Steuerunterlagen: Wie lange muss man sie aufbewahren?

Steuerunterlagen: Wie lange muss man sie aufbewahren?

Unternehmer müssen eine Reihe von Belegen für das Finanzamt aufbewahren. Aber auch Privatpersonen sollten bestimmte Unterlagen nicht einfach wegwerfen. Die Fristen im Überblick.

Steuererklärung Belege aufbewahren

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Was darf ich wegwerfen und was muss ich aufheben? Ältere Belege oder Rechnungen sollten zum Jahreswechsel nicht einfach entsorgt werden.

Häufig wird der Jahreswechsel genutzt, um Belege, Quittungen und Rechnungen zu ordnen. «Dabei sollte nicht alles, was sich über die Jahre angesammelt hat, blindlings weggeworfen werden», rät Isabel Klocke vom Bund der Steuerzahler. Ein Überblick: 

Unternehmer: Steuerunterlagen bis zu 10 Jahre aufbewahren

Geschäftsbücher, Inventare, Bilanzen und sonstige zu führende Bücher müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Auch für digitale Aufzeichnungen gilt die zehnjährige Speicherfrist. Empfangene oder abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe müssen hingegen grundsätzlich nur sechs Jahre lang aufbewahrt werden.

Aufbewahrungsfrist beginnt mit Schluss des Kalenderjahres

Die Aufbewahrungsfrist beginnt jeweils mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Geschäftsbuch gemacht, das Inventar aufgestellt, die Bilanz festgestellt, der Geschäftsbrief abgesandt oder empfangen wurde.

Welche Unterlagen 2016 entsorgt werden dürfen

Zu Beginn des Jahres 2016 können Unternehmer daher Bücher und Aufzeichnungen mit der letzten Eintragung aus dem Jahr 2005 oder früheren Datums entsorgen. Dies gilt auch für Inventare, die bis 31. Dezember 2005 oder früher aufgestellt worden sind sowie Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen und Lageberichte.

Geschäftsbriefe bis 2009 dürfen 2016 aussortiert werden

Empfangene Geschäftsbriefe, die bis zum 31. Dezember 2009 oder früher eingegangen sind, und Durchschriften abgesandter Handels- oder Geschäftsbriefe, die bis zum 31. Dezember 2009 oder früher abgesendet wurden, können ebenfalls aussortiert werden.

Privatpersonen müssen Belege nicht archivieren

Sie müssen Rechnungen und sonstige Belege im Regelfall nicht archivieren. Wurden sie dem Finanzamt vorgelegt und ist der Steuerbescheid in Ordnung, können die Belege entsorgt werden. «Gibt der Steuerzahler seine Steuererklärung elektronisch ab und sendet keine Belege nach, sollte er die Belege mindestens bis zur Bestandskraft des Steuerbescheides aufbewahren», empfiehlt Klocke.

Sonderregelung für Gutverdiener

Eine Sonderregelung gibt es allerdings für Steuerzahler, die gut verdient haben. Wer positive Einkünfte aus Kapitalvermögen, Vermietung und Verpachtung, nichtselbstständiger Arbeit oder sonstige Einkünfte von mehr als 500.000 Euro erzielt hat, muss die entsprechenden Unterlagen sechs Jahre lang aufbewahren.

Quelle: dpa

| Aktualisierung: Donnerstag, 7. Januar 2016 14:12 Uhr