soll.

Was ist die Signaturkarte?

Die Signaturkarte ist eine Chip-Karte mit einer qualifizierten elektronischen Signatur, einer Art elektronischer Unterschrift. Sowohl der Chip als auch die elektronische Unterschrift sind für die Entschlüsselung der Elena-Daten des Arbeitnehmers ausschlaggebend.

Wie bekommen Arbeitnehmer die erforderliche Signaturkarte?

Arbeitnehmer sollen die Signaturkarte ab Januar 2012 bei Zertifizierungsdienstanbietern anfordern. Unternehmen, die als sogenannte Trust Center agieren werden, sind beispielsweise die Sparkassen-Finanzgruppe, die Deutsche Telekom oder die Deutsche Post AG. Als Signaturkarten geeignet sollen auch die zukünftige Gesundheitskarte und der ab dem 01. November 2010 eingeführte elektronische Personalausweis sein.

Welche Kosten entstehen Arbeitnehmern durch das Elena-Verfahren?

Die Kosten für das Elena-Verfahren sollen sich für Teilnehmer auf die Zertifizierung der Signaturkarte verlaufen. Nach dem Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie müssten Arbeitnehmer für diese rund 10 Euro alle drei Jahre bezahlen. Weiter heißt es, dass auf Antragstellung die Kosten für das Zertifikat erstattet werden könnten, sofern der Arbeitnehmer mindestens eine Sozialleistung nutzte.

Wer hat offiziell Zugriff auf die Elena-Datenbank?

Laut dem Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie hat ausschließlich der Arbeitnehmer Zugriff auf seine Elena-Informationen. Durch die Vorlage der Signaturkarte soll er allein bestimmen, wer seine Informationen einsieht. Möglich mache dies die pseudonyme Verschlüsselung der Elena-Daten, welche erst nach dem Einreichen der Signaturkarte einer bestimmten Person zuordenbar sein sollen.

Wer hat indirekten Zugriff auf die Elena-Daten?

Verschwiegen wird aber, dass nach Preisgabe der Signaturkarte die Daten von dem jeweiligen Amt unabsehbar lang gespeichert werden können. Wozu sie diese verwenden, bleibt für den Arbeitnehmer schleierhaft. Bislang ist geplant, dass nur öffentliche Einrichtungen nach Vorlage der Signaturkarte von den Elena-Daten Gebrauch machen dürfen. Gesetzesänderungen sind nach Meinung der Kritiker in Zukunft möglich

Welche Nachteile hat Elena für Unternehmen?

Die monatliche Meldung der Mitarbeiterdaten an die Elena-Datenbank bringt vor allem für kleine und mittelständische Unternehmen eine bürokratische und kostenträchtige Belastung. Nicht selten müssen Arbeitnehmer für das komplizierte Verfahren spezielle Software nachkaufen und Steuerberater hinzuziehen. Zudem zweifeln viele Politiker an der errechneten Summe der Einsparungskosten von rund 87 Millionen Euro jährlich.

Ist beim Elena-Verfahren der Datenschutz gewährleistet?

Laut des Bundesministeriums für Wirtschaft und Technologie "entspricht Elena höchsten Datensicherheitsstandards". Durch die doppelte Verschlüsselung und die pseudonymisierten Daten sei der Datenschutz gewährleistet.

Trotzdem steht das Elena-Verfahren bei Datenschützern stark in der Kritik. Die bekanntesten Elena-Gegner sind der Gewerkschaftsbund Verdi und der Datenschutz-Verein FoeBuD. Sie kritisieren, dass die millionenfache Sammlung von Arbeitnehmerdaten bei der Zentralen Speicherstelle ein Verstoß gegen den Datenschutz sei, da nicht abzusehen ist, ob die Daten jemals benötigt werden.

Gemeint sind vor allem die für die Beantragung von Sozialleistungen nicht relevanten Mitarbeiterdaten, wie Angaben zu Fehlzeiten und Abmahnungen oder das fragliche Freitextfeld für den Arbeitgeber zur Begründung einer Kündigung.

Welche Gefahren birgt das Elena-Verfahren?

Trotzdem der Zugriff auf die Daten ausschließlich auf zuständige Ämter beschränkt sein soll, warnen Datenschützer vor einem Missbrauch der Informationen. So könnte bei Bewerbungsgespräche zukünftig die Vorlage der Signaturkarte zum ausschlaggebenden Faktor einer Einstellung – oder Absage werden.

Möglich wäre auch, dass Behörden wie das Finanzamt oder die Polizei ein Interesse an der Einsicht der Elena-Daten zeigen könnten. Zudem gibt es Befürchtungen, dass Elena-Daten geknackt und gegen Bezahlung in Umlauf gebracht werden könnten.

Quelle: kra/BerlinOnline

| Aktualisierung: Dienstag, 6. Juli 2010 13:12 Uhr

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