Outlook-Mails automatisch sortieren - So geht's

Outlook-Mails automatisch sortieren - So geht's

Wenn das eigene Büro so aussehen würde wie so manches E-Mail-Eingangsfach, dann würde man vermutlich nichts wieder finden. Anstatt alles in einem Ordner zu sammeln, lassen sich Mails bei Outlook leicht automatisch sortieren.

Automatische Mail-Sortierung in Outlook

© dpa

Über den Button «Regeln und Benachrichtigungen verwalten» werden Mails von definierten Absendern je nach Einrichtung automatisch sortiert. So bekommt das elektronische Postfach eine übersichtliche Struktur. Foto: dpa-infocom

Mails über "Regeln" sortieren

Im Büroalltag gibt es Mails von bestimmten Absendern, die man in jedem Fall in einen bestimmten Ordner verschiebt. Deshalb können Empfänger diese Aktion auch gleich automatisieren. Das funktioniert über das Einstellungsmenü «Regeln und Benachrichtigungen verwalten».

Mails sortieren, so geht es:

Unter «E-Mail-Regeln» klickt man einfach auf die Schaltfläche «Neue Regel» und dann ganz oben auf «Nachrichten von einem bestimmten Absender in einen Ordner verschieben». Danach müssen in einem zweiten Schritt unten im Fenster nur noch Person und Zielordner bestimmt werden. Somit ist es möglich zu sagen, dass die Mails von der Mutter oder dem Sohn immer im Ordner "Familie" landen.

Auch nach Wörtern kann sortiert werden. So kann man Mails, in denen das Wort "Newsletter" enthalten ist in einen Ordner "Newsletter" sortieren lassen - so bleibt das eigentliche Postfach werbefrei. Um dies einzurichten geht man auf "Neue Regel erstellen", dann wählt man unten "Regel auf von mir empfangene Nachrichten anwenden" Nach dem Klick auf Weiter" setzt man das Häkchen bei "mit bestimmten Wörtern im Text" und klickt danach auf das blau unterlegte "bestimmten Wörtern". Hier fügt man nun das Wort "Newsletter" hinzu und klickt auf "Weiter".

Nun klickt man oben auf "Diese in einen bestimmten Ordner Zielordner schieben" und klickt anschließend auf das blau unterlegte "Zielordner" um den Ordner (in unserem Fall Newsletter) auszuwählen. Gibt es den Ordner noch nicht, habe ich an dieser Stelle über die Schaltfläche "Neu" (rechts) auch die Möglichkeit, diesen neuen Ordner zu erstellen.

Nun noch einmal weiter unten auf "keine weiteren Regeln anwenden" klicken, dann erneut auf "Weiter"und dann der Regel noch einen beliebigen Namen geben bevor man auf "Fertigstellen" klickt.

Das Prozedere kann mit beliebigen Wörtern wiederholt werden. Es klingt aufwändig, spart aber danach viel Zeit.

Quelle: dpa

| Aktualisierung: Mittwoch, 13. Dezember 2017 15:50 Uhr

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