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Inhaltsverzeichnis in Word erstellen

Word bietet allen Nutzern die Möglichkeit, Inhaltsverzeichnisse zu erstellen – sowohl automatisch als auch manuell. Wir zeigen, wie sich eine solche Übersicht anlegen lässt.
Inhalstverzeichnis in Microsoft Word anlegen
Nicht nur für Autoren interessant: Word bietet die Möglichkeit, automatisierte Inhaltsverzeichnisse zu erstellen. © dpa

Nicht nur professionelle Autoren sind darauf angewiesen, von Zeit zu Zeit Inhaltsverzeichnisse zu erstellen – z.B. in wissenschaftlichen Arbeiten, Präsentationen oder Handouts. Hierfür bietet das in Microsoft Office enthaltene Word 2016 eine praktische Funktion, mit der die Übersichten manuell oder automatisch angelegt werden können. Wir erklären beide Varianten.

Inhaltsverzeichnis in Word erstellen
Auswahlmenü zum Erstellen eines Inhaltsverzeichnisses.

Inhaltsverzeichnis in Word automatisch anlegen

Wer ein automatisches Inhaltsverzeichnis in Word anlegen möchte, muss zunächst in Vorarbeit gehen. Damit das Programm erkennt, welche Textbausteine in der Übersicht aufgenommen werden sollen, müssen die Passagen entsprechend markiert werden. Da sich ein Inhaltsverzeichnis in der Regel aus den verwendeten Überschriften zusammensetzt, müssen sie im Text als solche gekennzeichnet sein. Hierfür stehen dem Nutzer die sogenannten "Formatvorlagen" zur Verfügung, die im Reiter "Start" zu finden sind. Das Vorgehen ist simpel: Die eigene Headline im Text wird komplett markiert und im oben genannten Menü als "Überschrift 1" gekennzeichnet. "Überschrift 1" stellt dabei immer die erste Ebene im Inhaltsverzeichnis dar. Eine hierarchische Gliederung mit Subheadlines bzw. Unterpunkten ist ebenfalls möglich –etwa mit der Markierung als "Überschrift 2". Anschließend müssen folgende Schritte durchgeführt werden:

  • Mit der Maus an die Position klicken, an der das Inhaltsverzeichnis erscheinen soll
  • Reiter "Verweise" auswählen
  • "Inhaltsverzeichnis" anklicken
  • "Automatische Tabelle 1" oder "Automatische Tabelle 2" wählen – je nach gewünschtem Layout

Inhaltsverzeichnis in Word erstellen
Word bietet viele Möglichkeiten zum Individualisieren.

Benutzerdefiniertes Inhaltsverzeichnis

Wer seinem Inhaltsverzeichnis eine individuelle Note verleihen möchte oder mit den Standardangaben von Microsoft Word 2016 nicht zufrieden ist, kann selbst einige Anpassungen vornehmen. Hierfür muss anstatt "Automatische Tabelle 1" bzw. "Automatische Tabelle 2" der Punkt "Benutzerdefiniertes Inhaltsverzeichnis…" ausgewählt werden. In dem sich öffnenden Menü können beispielsweise die Füllzeichen geändert oder andere Formatvorlagen für die Inhaltsangabe ausgewählt werden. Auch die Position der Seitenzahlen lässt sich hier ändern.

Update des Inhaltverzeichnisses

Ein großer Vorteil automatisierter Inhaltsverzeichnisse: Werden dem Text neue Abschnitte hinzugefügt, gliedert sie Word eigenständig in die Inhaltsübersicht ein – gekennzeichnete Headlines vorausgesetzt. Eine Anpassung des Textes kann es allerdings notwendig machen, das bestehende Inhaltsverzeichnis per Mausklick zu aktualisieren. Hierzu muss mit der rechten Maustaste in das Verzeichnis geklickt und anschließend der Menüpunkt „Felder aktualisieren“ ausgewählt werden. Anschließend kann entschieden werden, ob nur die Seitenzahlen oder gleich das gesamte Verzeichnis aktualisiert werden soll.

Automatisches Inhaltsverzeichnis in Word: Das sind die Stolperstein

Ohne Frage: Die automatische Erstellung eines Inhaltsverzeichnisses ist sehr praktisch. Allerdings lauern einige Stolpersteine auf den Nutzer. So ist es gerade bei längeren Texten unabdingbar, strukturiert zu arbeiten und Überschriften möglichst umgehend entsprechend zu markieren. Andernfalls kann es passieren, dass Headlines übersehen werden und die Fehlerquelle im Nachgang mühsam gesucht werden muss. Auch besteht das Risiko, dass aus Versehen zusätzliche Element markiert werden. Wer z.B. unwissentlich eine Leerzeile mit markiert, läuft Gefahr, dass das Inhaltsverzeichnis im Anschluss versehentlich defekt ist. Aus diesem Grund ist es ratsam, das Endresultat immer noch einmal genau in Augenschein zu nehmen, um potenzielle Fehler auszuschließen.

Inhaltsverzeichnis in Word erstellen
Manuelles Inhaltsverzeichnis in Word 2016.

Inhaltsverzeichnis in Word manuell einfügen

Wer lieber ein individuelles Inhaltsverzeichnis anlegen möchte, kann auch dies in Word 2016 tun. Besonders bei umfangreichen Verzeichnissen wird die händische Erstellung aber sehr schnell unübersichtlich und fummelig. Aus diesem Grund würden wir immer zu der automatisierten Variante raten. Auch für den Fall, dass der Text um weitere Passagen ergänzt wird, muss ein manuell erstelltes Inhaltsverzeichnis immer dementsprechend angepasst werden. Bei der automatischen Version entfällt dieser Aufwand, da gekennzeichnete Headlines selbstständig dem Inhaltsverzeichnis hinzugefügt werden. Wer dennoch eine individuelle Übersicht anlegen möchte, geht folgendermaßen vor:

  • Den Cursor an die Position bewegen, an der das Inhaltsverzeichnis erscheinen soll
  • Reiter "Verweise" auswählen
  • "Inhaltsverzeichnis"
  • Aus dem Dropdown-Menü den Punkt "Manuelle Tabelle" auswählen
  • Inhaltsverzeichnis nach den eigenen Wünschen anpassen

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