Outlook: Mit QuickSteps Zeit und Arbeitsschritte sparen

Outlook: Mit QuickSteps Zeit und Arbeitsschritte sparen

Das Durchforsten des Posteingangs von Outlook kostet nicht nur Zeit, sondern mitunter auch Nerven: Unzählige E-Mails wollen in Unterordner verschoben, in Kategorien einsortiert, an andere weitergeleitet oder als erledigt gekennzeichnet werden.

E-Mails

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Das Sortieren von E-Mails kann über Outlook einfacher gestaltet werden.

Mit QuickSteps lassen sich Arbeitsschritte reduzieren. Ein einziger Klick genügt, um mehrere Arbeitsschritte auf einmal durchzuführen. Für viele Standardaufgaben liefert Outlook im Menüband «Start» passende QuickSteps gleich mit, etwa um E-Mails als erledigt und gelesen zu kennzeichnen und dann in einen Unterordner zu schieben.

Gerade für häufig wiederkehrende Aufgaben lohnt sich die Einrichtung von Quicksteps. Werden bestimmte Nachrichten stets verschoben oder weitergeleitet spart der Klick auf einen QuickStep Zeit.

Mit QuickSteps lassen sich in so ziemlich allen Aktionen abbilden und auch mehrfach kombinieren. Für eine noch schnellere Bearbeitung bieten QuickSteps auch Tastenkombination als Shortcuts an. Diese können ganz individuell festgelegt werden.

QuickSteps verwalten

  • Öffnen des Start Tabs in Outlook
  • Klick auf den Doppelpfeil zum Verwalten eines QuickSteps
  • Auswahl des zu bearbeitenden QuickSteps
  • Klick auf Bearbeiten, Duplizieren oder löschen

QuickSteps neu einrichten

  • Klick auf „Neu erstellen“ zum Einrichten eines QuickSteps
  • Benennen des QuickSteps unter „Name“
  • Auswählen der Aktion des QuickSteps
  • Tastenkombination bei Bedarf festlegen
  • Bestätigen der Einrichtung

Standardisierte QuickSteps einrichten

Outlook bietet bereits voreingerichtete QuickSteps. Bei der ersten Verwendung fragt Outlook automatisch nach den Konfigurationswünschen.

QuickStep: In Ordner Verschieben

QuickStep In Ordner verschieben
Hier kann festgelegt werden, in welchen Ordner Nachrichten beim Klick verschoben werden sollen. Unter den Optionen kann nicht nur festgelegt werden, ob die Nachricht als gelesen oder ungelesen im Ordner abgelegt werden soll, sondern es stehen alle anderen Optionen auch zur Verfügung. So kann auch eine Kopie der Nachricht verschoben werden oder die Nachricht mit dem Verschieben kategorisiert werden.
QuickStep In Ordner Verschieben - Optionen

QuickStep: An Vorgesetzte(n)

QuickStep An Vorgesetzte(n)
Hier kann die E-Mail des Vorgesetzten hinterlegt werden, um Nachrichten direkt an diesen weiterzuleiten. Im „An“ Feld kann die Adresse hinterlegt werden. Unter den Optionen kann zusätzlicher Text in die Betreffzeile oder Nachricht eingegeben werden.
QuickStep An Vorgesetzte(n) - Optionen

QuickStep: Team-E-Mail

QuickStep Team-E-Mail
Wer Nachrichten an sein Team schicken möchte, kann auch für einen Verteiler einen QuickStep anlegen. Steht der Microsoft Exchange Server zur Verfügung, können über diesen auch unproblematisch die Adressen hinzugefügt werden. Mit diesem QuickStep wird eine neue Nachricht geöffnet. Betreffzeile oder Nachrichtentext können aber auch hier als Standards hinterlegt werden. Und wer gerne mit Shortcuts auf der Tastatur arbeitet, kann wie bei jedem QuickStep seine eigene Tastenkombination festlegen.

QuickStep: Erledigt

QuickStep Erledigt
Der Erledigt QuickStep verschiebt die Nachricht in einen gewünschten Ordner und markiert sie gleichzeitig als gelesen und erledigt. Möchte man nicht alle Aktionen ausgeführt wissen, muss das Häkchen entfernt werden. Weitere Konfigurationsmöglichkeiten stehen unter Optionen zur Verfügung.

QuickStep: Antworten und löschen

Mit Antworten und löschen wird eine Antwort an den Absender geöffnet und die ursprüngliche E-Mail gelöscht.

QuickStep: Neu erstellen

QuickStep Neu erstellen
Wer einen eigenen QuickStep einrichten möchte kann einfach auf „Neu erstellen“ gehen. Dort stehen alle Aktionen zur Auswahl und können auch kombiniert werden. Wer z.B. eine Nachricht kategorisieren und verschieben möchte, kann den QuickStep hier entsprechend konfigurieren.

Quelle: Berlin.de / dpa

| Aktualisierung: Mittwoch, 13. Dezember 2017 15:50 Uhr

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