Dokumente aus Word in PDF umwandeln

Nicht immer reicht es aus, eine Datei in Word als DOCX abzuspeichern – bisweilen muss ein PDF-File her. Wir zeigen, wie aus einem Word-Dokument ein PDF erstellt werden kann.
Word in PDF umwandeln
In Word 2016 lassen sich DOCX-Dateien problemlos in PDF-Files konvertieren - und wieder zurück. © dpa

Wichtige Dokumente wie Bewerbungen oder Handouts werden in der Regel als PDF verwendet. Und das nicht ohne Grund: PDF-Dateien sind geräte- und plattformunabhängig. Während aktuelle DOCX-Files nur mit entsprechenden Programmen korrekt geöffnet werden können, spielt das bei einem PDF keine Rolle. Die gespeicherten Inhalte werden immer in der gleichen Form angezeigt, die Gefahr von Anzeigefehlern ist minimiert. Auch die kostenlose Nutzung der entsprechenden Software hat zur Verbreitung des PDFs beigetragen. Um aus einer Word- eine PDF-Datei zu erstellen, haben Nutzer mehrere Möglichkeiten.

Word in PDF umwandeln
In Word 2016 können Dokumente auch als PDFs gespeichert werden.

Word-Dokument als PDF speichern

Wer ein Dokument aus Word in PDF umwandeln möchte, hat die Möglichkeit, die entsprechende Datei ganz einfach im PDF-Format abzuspeichern. Dadurch kann mit wenigen Klicks ein vollwertiges PDF-File erstellt werden. Für die Umwandlung müssen in Word 2016 folgende Schritte ausgeführt werden:

  • Klick auf den Reiter "Datei"
  • "Speichern unter" anwählen
  • Dateinamen eingeben
  • Im Dropdown-Menü den Punkt "PDF (*.pdf)" anwählen
  • Speicherort wählen
  • Auf "Speichern" klicken

Anschließend wird die konvertierte Word-Datei in dem ausgewählten Ordner abgespeichert und kann als PDF aufgerufen werden. Unter Office 365 ist es ebenfalls möglich, das File in der Microsoft Cloud "OneDrive" online zu sichern. Besonders für Nutzer, die auf mehreren Geräten arbeiten und das konvertierte PDF jederzeit abrufen möchten, ist dies eine praktische Lösung.

Word in PDF konvertieren

Wer ein bestehendes Word-Dokument in ein PDF umwandeln möchte, kann darüber hinaus die Funktion "Exportieren" verwenden. Der Konvertierungsprozess ist denkbar einfach:

  • Reiter "Datei" auswählen
  • "Exportieren" wählen
  • Klick auf den Button "PDF/XPS-Dokument erstellen"

Anschließend kann ein Dateiname vergeben und ein Speicherort ausgewählt werden. Das Format PDF ist bereits voreingestellt, so dass in der Regel keine weiteren Einstellungen vorgenommen werden müssen. Allerdings bietet Word 2016 eine ganze Reihe an zusätzlichen Optionen, mit denen das File an die eigenen Bedürfnisse angepasst werden kann. Mit einem Klick auf den Button "Veröffentlichen" wird die Word-Datei schließlich in ein PDF-File umgewandelt.

Word in PDF umwandeln
Bestehende Word-Dateien können mittels der Funktion "Exportieren" ins PDF-Format konvertiert werden.

Word in PDF konvertieren: Zusätzliche Optionen

Noch bevor das PDF final gespeichert wird, können verschiedene Grundeinstellungen vom Nutzer vorgenommen werden. So kann sichergestellt werden, dass die exportierte Datei auf die eigenen Wünsche angepasst ist. Wir erklären die wichtigsten Formatierungen:

  • Optimieren für: Standard (Onlineveröffentlichung und Drucken): Hohe Qualität des PDFs, primär geeignet für Ausdrucke, jedoch speicherintensiv
  • Optimieren für: Minimale Größe (Onlineveröffentlichung): Geringe File-Größe, schwächere Qualität des PDFs und damit primär für Online-Veröffentlichungen geeignet

Über den Button "Optionen…" lassen sich noch weitere Einstellungen festlegen. So kann dem konvertierten Word-Dokument beispielsweise ein Passwortschutz gegeben oder nur bestimmte Seitenbereiche des DOCX-Files in ein PDF umgewandelt werden. Auch Dokumenteigenschaften oder Textmarken können der exportierten Datei hinzugefügt werden.

pdf24.org
Auch mit Online-Tools lassen sich Dokumente aus Word in ein PDF konvertieren.

Alternative Programme, um Word-Datei in ein PDF umzuwandeln

Wer eine ältere Version von Microsoft Word nutzt, kann unter Umständen nicht auf alle Funktionen von Word 2016 zugreifen – so auch auf die Möglichkeit, Word-Dokumente als PDF zu speichern. Im Netz stehen zahlreiche Programme zur Verfügung, mit denen der gleiche Effekt erzielt werden kann, etwa die Tools "PDF-XChange Lite" oder "PDF24 Creator". Beide Programme sind für Privatnutzer kostenlos und stehen als Download zur Verfügung.

PDF-Dateien in Word umwandeln

Auch für den Fall, dass ein bereits existierendes PDF bearbeitet werden muss, bietet Word eine Lösung an. Hierfür muss die Datei zunächst wieder in ein DOCX-File konvertiert werden. Im Anschluss hat der Nutzer die Möglichkeit, den enthaltenen Text anzupassen und zu verändern. Aber Vorsicht, bei der Umwandelung können einige Formatierungen aus dem Ursprungs-PDF nicht oder nur falsch übernommen werden. Eine abschließende Überprüfung der Datei ist daher empfehlenswert. So funktioniert die Umwandlung von PDF in Word-Datei:

  • Reiter "Datei" auswählen
  • "Öffnen" anklicken
  • PDF-File auswählen und öffnen
  • Datei bearbeiten und im gewünschten Format abspeichern

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