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Sorgfaltspflichten in Bezug auf Kunden – Welche sind dies?

Geldscheine in Waschmaschine mit Dialograhmen Sorgfaltspflichten

Es ist die zentrale Verpflichtung nach dem GwG, dass Sie wissen, mit wem Sie Geschäfte machen. Hierfür müssen Sie Ihre Kunden nicht nur identifizieren, sondern auch prüfen, ob die von diesen gemachten Angaben stimmen.

„Know your customer“ – Stellen Sie sicher, dass Sie Ihren Kunden kennen!

Im Wesentlichen sind folgende allgemeine Sorgfaltspflichten zu beachten:

  1. die Identifizierung des Vertragspartners bzw. ggf. der für diesen auftretenden Person einschließlich der Prüfung, ob diese Person dazu berechtigt ist,
  2. die Abklärung, ob der Vertragspartner für einen wirtschaftlich Berechtigten handelt und ggf. die Ermittlung und Identifizierung des wirtschaftlich Berechtigten,
  3. grundsätzlich die Einholung und Bewertung von Informationen über Zweck und angestrebte Art der Geschäftsbeziehung,
  4. die Feststellung, ob es sich bei dem Vertragspartner oder dem wirtschaftlich Berechtigten um eine politisch exponierte Person handelt und
  5. die kontinuierliche Überwachung der Geschäftsbeziehung.

Der konkrete Umfang dieser Kundensorgfaltspflichten muss dem jeweiligen Geldwäscherisiko in Bezug auf den Vertragspartner, die Geschäftsbeziehung oder die Transaktion entsprechen. So können sich Abweichungen von den allgemeinen Sorgfaltspflichten ergeben, wenn in einem Bereich ein eher geringes bzw. ein eher höheres Geldwäscherisiko zu erwarten ist. Entsprechend können aufgrund des risikobasierten Ansatzes des neuen GwG unter bestimmten Voraussetzungen vereinfachte bzw. verstärkte Sorgfaltspflichten bestehen. Dies kann von der Aufsichtsbehörde geprüft werden.

Sind Sie nicht in der Lage, die oben genannten Sorgfaltspflichten (§ 10 Absatz 1 Nummer 1 bis 4 GwG) zu erfüllen, dürfen Sie die Geschäftsbeziehung nicht begründen oder fortsetzen bzw. die Transaktion nicht durchführen und bestehende Geschäftsbeziehungen müssen dann beendet werden. Ein Verstoß hiergegen kann mit einer Geldbuße geahndet werden.

Anlass für die Erfüllung von Sorgfaltspflichten können je nach Unternehmen und Verpflichtetengruppe unterschiedliche Geschäftsvorfälle bieten z.B.

  • Die Begründung einer Geschäftsbeziehung,
  • Transaktionen über Güter (außer Edelmetalle), bei welchen Barzahlungen über mindestens 10.000 € selbst oder über Dritte getätigt oder entgegengenommen werden
  • Transaktionen über Edelmetalle, bei welchen Barzahlungen über mindestens 2.000 € selbst oder über Dritte getätigt oder entgegengenommen werden.
  • Transaktionen im Wert von mindestens 10 000 Euro über Kunstgegenstände, unabhängig davon ob bar oder unbar, geltend sowohl für Güterhändler, als auch für Kunstvermittler und Kunstlagerhalter.
  • Ernsthaftes Interesse einer Vertragspartei bei der Vermittlung von Immobilienkaufverträgen unabhängig von der Zahlungsart.
  • Ein Einsatz oder Gewinn von 2.000 € bei der Veranstaltung und Vermittlung von Wetten unabhängig von der Zahlungsart.
  • Regelmäßig zur Überwachung einer laufenden Geschäftsbeziehung oder bei wesentlichen Änderungen der Daten des Geschäftspartners.
  • Weitere Gründe (Dies ist keine abschließende Aufzählung).

Identifizierung

Eine ordnungsgemäße Identifizierung im Sinne des Gesetzes besteht aus der Feststellung der Identität durch das Erheben von Angaben und der Überprüfung der Identität und der gemachten Angaben anhand von geeigneten, vertrauenswürdigen Dokumenten.

Die von Ihnen erhobenen Angaben und eingeholten Informationen zur Erfüllung Ihrer Sorgfaltspflichten müssen dann aufgezeichnet und aufbewahrt werden. Ein Beispiel:

Sie erheben die erforderlichen Daten einer natürlichen Person mittels eines Dokumentationsbogens und überprüfen die Angaben durch Vorlage des originalen (keine Kopie!) Personalausweises. Anschließend dokumentieren Sie die Prüfung, indem Sie beide Seiten des Personalausweises kopieren und zu Ihren Unterlagen nehmen.

Abklärung des wirtschaftlich Berechtigten

§ 3 Absatz 1 GwG definiert, dass wirtschaftlich Berechtigter diejenige natürliche Person ist, in deren Eigentum oder unter deren Kontrolle der Vertragspartner letztlich steht, oder auf deren Veranlassung eine Transaktion letztlich durchgeführt oder eine Geschäftsbeziehung begründet wird. Der wirtschaftlich Berechtigte ist also die natürliche Person im Hintergrund. Es kann sich auch um mehrere natürliche Personen, die Kontrolle oder Einfluss über den Vertragspartner haben, handeln. Dies bedeutet, dass bei einer juristischen Person oder bei einer Personengesellschaft diese Person, also der wirtschaftlich Berechtigte, festgestellt werden muss. Um einen wirtschaftlich Berechtigten zu ermitteln, ist oft ein Blick ins Handelsregister bzw. dessen Anlagen nicht ausreichend. Gerade bei verschachtelten Beteiligungen ist oft eine mehrstufige Abklärung notwendig.

Aus diesem Grund wurde das Transparenzregister eingeführt, welches den wirtschaftlich Berechtigten schneller und einfacher ermittelbar machen soll.

Dies regelt § 3 Absatz 2 GwG für juristische Personen und Personengesellschaften sehr ausführlich:
Bei juristischen Personen außer rechtsfähigen Stiftungen und bei sonstigen Gesellschaften, die nicht an einem organisierten Markt nach § 2 Absatz 11 des Wertpapierhandelsgesetzes notiert sind und keinen dem Gemeinschaftsrecht entsprechenden Transparenzanforderungen im Hinblick auf Stimmrechtsanteile oder gleichwertigen internationalen Standards unterliegen (gemeint sind vor allem Aktiengesellschaften, die an einer innergemeinschaftlichen Börse oder an einer Börse mit vergleichbaren Standards gehandelt werden), zählt zu den wirtschaftlich Berechtigten jede natürliche Person, die unmittelbar oder mittelbar 1. mehr als 25 Prozent der Kapitalanteile hält, 2. mehr als 25 Prozent der Stimmrechte kontrolliert oder 3. auf vergleichbare Weise Kontrolle ausübt.

Hieraus folgt, dass als wirtschaftlich Berechtigter einer juristischen Person oder Personengesellschaft derjenige Gesellschafterin Frage kommt, welcher mehr als 25 % der Kapitalanteile oder Stimmrechte besitzt oder auf vergleichbare Art die Kontrolle ausübt. Damit ist nicht der gesetzliche Vertreter gemeint. Oft wird die Figur des wirtschaftlich Berechtigten mit der Figur des gesetzlichen Vertreters verwechselt.

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rechtsfähige Stiftungen und Rechtsgestaltungen, mit denen treuhänderisch Vermögen verwaltet oder verteilt oder die Verwaltung durch Dritte beauftragt wird
Bei rechtsfähigen Stiftungen und Rechtsgestaltungen, mit denen treuhänderisch Vermögen verwaltet oder verteilt oder die Verwaltung oder Verteilung durch Dritte beauftragt wird, oder bei diesen vergleichbaren Rechtsformen zählt nach § 3 Absatz 3 GwG zu den wirtschaftlich Berechtigten:

  1. jede natürliche Person, die als Treugeber (Settlor), Verwalter von Trusts (Trustee) oder Protektor, sofern vorhanden, handelt,
  2. jede natürliche Person, die Mitglied des Vorstands der Stiftung ist,
  3. jede natürliche Person, die als Begünstigte bestimmt worden ist,
  4. die Gruppe von natürlichen Personen, zu deren Gunsten das Vermögen verwaltet oder verteilt werden soll, sofern die natürliche Person, die Begünstigte des verwalteten Vermögens werden soll, noch nicht bestimmt ist,
  5. jede natürliche Person, die auf sonstige Weise unmittelbar oder mittelbar beherrschenden Einfluss auf die Vermögensverwaltung oder Ertragsverteilung ausübt, und
  6. jede natürliche Person, die unmittelbar oder mittelbar beherrschenden Einfluss auf eine Vereinigung ausüben kann, die Mitglied des Vorstands der Stiftung ist oder die als Begünstigte der Stiftung bestimmt worden ist.
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Sollte man den wirtschaftlich Berechtigten nicht nach § 3 Absatz 1 oder Absatz 2 Sätze 1 bis 4 GwG nicht selbst ermitteln können (etwa weil keine natürliche Person mehr als 25% Stimmanteile hält oder die fragliche juristische Person ihren Sitz in einem Staat oder einer Jurisdiktion hat, die über wirtschaftlich Berechtigte keine Auskunft geben), so gilt als wirtschaftlich Berechtigter der gesetzliche Vertreter, der geschäftsführende Gesellschafter oder der Partner des Vertragspartners (§ 3 Absatz 2 Satz 5 GwG). Jedoch hat der Vertragspartner generell eine Mitwirkungspflicht bei der Ermittlung. Sollte dieser sich weigern, so ist dies bereits ein Verdachtsmoment, welcher die Abgabe einer Verdachtsmeldung rechtfertigt.

Muss der gesetzliche Vertreter als fiktiver wirtschaftlich Berechtigter eingesetzt werden, so ist die Abklärung umfassend zu dokumentieren. Aus der Dokumentation muss deutlich werden, bei welcher juristischen Person eine Abklärung nicht mehr möglich gewesen ist.

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Weitergehende Informationen zu den Sorgfaltspflichten sowie weiteren Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten finden Sie in unserem Downloadbereich.